ÉTUDE DE CAS
Communication d'informations sur les déplacements, avec les parties prenantes de JTI
Chiffres Clés
Communiquer sur les déplacements
JTI a traversé quelques années de transformation dans le domaine des déplacements, consolidant plusieurs agences pour n'en garder qu'une, FCM, en tant qu'agence principale dans 73 de leurs 79 pays.
L'équipe a collaboré avec FCM Consulting pour élaborer une méthode de communication qui leur permettrait de partager des informations et des mises à jour, mettant en lumière l'aspect stratégique de la gestion des voyages. Au début du processus, FCM Consulting a découvert que, après une telle vague de changements, JTI cherchait à transmettre des informations clés sur les déplacements aux parties prenantes et aux voyageurs de manière simple.
“Nous voulons que notre personnel comprenne comment les changements dans l'industrie du voyage ont une incidence sur le programme de déplacements, pourquoi nous leur demandons de faire certaines choses et pourquoi les voyages vont au-delà de la simple réservation d'un vol. C'est plus que simplement une personne qui veut aller d'un point A à B” a expliqué Nichola Rimmer, Global Category Manager Travel & Events at JTI.
Nichola a ajouté : "Nous voulions que nos collaborateurs comprennent que ces changements ne sont pas là pour les embêter, mais pour assurer leur sécurité ou en raison des conditions du marché. Nos collaborateurs doivent être plus conscients qu'il existe une série de facteurs qui pourraient affecter leur voyage, mais qui ne sont pas sous notre contrôle ni sous celui de FCM".
Une approche collaborative
Après avoir effectué une analyse de la situation pour évaluer ce qui était possible et identifier les lacunes, Juan Antonio Iglesias, responsable de FCM Consulting EMEA, s'est attelé à créer une stratégie pour naviguer dans ce changement et atteindre les objectifs de JTI.
Il a recommandé une newsletter trimestrielle regorgeant d'informations pertinentes provenant de diverses régions et départements au sein de FCM et de JTI. Ayant exploré d'autres formats, Juan était confiant dans l'outil et les avantages qu'il pourrait apporter à ce projet.
Le timing est essentiel
Bien que le plan initial prévoyait la publication d'une newsletter trimestrielle, l'équipe s'est adaptée pour s'aligner sur les initiatives plus vastes de l'entreprise et éviter de submerger les employés. En 2023, il y aura deux newsletter sur les voyages, alignées sur les cycles budgétaires.
En plus d'être envoyée directement aux parties prenantes et aux directeurs par e-mail, la newsletter est publiée par le réseau Global Indirect Procurement (GIP) sur les groupes de travail de JTI, ce qui la rend facilement accessible à tous.
Les résultats?
- Les parties prenantes sont mieux informées que jamais. Les voyageurs comprennent mieux ce qu'est une TMC et leur processus. "C'est intéressant de rassembler ces informations pour expliquer aux voyageurs que c'est la réalité et pourquoi les voyages se déroulent ainsi", a déclaré Nichola.
- Un changement de mentalité parmi les voyageurs de JTI. "Lorsqu'ils s'apprêtent à réserver un voyage, nos voyageurs se souviennent des informations lues dans la newsletter et réfléchissent davantage à leurs décisions et actions", a ajouté Nichola.
- Bien que la production du contenu prenne du temps, en général, cela réduit le 'bruit' venant des voyageurs. "Nous n'avons pas à expliquer tout à chaque fois", a souligné Nichola.
- A rehaussé le profil de l'équipe Global Indirect Procurement T&E et les a éloignés du mode opérationnel pour adopter une approche plus stratégique.
Lire l'histoire complète
En ce qui concerne la mise en œuvre de la newsletter et le choix du contenu, Nichola décrit la sélection et la diffusion comme étant "massivement collaboratives". Découvrez davantage de détails sur ce que cela impliquait et le type de contenu créé.