Fallstudie

Zambreros reCONNECT konferens

Översikt

Zambrero är en av FCM Meetings & Events kunder med ett starkt syfte – precis som deras slogan säger: Feel Good Mex! Som en restaurangkedja erbjuder Zambrero fräsch, mexikanskinspirerad mat och har en humanitär verksamhet i sitt hjärta. Företaget grundades 2005 i Canberra, Australien, av Dr. Sam Prince, som då var medicinstudent. Under hans ledning har Zambrero blivit Australiens största mexikanska kedja, med över 245 restauranger i alla delstater. På senare tid har de också expanderat till Nya Zeeland, Irland, Storbritannien och USA. Genom sitt initiativ Plate 4 Plate har Zambrero donerat över 66 miljoner måltider, vilket är en av förklaringarna till varför de kallar sig “Feel Good Mex”.

Målet

Efter att inte ha kunnat samlas sedan 2019 var Zambreros reCONNECT-konferens 2022 en fantastisk chans för denna människofokuserade kund att samla sina franchisepartners, restaurangchefer, leverantörer och teamet på huvudkontoret. Målet var att ge alla en uppdatering kring varumärkets framtidsplaner och att se till att franchisepartners kände samhörighet till Zambrero och varandra. Dessutom ville man uppmärksammade restaurangcheferna och att de skulle få sina röster hörda.

Kunden hade också en önskan om att engagera leverantörerna och få dem entusiastiska över den ljusa framtid som väntade, samtidigt som man ville ge dem möjligheten att träffa franchisetagarna och restaurangcheferna i en avslappnad atmosfär. Personalen från Zamberos huvudkontor var där för att bygga relationer med deltagarna och främja en samarbetsvillig och positiv kultur inom hela Zambrero-nätverket.

Utmaningen

För att hitta en rolig, engagerande och centralt belägen plats för deltagare som reser från hela Australien, Storbritannien, Irland och USA krävdes det att FCM Meetings & Events koordinerade researrangemangen från huvudkontoret, med ankomster och transfer till konferensen kopplade till flera inrikes- och internationella flygscheman. Slutligen valdes QT Gold Coast på grund av närhet till två stora flygplatser – Coolangatta på Gold Coast och Brisbane, som ligger bara en timme bort.

Med ett stort antal inbjudna deltagare varierade antalet deltagare under registreringsprocessen beroende på individuella reseförhållanden. Vid ett tillfälle nådde det potentiella antalet deltagare över det antal rum som ursprungligen kontrakterats på QT Gold Coast. Detta innebar en balansakt för FCM Meetings & Events, då antalet deltagare nådde så högt som 400, innan de bekräftade siffrorna slutligen stabiliserades på 320 personer. Medan de flesta deltagare bodde på QT, fick ytterligare boende arrangeras för att möta de slutliga siffrorna.

Resultatet

För att komplettera den livliga, fräscha och unga energin hos Zambrero-varumärket skapade FCM Meetings & Events ett evenemang som var roligt, unikt och engagerande. Den spännande och ikoniska strandlokalen blev den perfekta bakgrunden för utbyte av idéer, samarbete och framtidsplanering.

Under tre dagar hölls konferenssessioner och en leverantörsexpo, där evenemanget inleddes med klassiska aktiviteter från Gold Coast, som stand up paddle boarding, yoga och en margarita-makarklass. Det följdes av ett välkomstevenemang på QT Hotel med en av Zambreros egna franchisetagare/DJ. På kvällarna förvandlades QT Hotel med en "Glow Up" inför galamiddagen, där underhållningen bestod av dansare, flash mob-servitörer och en 360-fotobås, följt av en efterfest på Stingray Bar i QT. På andra natten hölls en "Retro Beach Bash" på det närliggande Cali Beach Club, där underhållningen inkluderade elkonstnärer, skräddarsydda uppblåsbara föremål, videoskärmar och en 360-fotobås, innan det blev efterfest på Dukes Parlour.

Den enkla men effektiva scenlösningen för konferensen och expo-planen uppmuntrade till interaktion och gjorde det möjligt att snabbt omvandla QTs balsal för galamiddagen. Förändringen gav en ny känsla och atmosfär för kvällsevenemanget, där belysning och rekvisita användes för att spegla det festliga "Glow Up"-temat.

Höjdpunkter

Feedbacken som samlades in av FCM Meetings & Events efter konferensen visade tydligt att möjligheten att återknyta kontakten med andra franchisetagare, butikschefer, leverantörer och personal från huvudkontoret var konferensens stora höjdpunkt. En deltagare uttryckte det så här: "Det var fantastiskt att träffa människor från olika regioner och faktiskt diskutera utmaningar med dem jag har mejlat eller ringt under en lång tid."

Gästtalare träffade verkligen rätt hos publiken, särskilt Mark Mathews med sin presentation "The Next Wave". En deltagare kommenterade: "Överlag var det en fantastisk konferens, mycket informativ. Jag gillade verkligen Mark Mathews tal – det var både engagerande och ögonöppnande." Chelsea Pottingers föreläsning "Mindset Reset" var också en succé: "Med de utmanande år vi har haft, var det verkligen uppskattat att få höra någon som Chelsea som huvudtalare."

Vår strategi

FCM Meetings & Events-teamet bestod av personer från live-evenemang och gruppresor som ansvarade för evenemanget och reserelaterade tjänster. En enkel scendesign med Zambreros gröna branding bidrog till en energisk atmosfär och genomsyrade även ljuskällor, namnskyltar och badge-halsband.

En specialanpassad webbplats utvecklades för registreringen, vilket gav Zambreros personal tillgång till rapporter om anmälningar, flyg, boende och särskilda krav.

FCM Meetings & Events skapade också en mobilapp för deltagarna som innehöll förhandsinformation, insikter om destinationen, påminnelser om agendan, resebokningar, talarbios, en social vägg, en länk till frågestunden och en enkät efter evenemanget.

Dessutom fanns teamet på plats för att hjälpa till med incheckning, samordna med deltagare och Zambreros personal, samt hantera sista minuten-förändringar och leverantörer.

4o mini

Resultatet

Cirka 90 % av deltagarna gav evenemanget betyget 8 till 10 på en skala från 1 till 10, medan 95 % bedömde lokalen och boendet med samma betyg.

Feedbacken var mycket positiv:

”Tanken och engagemanget bakom varje evenemang, talare och panel var fantastiska. Var och en var extremt värdefull och minnesvärd.”

För FCM Meetings & Events var den framgångsrika konferensen ett tecken på att de hade gjort ett bra jobb. De ser nu fram emot Zambrero-konferensen 2023 och planerar att använda feedbacken från 2022 för att skapa nästa stora evenemang!

Citat:

Å Zam Fams vägnar vill jag bara säga ett stort TACK för allt ert stöd, engagemang och hårda arbete med vår Reconnect Conference. Feedbacken har varit fantastisk, och vi hade inte klarat det utan er (flera har till och med sagt att det var den bästa Zambrero-konferensen någonsin!). Det här är verkligen en fantastisk prestation.

S Bergman, Business Support Manager