FALLSTUDIE

Kraften i äkta och meningsfulla möten

Översikt

WorkPac, Australiens största privatägda bemanningsföretag, ville hålla sin årliga ledarskapskonferens 2022 efter ett tre års långt uppehåll på grund av pandemin. Evenemanget är en viktig del av WorkPacs kalender, där de firar och belönar sina rekryteringsledare och duktiga medarbetare..

Plats: Crystalbrook Byron Bay under 2,5 dagar

Deltagare: WorkPac-medarbetare och partners från Queensland, New South Wales, South Australia och West Australia.

Agenda: Styrelsemöte och middag, välkomstmottagning, konferens, galamiddag och frukost

Datum: 28–30 oktober 2022

Målet

Att genomföra det årliga WorkPac-styrelsemötet på en plats fri från vardagens distraktioner, där fokus helt och hållet kunde ligga på företaget och dess strategiska mål framåt. Genom att samla styrelsemedlemmar och viktiga intressenter före huvudkonferensen kunde ledningen sätta tonen för evenemanget och dela med sig av sina insikter.

Det övergripande målet med ledarskapskonferensen var att uppmärksamma de högpresterandes engagemang i en unik miljö med en exklusiv känsla. För att uppmuntra till kontakt och hålla engagemanget uppe utformades agendan med ett minimum av traditionella, enkelriktade presentationer. I stället öppnade ett mer informellt format upp för olika typer av interaktioner, idéutbyten och praktiska aktiviteter.

group of people sitting around table answering questions

Utmaningar

Eftersom konferensen sköts upp på grund av pandemin var utmaningen att hitta en ny, passande och unik lokal med ett förstklassigt erbjudande på den just då rätt pressade marknaden. FCM Meetings & Events-teamet arbetade med att möta kundens förväntningar, samtidigt som de var tvungna att navigera den begränsade tillgängligheten under högsäsong för både lokaler och leverantörer.

Även om Crystalbrook hade säkrats som den perfekta platsen, medförde det också logistiska utmaningar.

Den närmaste flygplatsen i Coolangatta låg en timmes bilresa bort.
Deltagare som kom från södra och västra Australien hade bara möjlighet att flyga till Brisbane, som låg två timmar bort, vilket krävde privata dörr-till-dörr-transfer med buss..
Deltagarna kom från fyra olika tidszoner med olika sommartider, men de behövde ändå anlända vid ungefär samma tid för att samordna busstransporten..
Allt detta vid en tidpunkt när inrikesflygen fortfarande var relativt dyra och flygscheman var begränsade.

Så här gjorde vi

FCM Meetings & Events lade in ett heldags styrelsemöte i schemat innan konferensen startade. På så sätt fick styrelsemedlemmarna tid att fokusera på verksamheten, strategier och mål innan de övriga deltagarna anlände..

För att effektivisera hanteringen kring evenemanget skapades en särskild registreringssida online. Här kunde deltagarna själva registrera sig och sina partners samt lämna in nödvändig information.

Tack vare sin expertis, kunskap och sina kontakter lyckades FCM Meetings & Events-teamet övervinna de logistiska utmaningarna. En app introducerades sex veckor innan konferensen för att samordna all reselogistik, hantera förändringar, ge deltagarna information om agendan och möjliggöra snabb kommunikation med dem. 87 % av deltagarna laddade ner appen och tyckte att den var en viktig och användbar informationskälla som gav påminnelser under hela evenemanget.

Resultatet

Evenemanget blev ett utmärkt tillfälle för deltagarna att känna sig uppskattade för sina bidrag till WorkPacs kultur och framgång. FCM Meetings & Events-teamet använde den ikoniska platsen i Byron Bay för att skapa en engagerande och interaktiv agenda i en miljö som uppmuntrade samarbete..

Genom ett mer avslappnat evenemang kunde fokus ligga på att ge deltagarna en plattform för att mötas och knyta kontakter på ett genuint och meningsfullt sätt. Det skräddarsydda programmet kombinerade personlig fritid med organiserade aktiviteter utanför Crystalbrook, där lokala och välkända producenter och restauranger, inklusive Three Blue Ducks, lyftes fram..

Höjdpunkter

För att komplettera temat om personlig prestation bjöds John Maclean in som gästtalare – en rullstolsbunden extremsportutövare, mentor och olympisk medaljör. Johns inspirerande berättelse om att övervinna fysiska och mentala hinder för att nå sina mål och bemästra motgångar blev en av konferensens mest minnesvärda höjdpunkter för alla deltagare. FCM Meetings & Events såg även till att alla deltagare fick med sig ett exemplar av hans nya bok hem. Kommentarer från deltagarna:

"John var lätt den bästa talaren som vi någonsin haft på en konferens!"

"Mycket inspirerande – uppskattade också att få boken så att jag kan ta del av hans historia igen i min egen takt.”

En annan höjdpunkt var teambuildingaktiviteten "Big Picture," som bidrog till både glädje och kreativitet, samtidigt som den betonade viktenav planering, kommunikation och tidshantering. I små grupper fick varje team ansvaret för att måla flera tavlor som tillsammans skulle skapa ett större konstverk. För att projektet skulle lyckas behövde teamen dela en gemensam vision av "Big Picture" för att säkerställa att deras målningar passade ihop Belöningen och höjdpunkten var att se alla målningar sättas ihop så att man kunde se det slutliga gemensamma konstverket.

Resultatet

Den omfattande feedbacken efter eventet visade att alla tyckte om programmet och uppdelningen av konferensen i två sessioner. Från deltagarna kom kommentarer som "det var verkligen kul, en bra blandning av planerade aktiviteter och fritid" och "bra innehåll, fantastisk plats och bra tidsschema.."

WorkPacs eventpersonal uppskattade effektiviteten och kontinuiteten i att ha tillgång till samma lokal under hela eventet vilket gjorde det enkelt att fräscha upp och anpassa lokalen inför varje session.

Genom att ha de flesta aktiviteterna på Crystalbrook fick deltagarna möjlighet att koppla av och ladda om under pauser i programmet, vid lunch och mellan konferensens slut och galamiddagen. Det sammanhållna eventet stämde perfekt överens med WorkPacs mål att värdera, stödja och inspirera sina medarbetare – deras största tillgång.

Det här var den bästa konferens jag har deltagit på. Tempot på evenemanget var bra; det var varken för intensivt eller stressigt, och det fanns gott om pauser för att slappna av. -WorkPac-deltagare