FALLSTUDIE
FCM Meetings & Events hanterar komplexa flygresor inför event
I maj 2023 genomförde FCM Meetings & Events (M&E) ett framgångsrikt och prestigefyllt fysiskt evenemang för medarbetarna hos en stor australiensisk företagskund. Målet? Företaget ville både engagera och inspirera sina medarbetare i samband med lanseringen av sin nya marknadsföringsstrategi.
Bakgrund
Efter flera år av virtuella event var det viktigt för kunden att anordna ett dynamiskt live-event för att samla sina medarbetare från hela landet på ett och samma ställe. Planeringen för detta stora endagsevent i Sydney involverade specialistteam från FCM Meetings & Events, däribland registreringsteam, logistikteam, kreativt team, produktionsteam och, viktigast av allt, ett personligt gruppreseteam.
Utmaningar
Även om den ursprungliga förfrågan gällde ett event för 3 000 deltagare, ökade omfattningen markant och slutade med att över 4 300 medarbetare deltog. När antalet deltagare plötsligt sköt i höjden, gjorde FCM M&E gruppreseteam allt de kunde för att ordna logistiken för alla, inklusive flygresor, transfer och boende, samtidigt som de höll sig inom budgeten.
Bland deltagarna fanns anställda från alla delar av företaget, från högre chefer till medarbetare vid frontlinjen. Detta krävde noggrann koordination av olika flygbokningar från flera olika platser, för att få alla deltagare till Sydney för endagseventet.
Så gjorde vi
Ett dedikerat gruppreseteam från FCM M&E började planera researrangemangen redan i oktober 2022, hela sex månader i förväg. Med tanke på det stora antalet medarbetare som skulle delta behövdes de mest effektiva flygarrangemangen för att minimera frånvarotiden från deras arbetsplatser.
- Med tanke på det stora antalet avreseorter använde FCM M&E tre inhemska flygbolag och flera regionala flygbolag för att smidigt transportera deltagarna till Sydney..
- Medarbetare från större städer bokades in för att anlända på morgonen samma dag som eventet ägde rum, medan medarbetare från mindre orter anlände en dag tidigare på grund av det begränsade antalet flygförbindelser.
- De tusentals flygbokningarna och resplanerna hanterades via FCM M&E: s reseplattform.
- En skräddarsydd FCM M&E-app används från början till slut för att uppdatera enskilda resenärer om flyginformation och ändringar.
Med stöd av den speciella jourtjänsten stod reseteamet från FCM M&E i ständig beredskap under hela eventet för att hålla koll på flygtrafiken och hantera bokningsändringar vid behov.
Resultatet
Med så många viktiga moment att hantera på en och samma dag såg reseteamet från FCM M&E till att säkerställa resebokningarna för deltagare som kom från andra delstater..
Med hjälp av den specialiserade kunskapen och kapaciteten hos reselogistikteamet kunde FCM M&E smidigt navigera de komplexa rese- och schemaläggningsarrangemangen.
Totalt bokade de interna reseexperterna 1 402 flyg, ordnade 112 marktransporter och förhandlade samt bokade hotellvistelser för 1 632 personer. Detta inkluderade också att ordna researrangemang för medarbetare från flera affärsenheter som stannade kvar i Sydney en extra dag för att delta i ytterligare planeringsmöten..
Du kanske också gillar ...
