FALLSTUDIE
Bupa inledde 2024 med ytterligare ett exceptionellt event
Översikt
BUPA Dental Care inledde 2024 med sin årliga tradition: att hålla en konferens för klinikchefer. Med omkring 200 mottagningar och en gemenskap av över 800 tandläkare samt 2 500 klinikmedarbetare är Bupa Dental Care det största tandvårdsnätverket i Australien, som ger patientfokuserad vård till nästan en halv miljon patienter årligen.
Den återkommande BUPA Dental Care-konferensen visar uppskattning för klinikchefer genom att bjuda dem på sociala och rekreativa aktiviteter. Under 2023 lades affärsstrategi till i programmet, och även driftchefer bjöds in till konferensen. Det ökade fokuset på affärsinnehåll behövdes inför 2024 års event.
Målet
Efter framgången med förra årets event, som genomfördes i samarbete med FCM Meetings & Events (M&E), ville BUPA Dental Care-teamet inte bara återskapa evenemanget, utan även ta det till nästa nivå. De vände sig åter till FCM M&E igen och målen för 2024 års event var kristallklara:
- Uppmärksamma och fira Bupa Dental Cares medarbetares insatser och prestationer.
- Se tillbaka på 2023 och sätta prioriteringar inför det kommande året.
- Skapa möjligheter att lära av varandra och av branschexperter.
- Ge klinikerna tillfälle att nätverka och bygga sina egna nätverk.
- Ha kul!
Såhär gjorde vi
Med cirka 300 gäster, däribland sponsorer och klinikmedarbetare från BUPA bekräftade, började FCM Meetings & Events-teamet i samarbete med teamet från Bupa Dental Care att leta efter den perfekta platsen – valet föll på RACV Royal Pines Resort Gold Coast.
"Platsen passade perfekt för antalet gäster. Konferensen hölls på samma våningsplan, och galamiddagen erbjöd ett spännande alternativ,", berättar FCM Meetings & Events-producenten Kara Johnson. " Vår kund hade tidigare använt lokalen, vilket gjorde att de kände sig trygga med valet av plats.
Platsen gav också gästerna både tid och utrymme att verkligen engagera sig i eventet och innehållet.
Underhållningen på eventet innehöll en australiensk välkomstceremoni, huvudtalare, flera olika framträdanden samt ett liveband som spelade på efterfesten.
"Vid slutet av huvudrätten hade vi ett planerat cirkusnummer som verkligen fångade gästernas uppmärksamhet och drog dem tillbaka till salen", sa Kara. "I linje med temat 'diner en blanc' fick gästerna vifta med sina servetter för att markera starten på galamiddagen, och i slutet fick alla ett tomtebloss.
En särskild plats avsattes för leverantörer och partners, med en sponsrad scen i expoområdet där gästerna kunde ta del av korta presentationer från leverantörerna..
Utmaningar
Kara påpekade att det fanns vissa utmaningar under eventet, och att teamet snabbt kunde lösa dem med flexibla lösningar..
"Att arrangera galamiddagen utomhus på en täckt tennisbana var en spännande utmaning, eftersom vi var tvungna att skapa en utomhusmiljö där det egentligen inte fanns något.’’ För att hålla gästerna svala delade vi ut solfjädrar, och vi valde att flytta efterfesten inomhus
''Allt flöt på smidigt för vår kund, tack vare det nära samarbetet mellan våra team, vilket möjliggjorde en öppen och tydlig kommunikation från början."
Resultatet
"Kunden var överlycklig efter eventet och det var även högsta ledningen", berättade Kara.
Avslöjandet av temat 'diner en blanc' för galamiddagen var en av de mest minnesvärda höjdpunkterna under eventet..
”Alla gäster blev imponerade av rumsarrangemanget. När gästerna gick in till middagen via rampen stannade många för att fånga den fantastiska utsikten över galamiddagen, som de kunde se från några meters höjd ovanför rummet. Vi samlade i stort sett alla i utställningsområdet och visade dem sedan vägen till den täckta tennisbanan. Ingen av dem hade sett den tidigare, så det blev en överraskning för dem alla."
Hon tillade: "Sammanfattningsvis var det ett utmärkt samarbete med kunden, allt flöt på smidigt på plats, och delegationen var fantastisk." Det var fint att se eventet gå av stapeln efter att ha arbetat med det i månader. Det kändes verkligen givande."