Caso de estudio

Conferencia reCONNECT de Zambrero

Descripción general

Zambrero es como dicen: Feel Good Mex! Zambrero, una franquicia de restaurantes que sirve comida fresca de inspiración mexicana, es una empresa verdaderamente humanitaria.

Fue fundado en Canberra (Australia) en 2005 por el Dr. Sam Prince, estudiante de medicina en aquel momento. Ha hecho crecer la marca hasta convertirla en el grupo de comida mexicana más grande de Australia, con más de 245 restaurantes en todos los estados y, en los últimos años, expandiéndose a Nueva Zelanda, Irlanda, Reino Unido y Estados Unidos de América. La marca ha donado más de 66 millones de comidas a través de su iniciativa Plate 4 Plate.

Objetivos

Tras no poder reunirse desde el 2019, había llegado el momento de retomar la Conferencia reCONNECT de Zambrero en 2022. El evento fue una oportunidad crucial para que este cliente centrado en las personas reuniera a sus socios de franquicias, gerentes de restaurantes, proveedores y equipo de su oficina central para ponerlos al día sobre el futuro de la marca. Los objetivos incluían:

Que los socios de la franquicia crearan lazos con la marca y entre sí

Celebrar a los gerentes de tienda y asegurarse de que se sintieran escuchados

Involucrar a los proveedores y hacer que se entusiasmen con el brillante futuro de la marca

Fomentar las conexiones proveedor-franquicia y gerente de restaurante

Que el personal del corporativo pudiera establecer relaciones con los asistentes para promover una cultura alineada y sinérgica en toda la red.

Desafíos

Encontrar un lugar divertido, atractivo y céntrico para los asistentes procedentes de Australia, Reino Unido, Irlanda y Estados Unidos. La planeación requirió que FCM Meetings & Events coordinara los viajes del equipo corporativo, con las llegadas de los asistentes y los traslados a la conferencia a través de múltiples horarios de vuelos nacionales e internacionales.

Finalmente, se eligió el hotel QT Gold Coast como sede por su proximidad a dos aeropuertos importantes: Coolangatta, en la Costa Dorada, y Brisbane, a sólo una hora de distancia.

Con un gran número de invitados, la cantidad de asistentes fluctuó a lo largo del proceso de registro en función de sus circunstancias personales. En un momento dado, el número de asistentes potenciales superó el número de habitaciones contratadas originalmente en el QT Gold Coast. Esto supuso un acto de malabarismo para FCM Meetings & Events, ya que el número de asistentes llegó a alcanzar los 400, antes de que las cifras confirmadas se establecieran finalmente en 320 personas. Aunque la mayoría de los asistentes se alojaron en el QT, se buscó alojamiento en otras propiedades para poder dar servicio a las cifras finales.

Resultado

Para complementar la energía vibrante, fresca y joven de la marca Zambrero, FCM Meetings & Events creó un evento divertido, diferente y atractivo. La emocionante e icónica sede junto a la playa proporcionó un fondo perfecto para el intercambio de ideas, la colaboración y planeación para el futuro.

Durante tres días se celebraron sesiones de conferencias y una expo de proveedores. El evento comenzó con algunas actividades típicas de la Costa Dorada, como stand up paddle boarding, yoga y una masterclass de preparación de margaritas, seguidas de un acto de bienvenida en el hotel QT en el que actuó un DJ, uno de los socios franquiciados de Zambrero.

Los eventos nocturnos transformaron al Hotel QT y le dieron un "Glow Up" para la cena de gala, con entretenimiento de bailarines, camareros flash mob y un booth para fotos de 360°, seguido de una afterparty en el Stingray Bar del Hotel QT. La segunda noche se celebró un "Retro Beach Bash" en el cercano Cali Beach Club, con espectáculos que incluyeron un artista de fuego, inflables personalizados, pantallas de video y un booth para fotos de 360°, seguido de una afterparty en Dukes Parlour.

Un escenario para la conferencia y una agenda sencillos pero muy impactantes fomentaron la interacción y permitieron que el salón principal del Hotel QT se transformara rápidamente para la cena de gala. El cambio creó una sensación y un ambiente diferentes para la velada, utilizando una iluminación especial para reflejar el tema festivo "Glow Up".

Aspectos Destacados

El feedback confirmó que la oportunidad de volver a conectar con otros franquiciados, directores de tienda, proveedores y personal de la sede central fue lo más destacado. Uno de los asistentes describió su punto culminante como "conocer a gente de distintas regiones y realmente juntarnos para discutir los retos con la gente con la que he estado intercambiando correos electrónicos o llamadas telefónicas durante mucho tiempo".

"En general, fue una gran conferencia, muy informativa. Disfruté mucho del discurso de Mark Mathew, ya que fue muy atractivo y revelador". - Asistente

"Con los años tan difíciles que hemos tenido, fue muy grato poder contar con alguien como Chelsea Pottinger como ponente principal". - Asistente

Nuestra estrategia

El equipo de FCM Meetings & Events estaba conformado por miembros de los sectores de eventos presenciales y viajes grupales para prestar los servicios de gestión de eventos y viajes. Desde el punto de vista de branding visual, se utilizó una escenografía sencilla y efectiva con el branding verde de Zambrero para transmitir ideas frescas y promover un entorno lleno de energía. Este diseño de branding también se aplicó a las cajas de luz, los gafetes y portagafetes.

Se desarrolló un sitio web personalizado para el portal de registro y permitir al personal de Zambrero acceder desde el sitio web a los reportes de confirmación de asistencia, vuelos y alojamiento, requisitos especiales y respuestas.

Se personalizó una app móvil del evento para los asistentes, que proporcionaba información previa al evento, información sobre el destino, recordatorios y alertas de la agenda del evento, reservas de viajes individuales, biografías de los ponentes, un muro social, un intercambio de contactos, un enlace a la sesión de Q&A de la conferencia y una encuesta posterior al evento.

Además, FCM Meetings & Events estuvo en sitio para facilitar el registro en el hotel, servir de enlace con los asistentes y el personal de Zambrero, realizar cambios de última hora y gestionar a todos los proveedores pertinentes.

Resultado

El 90% de los asistentes calificaron su satisfacción con el evento entre 8 y 10, sobre una escala de 10. Mientras que el 95% calificó su satisfacción con la sede y el alojamiento entre 8 y 10, sobre una escala de 10.

El feedback incluyó:

"La reflexión y el esfuerzo que se dedicaron a cada acto, ponente y panel fueron increíbles, y cada uno de ellos resultó extremadamente valioso y memorable".

Para FCM Meetings & Events, el éxito de la conferencia representó un trabajo bien hecho para su cliente y estamos ansiosos por trabajar en la conferencia de Zambrero de 2023, basándonos en los comentarios del 2022 para dar forma a su próximo gran evento.

Cita:

En nombre de la Zam Fam quiero darles las GRACIAS por todo su apoyo, dedicación y trabajo arduo en nuestra Conferencia Reconnect. El feedback ha sido increíble, y no podríamos haberlo hecho sin ustedes (algunos incluso dijeron que había sido la mejor Conferencia Zambrero de la historia). Realmente es un logro impresionante.

S Bergman, Director de Soporte Empresarial