Fokusera på säkerhet, risk och välbefinnande vid planering av företagsevenemang
När vi påbörjar ett nytt år bör vi alltid ta en ny titt på våra processer och rutiner: vad kan vi förfina, var kan vi förbättra och hur kan vi pröva något nytt? Detta gäller särskilt inom planering av företagsevenemang. Det finns alltid en ny destination att utforska eller en framväxande trend att pröva. Men en sak du aldrig bör glömma att granska är din policy för säkerhet, risk och välbefinnande vid företagsevenemang.
För att få mer insikt i vad du bör tänka på, talade vi med Kate McMahon-Campisi, affärsledare för FCM Meetings & Events i Nordamerika, och sammanställde följande tre bästa tips för 2024
1. Kommunicera dina unika säkerhets- och riskpolicyer
Den mötes- och eventbyrå du samarbetar med bör ha en tydlig förståelse för hur de hanterar och säkerställer deltagarnas säkerhet. Men det viktigaste är att de vet hur just din organisation ser på säkerhet och riskhantering. Du kan inte låta byråteamet vara ovetande – genom att ge dem en grundlig och detaljerad säkerhets- och riskpolicy kan de se till att dina krav tas med i deras evenemangsplanering. Kate nämnde att det bästa tillfället att presentera din policy är under byråns säkerhets- och riskbedömning; på så sätt blir allt klart och alla är på samma sida.
2. Glöm inte bort välbefinnande
Din policy för säkerhet och risk vid evenemang bör inkludera parametrar kring deltagarnas komfort och välbefinnande. Det är viktigt att komma ihåg att varje deltagare är unik, och att alla upplever dina evenemang på olika sätt. Se till att fånga upp dina deltagares särskilda behov och önskemål om boende (allt inom ramen för gällande regler – samarbeta med ditt eventteam och HR-avdelningen för att avgöra vad ni kan och inte kan ta hänsyn till). Det kan handla om allt från kostbehov till hälsofrågor. Kate nämnde exemplet med någon som tar medicin som måste förvaras i kyl – det skulle vara arrangörens ansvar att se till att deltagaren har enkel tillgång till kylmöjligheter.
3. Inkludering och jämlikhet är en prioritet
DE&I är ingen förbigående trend, så alla säkerhets- och riskpolicyer för företagsevenemang bör fokusera på att skapa inkluderande miljöer för deltagarna. Ett viktigt steg mot inkludering är att se till att personer med funktionsnedsättningar kan röra sig fritt på ditt evenemang. Kontrollera därför lokalens standarder och certifieringar för tillgänglighet innan du gör en bokning. Olika länder har olika regler för tillgänglighet beroende på plats, lokalens ålder och typ av evenemang. Dessutom är det viktigt att tänka på om den övergripande upplevelsen är jämlik, även om en lokal är certifierad som tillgänglig. Kate gav ett bra exempel: en hiss kan göra evenemang mer tillgängliga för rullstolsanvändare, men om hissen gör att de hamnar utanför det naturliga flödet av evenemanget kan det fortfarande bli en ojämlik upplevelse.
Genomför en säkerhets- och riskbedömning av ditt evenemang
När det nya året börjar är det viktigt att du tar en ny titt på din policy för säkerhet och risk vid företagsevenemang. Du kommer säkert att hitta möjligheter för förbättringar och optimeringar som säkerställer att dina företagsevenemang blir produktiva, roliga och framför allt säkra. Och om du behöver hjälp finns FCM Meetings & Events här för att stötta dig.