FALLSTUDIE
Enklare affärsresor för utbildningsleverantören efter sammanslagning
Denna globala utbildningsleverantör är en central aktör inom forskning och utbildningsresurser. Företagets specialister hanterar allt från examinering och publicering av akademiska arbeten till utformning av läroplaner och utbildningssystem runt om i världen.
Cirka 35 % av de 6 700 anställda reser i tjänsten, jämte tusentals externa uppdragstagare. Med verksamhet i 170 länder är ingen affärsresa den andra lik. Affärsresorna är varierande och kan ibland innebära övernattningar på landsbygden.
Michael Strange, Global Corporate Travel and Risk Manager, tillträdde i januari 2021 samtidigt som utbildningsleverantören slogs samman med ett annat företag, vilket resulterade i en integrering av företagskulturer och processer, inklusive reseprogrammen.
Det främsta målet? Datainsamling
Efter sammanslagningen hade personalen fördubblats och två olika reseprogram var i bruk. Personal i länder som Indien, Filippinerna, Spanien, Frankrike och Sydafrika hamnade i samma byggnad och blev placerade sida vid sida med affärsresenärer som bokat sina resor via andra resebyråer. Vissa bokade till och med via vårt systerbolag Corporate Traveller. Michael uppskattade att det fanns mer än 300 olika sätt att boka affärsresor på inom organisationen, när man räknade in alla online och offline alternativ.
Med så pass många alternativ kommer även utmaningar med data. "Det är svårt att aktivt följa upp vem som har rest eller inte rest eftersom vårt reseprogram har haft en ganska invecklad historia. Vissa länder kan ha använt en större välkänd researrangör, medan andra förlitat sig på resebyrån runt hörnan. Detta har gjort att det inte alltid har varit så lätt att få fram resedata. Insamlingen av dessa data var mitt främsta mål när jag började med det här programmet", säger Michael.
Då vissa länder bokar via ett systerbolag till FCM såg Account Manager Laura Saville möjligheter till ett nära samarbete med sin kollega på Corporate Traveller i syfte att skapa en helhetsbild över affärsresorna.
Dags att ta itu med resepolicyn
En viktig fråga var resepolicyn, som Michael i stort sett slopade och gjorde om från början.
Det fanns inte bara olika bokningskanaler utan också olika policyer, skillnader inom företaget, mellan olika regioner och avdelningar. Michael tog ledningen och konsulterade regionchefer och globala intressenter om vad som fungerade, inte fungerade och vad som behövde förändras.
Därefter skrev han en helt ny övergripande policy för affärsresenärerna:
- Riskbedömningar.
- Miljömässiga överväganden.
- Bokningsrutiner, t.ex. att använda en affärsresebyrå om sådan finns.
Varje region kunde fortfarande fatta egna beslut i viss utsträckning, vilket var något som uppskattades av många.
... med ett fantastiskt team vid sin sida
"FCM-teamet har gjort ett fantastiskt jobb. Vi har haft våra egna interna brister och problem som har hindrat oss från att göra framsteg inom vissa områden. Alla i teamet har haft ett enormt tålamod och förståelse för det. Utan dem skulle inget av det jag gör vara möjligt", säger Michael.
Han lyfte fram Account Manager Laura Saville och Paul Jarvie samt Programme Optimisation Director Graham Ross som hjälpte Michael att förstå möjligheterna. Oavsett om nästa mejl handlar om en lokal fråga i Storbritannien eller ett problem i Indien eller Sydafrika, så finns de alltid där med lösningar, knep och tuffa sanningar. Även om antalet affärsresor kan ha varit lägre på senare tid, säger Laura att det långsiktiga partnerskapet har utvecklats under de större projekten.
Ett nytt tankesätt
När det är dags att förnya ditt reseprogram behöver du en pålitlig resepartner vid din sida. Läs mer om FCM:s partnerskap med Michael, vad stödet från teamet innebär och vad framtiden har att erbjuda.