Une agence de voyage d’affaires (ou Travel Management Company, TMC) est un partenaire stratégique qui aide les entreprises à organiser, optimiser et superviser leurs déplacements professionnels. Contrairement aux agences de voyage classiques, elle prend en charge des services spécifiques au voyage d'affaires : négociation de tarifs avantageux avec les fournisseurs (hôtels, compagnies aériennes, etc.), réservation centralisée, gestion des imprévus et suivi des dépenses. Son rôle va au-delà de la simple réservation, car elle garantit aussi la sécurité des voyageurs et l'optimisation des coûts pour l'entreprise

Recourir à une agence de voyage d’affaires offre plusieurs avantages :

• Gain de temps : L'agence s'occupe de toutes les étapes du voyage, de la réservation aux modifications de dernière minute, permettant aux collaborateurs de se concentrer sur leurs missions principales​
• Optimisation des coûts : Grâce à ses relations avec les prestataires, elle obtient des tarifs préférentiels et aide à mieux contrôler les dépenses​
• Suivi et reporting : Les outils de gestion des voyages d'affaires permettent de suivre les dépenses, d’analyser les écarts et d’optimiser les futures décisions​
• Assistance 24/7 : En cas d’imprévu (annulation de vol, grève, etc.), l'agence agit rapidement pour assurer la continuité des déplacements​

Par ailleurs, l'utilisation d'une plateforme technologique, telle que la FCM Platform, centralise toutes les informations liées aux voyages, facilite les réservations, offre une visibilité en temps réel sur les dépenses et assure une meilleure communication entre les voyageurs et l'entreprise.

Pour choisir la bonne agence de voyage d’affaires, voici les critères à prendre en compte :

• Technologie et accessibilité : L'agence doit proposer des outils de réservation en ligne et des applications mobiles intuitives.
• Personnalisation du service : Elle doit adapter ses services aux besoins de l'entreprise et de ses voyageurs.
• Capacité d'assistance : Assurez-vous que l'agence offre un support réactif et disponible 24/7.
• Transparence des coûts : Les outils de reporting doivent permettre une visualisation claire des dépenses de voyage.
• Partenariats et réseau : Une bonne agence collabore avec de nombreux fournisseurs (hôtels, compagnies aériennes) pour négocier les meilleurs tarifs​

Choisir FCM, c’est opter pour un accompagnement global et innovant :

• Technologie avancée : FCM met à disposition une plateformes de réservation intuitive et des outils d'analyse des dépenses.
• Flexibilité et réactivité : Grâce à une assistance 24/7, vos collaborateurs ne sont jamais seuls face à un imprévu.
• Contrôle des coûts : FCM s’appuie sur son réseau mondial de partenaires pour négocier des tarifs compétitifs et assurer une maîtrise des budgets voyages.
• Accompagnement local sur mesure : Chaque entreprise a des besoins spécifiques, et FCM s'adapte pour offrir des services personnalisés.

FCM Travel propose des solutions pour réduire l'empreinte carbone de vos voyages d'affaires, telles que des options de transport écoresponsables et des outils de suivi des émissions. Cela aide votre entreprise à atteindre ses objectifs en matière de développement durable.

Les agences de voyage d'affaires sont utiles à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. Voici les principaux types d'entreprises qui peuvent en tirer parti :

• Les grandes entreprises et multinationales : Avec un grand volume de déplacements, ces entreprises bénéficient de tarifs négociés, d’une gestion centralisée des voyages et d’outils de reporting avancés.
• Les PME et startups : Même avec des volumes de voyage plus faibles, ces entreprises accèdent à des tarifs préférentiels, une assistance en cas d’imprévu et des outils simplifiés de gestion des déplacements.
• Les entreprises du secteur public ou parapublic : Ces structures ont souvent des besoins stricts en matière de contrôle des coûts et de transparence, que les agences de voyage peuvent satisfaire.
• Les ONG et associations internationales : Les déplacements humanitaires nécessitent des solutions flexibles, souvent dans des zones complexes, ce qu’une agence de voyage expérimentée peut gérer efficacement.

Les agences de voyage d’affaires s’appuient sur divers outils digitaux pour simplifier la gestion des déplacements. Voici les plus courants :

• Plateformes de réservation en ligne (self booking tool) : Ces outils permettent aux collaborateurs de réserver eux-mêmes leurs vols, hôtels ou locations de voiture tout en respectant la politique de voyage de l’entreprise.
• Outils de gestion des dépenses : Ils centralisent et suivent toutes les dépenses liées aux déplacements (billets d'avion, hôtels, repas, etc.), facilitant le reporting et la maîtrise des coûts.
• Tableaux de bord et outils de reporting : Ces outils fournissent des analyses sur les dépenses de voyage, les économies réalisées et les comportements de réservation des employés.
• Applications mobiles : Les voyageurs d'affaires peuvent gérer leurs itinéraires, recevoir des notifications en cas de retard ou de changement de vol, et accéder aux contacts d'assistance.
• Outils de conformité et de gestion des risques : Ces solutions permettent de vérifier si les voyages respectent les règles de sécurité et la politique de voyage interne, ce qui est crucial pour assurer la sécurité des collaborateurs​

La sécurité des voyageurs est une priorité pour les agences de voyage d’affaires. Voici les principales actions mises en place :

• Outils de suivi en temps réel : Les entreprises peuvent suivre l’emplacement de leurs collaborateurs en voyage à tout moment grâce à des solutions de "traveler tracking".
• Systèmes d’alerte : Les agences envoient des alertes automatiques (catastrophes naturelles, grèves, crises sanitaires, etc.) pour prévenir les voyageurs des risques liés à leur destination.
• Accès à une assistance 24/7 : En cas de situation d’urgence (accident, annulation de vol, etc.), les voyageurs peuvent contacter un centre d’assistance opérationnel 24h/24, 7j/7.
• Politiques de voyage personnalisées : Les agences aident les entreprises à définir des règles de sécurité adaptées (choix des hôtels sûrs, restrictions de certaines destinations, etc.).
• Coordination en cas de crise : En cas d'urgence, les agences peuvent organiser des plans de rapatriement ou reprogrammer les itinéraires de voyage.

Une agence de voyage d'affaires comme FCM Travel intègre votre politique voyage directement dans ses outils de réservation. Cela signifie que chaque réservation est automatiquement vérifiée pour respecter vos règles internes, qu'il s'agisse des budgets, des fournisseurs privilégiés ou des restrictions spécifiques.

En centralisant ces paramètres, l’agence simplifie la gestion pour vos collaborateurs, réduit les risques de non-conformité et garantit un contrôle renforcé sur vos coûts. En cas d’écart, des mécanismes d’approbation peuvent également être activés pour valider ou ajuster les choix.