Riesgos del trabajo remoto a tener en cuenta en tu política de viajes
Cuando pensamos en riesgos de viaje, normalmente nos vienen a la mente grandes eventos catastróficos, viajar a lugares peligrosos o el riesgo de enfermedad. Sin embargo, el panorama de los viajes ha cambiado, y las políticas de viajes y de recursos humanos deben adaptarse para limitar la exposición a otros riesgos.
Las empresas irlandesas deben tener planes de contingencia para incidentes importantes, como enfermedades o daños corporales, pero también deben asumir la responsabilidad de riesgos como la ciberseguridad, el bienestar y las leyes laborales. Estos son algunos de los riesgos "ocultos" asociados con el lugar desde el que se trabaja.
Regulación y política
El trabajo remoto significa trabajar desde un lugar diferente a la oficina; tal vez desde casa, en el extranjero, desde un destino de vacaciones... literalmente en cualquier lugar. Con tantas ubicaciones físicas, es un terreno diferente al de las ubicaciones tradicionales de oficinas.
El trabajo remoto expone a las organizaciones a riesgos que afectan tanto al viajero como a la empresa. Pregúntate:
- ¿Estás al tanto de las leyes laborales en el país donde tus empleados están trabajando?
- ¿Conoces las obligaciones fiscales tanto del empleador como del empleado?
- ¿Tienes las pólizas de seguro adecuadas?
- ¿Tienen tus viajeros derecho a trabajar en el país en el que están; necesitan un visado?
- ¿Has revisado las regulaciones de IVA?
- ¿Refleja tu política de viajes el enfoque de tu empresa hacia el trabajo desde casa, remoto o híbrido?
- ¿Tienes la capacidad de actualizar a los viajeros con alertas urgentes y sabes cómo contactarlos en caso de emergencia?
Ciberseguridad
El cibercrimen es otro riesgo que afecta a viajeros desprevenidos y a sus empleadores. El Informe de Coste de una Brecha de Datos 2022 de IBM encontró que el 83% de las organizaciones estudiadas tuvo más de una brecha de datos, y donde el trabajo remoto estuvo involucrado, los costes fueron de media casi un millón de dólares estadounidenses más altos en comparación con situaciones donde el trabajo remoto no fue un factor.
Esto se debe en parte a que los viajeros están cansados y distraídos cuando están de viaje, lo que los hace vulnerables a ataques cibernéticos y estafas de phishing. Además, esos puntos de Wi-Fi públicos en hoteles, aeropuertos, cafeterías y restaurantes no suelen ser seguros y pueden leer y almacenar datos críticos. Incluso los centros de negocios en hoteles y el acceso a internet por cable en las habitaciones de hotel no siempre son fiables.
Trabaja con tus equipos de seguridad e IT para asegurar que los viajeros estén formados y al día con las últimas directrices. ¿Están tomando las precauciones adecuadas y son conscientes de su rol y responsabilidad en la protección de los datos de la empresa?
Bienestar
Con los cambios que hemos visto en los últimos años, hay una frontera cada vez más difusa entre la vida laboral y la personal.
Los empleados que trabajan desde casa a menudo encuentran difícil desconectar. De manera similar, en nuestro mundo "siempre conectado", los viajeros esperan estar conectados mientras están de viaje, lo que significa que el equilibrio entre la vida laboral y personal puede quedar en segundo plano.
Los viajeros frecuentes también enfrentan desafíos únicos que otros empleados no tienen, como sentirse aislados de sus hogares y familias, y perder su rutina habitual. Cambiar de zona horaria altera los patrones de sueño, mientras que el jet lag puede tardar hasta una semana (o más) en desaparecer. Todo esto impacta la productividad, la salud y la moral del empleado.
Las empresas necesitan adoptar un enfoque proactivo. Analiza de cerca la cultura de tu empresa, la política de viajes y los datos para mantener a los viajeros contentos. Por ejemplo:
- ¿Permites a los pasajeros de vuelos de larga distancia reservar tarifas de clase económica premium o clase ejecutiva?
- ¿Supervisas la cantidad de viajes que realizan los empleados para asegurar que la carga se distribuya equitativamente?
- ¿Alivias la carga priorizando vuelos directos, horarios de vuelo convenientes, mejoras y acceso a salas VIP para los viajeros frecuentes? Y, lo que es importante, ¿puedes rastrear a tus viajeros en caso de que algo salga mal?
- ¿Cómo gestionas los viajes de ocio y quién es responsable de la salud y el bienestar de tu viajero (incluyendo el seguro y los costes relacionados) durante la parte "de ocio" de su viaje?
Al diseñar una política de seguridad y riesgo para tu empresa, es importante considerar todos los posibles riesgos de viaje: grandes, pequeños, actuales y emergentes. Trabaja de cerca con tu TMC (Travel Management Company) para identificar cualquier brecha, teniendo en cuenta que hay muchos riesgos más allá de las enfermedades o daños corporales. Ellos podrán ayudarte a diseñar la mejor política para satisfacer tus necesidades, ética y cultura empresarial.