Guía para la evaluación de riesgos en los viajes corporativos
Los viajes de negocios (y las empresas en general) han experimentado una transformación desordenada en los dos últimos años. ¿Cómo se mantienen al día los programas de gestión de riesgos en los viajes?
Entre la pandemia y un mejor acceso a la nube, el software de trabajo remoto y los nativos digitales que se incorporan a las fuerzas de trabajo actuales, el juego ha cambiado para siempre. Como resultado, cada vez más empresas están cambiando su enfoque de la gestión de riesgos de viaje a la gestión de riesgos centrada en las personas, manteniendo a salvo a los empleados, estén donde estén.
He aquí cómo puedes seguir su ejemplo.
¿Qué es una evaluación del riesgo en los viajes?
Desde vuelos perdidos e intoxicaciones alimentarias hasta catástrofes naturales y brotes de enfermedades, los viajes de negocios plantean riesgos tanto para los viajeros como para la propia empresa. Las evaluaciones de riesgos previas a los viajes ayudan a organizaciones de todos los tamaños a cumplir sus obligaciones de diligencia debida (DOC), proteger a su personal y garantizar la continuidad de la actividad en caso de que algo salga mal durante cualquier fase del viaje.
Dicho esto, no puedes predecir todos los resultados probables. Sin embargo, una evaluación de riesgos de viajes corporativos bien diseñada puede ayudar a las empresas a prepararse para lo peor y mantener a sus empleados a salvo mientras están fuera de la oficina.
¿Cuándo debo realizar una evaluación de riesgos?
Aunque las evaluaciones de riesgos no son obligatorias para los viajes nacionales, se recomiendan encarecidamente para cualquier viaje de negocios importante o complicado.
Cómo realizar una evaluación de riesgos en 5 sencillos pasos
Bien hecha, una plantilla de evaluación de riesgos de viaje te ayuda a cubrir tus obligaciones corporativas y da tranquilidad a tus empleados mientras viajan. Cuando todos los implicados conocen los riesgos potenciales y el plan de mitigación, no hay confusión en caso de que algo salga mal.
1. Identificar los riesgos ambientales
Los riesgos ambientales son cualquier amenaza asociada a tu destino que pueda afectar a tus empleados y/o a sus planes de viaje. La gente suele centrarse en la posibilidad de que se produzcan acontecimientos graves, como catástrofes naturales o atentados terroristas, pero es mucho más probable que tu equipo se encuentre con disrupciones menores, como accidentes de tráfico o carteristas. Asegúrate de tachar lo siguiente de tu lista de verificación de riesgos en los viajes:
Enfermedades y lesiones
- Mayor riesgo de enfermedad (por ejemplo, malaria en algunos países)
- Vacunas o medicamentos necesarios antes del viaje
- Disponibilidad de ayuda sanitaria en el destino: ¿cómo reciben tratamiento los viajeros por lesiones o enfermedades?
Catástrofes naturales y clima adverso
- ¿Tiene el destino un elevado número de catástrofes naturales o clima extremo?
- Algunos fenómenos meteorológicos son más frecuentes en determinadas épocas del año (por ejemplo, los incendios forestales en Australia durante el verano o la temporada de tornados en algunas zonas de Estados Unidos).
Transporte
- Restricciones de viaje en la zona
- Normas sobre licencias extranjeras para vehículos rentados
- ¿Por qué lado de la carretera deben circular?
- Aumento de los riesgos en los desplazamientos (por ejemplo, carreteras de mala calidad, tráfico local peligroso, condiciones meteorológicas extremas).
Delincuencia y disturbios civiles
- ¿Cuál es la situación política en su destino? ¿Podría cambiar rápidamente?
- ¿Recomienda la embajada de ese país viajar al destino?
- Índices de delincuencia
Terceros: contratistas y proveedores
- Confiabilidad y seguridad de los contratistas externos (por ejemplo, ¿los conductores contratados llegarán a tiempo y conducirán de forma segura?)
- Seguridad en el alojamiento
Acceso a Internet y ciberseguridad
- Disponibilidad y confiabilidad del acceso a Internet, sobre todo si los empleados van a visitar zonas remotas.
- Ciberseguridad y riesgo de brechas de seguridad al trabajar a distancia
2. Considera los riesgos para el individuo
Los riesgos individuales, en cambio, son los directamente relacionados con los propios viajeros. Pide a tus empleados que llenen un formulario de evaluación de riesgos mucho antes de viajar, para poder evaluar con mayor precisión sus niveles de riesgo individuales. Aunque no quieras inmiscuirte en la intimidad de tus empleados, es importante ser consciente de las amenazas que pueden surgir durante el viaje, entre otras:
Salud
- ¿Se siente el empleado lo suficientemente sano como para viajar?
- ¿Tienen problemas de salud o discapacidades que podrían requerir adaptaciones durante el viaje (por ejemplo, un problema de salud crónico que requiera descansos frecuentes o problemas de movilidad que requieran un servicio de coche o taxi en lugar de un servicio de transporte compartido)?
Identidad
- ¿Cómo se imponen los roles de género en la sociedad? (Por ejemplo: ciertos comportamientos o costumbres que se consideran normales para las mujeres en la mayoría de las sociedades occidentales no se toleran o incluso pueden considerarse ilegales en otras).
- Las mujeres que viajan por motivos profesionales corren un mayor riesgo de sufrir agresiones sexuales y robos de artículos personales.
- ¿Están las relaciones homosexuales criminalizadas en este destino?
- Otros factores a tener en cuenta: raza, religión y origen étnico.
Comportamiento
- ¿El empleado que viaja tiene licencia de conducir?
- ¿Podrán conducir un coche rentado tras un vuelo nocturno?
- Otras limitaciones y preferencias personales
Seguridad del agua y los alimentos
- Las alergias pueden que encontrar alimentos adecuados sea difícil en determinados países, lo que requiere un plan en caso de reacción (Ej: persona alérgica a los cacahuetes que viaja al Sudeste Asiático).
- ¿Es potable el agua del grifo?
3. Evaluar los riesgos y crear un plan de mitigación
Ahora que conoces los riesgos, debes determinar si merece la pena correrlos. Y en caso afirmativo, ¿cuál es el plan para mitigar dicho riesgo? Aquí es donde puede ser útil una matriz de evaluación de riesgos.
Ejemplo de evaluación de riesgos en viajes de negocios:
A la hora de gestionar el riesgo, hay que tener en cuenta dos factores principales: la probabilidad y la gravedad.
En un extremo de la escala está algo muy grave, como una revolución política violenta. Aunque la probabilidad sea baja, su impacto potencial es demasiado peligroso como para arriesgarse, ya que ni el viajero ni el gestor del viaje pueden mitigar el riesgo de forma efectiva. Sin embargo, en el otro extremo del espectro, tenemos algo como las infecciones estomacales. Se trata siempre de un riesgo probable, pero que puede tratarse fácilmente con un esfuerzo mínimo.
4. Comunícate con sus viajeros
Tus viajeros tienen que ir a los viajes de negocios de buena gana y con los ojos bien abiertos.
Antes de cualquier viaje, tus empleados deben ser plenamente conscientes y estar familiarizados con el entorno que van a visitar, así como con los riesgos asociados al mismo. Esta información puede ser tan básica como mapas de las zonas que van a visitar, hasta consejos sobre las medidas que deben tomar durante un asalto.
Pero la comunicación no se detiene en las instrucciones previas al viaje, sino que es una conversación continua a lo largo de todo el proceso de gestión del viaje. Asegúrate de que tus viajeros sepan cómo acceder a equipos de soporte y otros recursos importantes que puedan ayudarles durante una crisis. También puede merecer la pena invertir en alertas en tiempo real para que ni tú ni tus viajeros se vean sorprendidos por cambios repentinos.
5. Revisa y actualiza tu política según sea necesario
La única política política de gestión de riesgos en los viajes es una política dinámica.
Lo que salió bien en el pasado no tiene por qué dar los mismos resultados mañana. Después de cada viaje, dedica tiempo a reflexionar sobre la experiencia: identifica lo que funcionó a la perfección y señala las áreas que podrían mejorarse. ¿Se podrían haber evitado algunos incidentes? ¿Podrían ser más efectivas las respuestas? Si te haces estas preguntas, sentarás las bases para una preparación proactiva.
Y en el siempre cambiante panorama de los viajes de negocios, la adaptabilidad es la clave para garantizar que tus políticas sigan siendo lo más eficaces posible.
Aquí no hay negocios arriesgados
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