FCMs checklista för bedömning av reserelaterade risker
Din guide till bedömning av risker vid affärsresor
Affärsresor (och affärsvärlden i stort) har genomgått en betydande förändring under de senaste två åren. Hur hänger reseriskhanteringen med?
Pandemin, den förbättrade tillgången till molntjänster, fjärrarbetsverktyg och digitalatjänster som nu gör entré på arbetsmarknaden har skapat en bestående förändring. Som en följd av detta skiftar fler företag fokus från traditionell reseriskhantering till en människocentrerad strategi som garanterar att anställda får det skydd de behöver, oavsett var de befinner sig.
Så här kan du anpassa dig till förändringarna.
Vad är en bedömning av reserelaterade risker?
Från missade flyg och matförgiftning till naturkatastrofer och sjukdomsutbrott – affärsresor innebär risker både för resenären och för företaget i stort. Bedömningar av rese risker före avresa hjälper organisationer av alla storlekar att uppfylla sina skyldigheter för omsorg (DOC), skydda sin personal och säkerställa affärskontinuitet om något skulle gå fel under resans olika faser.
Det är dock viktigt att notera att den inte kan förutsäga varje tänkbar utgång. En väl utformad bedömning av företagsrese risker kan däremot hjälpa företag att förbereda sig för det värsta och hålla sina anställda säkra medan de är utanför kontoret.
När behöver jag genomföra en riskbedömning?
Även om riskbedömningar inte är obligatoriska för inrikesresor, rekommenderas de för alla omfattande eller komplicerade affärsresor.
Hur du genomför en bedömning av reserelaterade risker i 5 enkla steg
En väl utformad mall för bedömning av reserelaterade risker hjälper dig att uppfylla dina företagsåtaganden och ger dina anställda trygghet under resan. När alla inblandade är medvetna om de potentiella riskerna och åtgärdsplanen råder det ingen förvirring om något skulle gå fel.
1. Identifiera risker i omgivningen
Risker i omgivningen avser hot kopplade till din destination som kan påverka dina anställda och/eller deras reseplaner. Många fokuserar på risken för stora händelser som naturkatastrofer eller terroristattentat, men det är mycket mer sannolikt att ditt team stöter på mindre störningar, såsom bilolyckor eller ficktjuveri. Se till att du går igenom följande punkter på din checklista för bedömning av rese risker:
Sjukdomar och skador
- Ökad risk för sjukdomar eller smittor (t.ex. malaria i vissa länder)
- Vaccinationer eller medicinering som krävs före resan
- Tillgång till vård på destinationen: hur får resenärer behandling för skador eller sjukdomar?
Naturkatastrofer och ogynnsamt väder
- Har destinationen en hög förekomst av naturkatastrofer eller extremt väder?
- Vissa väderhändelser är vanligare vid vissa tider på året (t.ex. skogsbränder i Australien under sommaren, tornadosäsong i delar av USA)
Transport
- Reserestriktioner i området
- Regler kring utländska körkort för hyrbilar
- Vilken sida av vägen måste du köra på?
- Eventuella ökad rese risker (t.ex. dålig vägkvalitet, farlig lokal trafik, extremt väder)
Brottslighet och civila oroligheter
- Vad är den politiska situationen på din destination? Kan läget snabbt förändras?
- Rekommenderar ditt lands ambassad resor till destinationen?
- Brottsfrekvenser
Tredjepartsleverantörer och entreprenörer
- Pålitlighet och säkerhet hos tredjepartsleverantörer (t.ex. kommer anlitade förare att dyka upp i tid och köra säkert?)
- Säkerhet på boendet
Internetåtkomst och cybersäkerhet
- Tillgång och tillförlitlighet av internetåtkomst, särskilt om anställda ska besöka avlägsna områden
- Cybersäkerhet och risken för säkerhetsintrång vid distansarbete
2. Överväg risker för individen
Individuella risker handlar om de hot som direkt påverkar resenärerna själva. Be anställda att fylla i en riskbedömningsformulär i god tid innan resan, så att du kan bedöma deras individuella risknivåer så noggrant som möjligt. Även om du inte vill inkräkta på dina anställdas integritet är det viktigt att vara medveten om eventuella hot som kan uppstå under resan, inklusive:
Hälsa
- Känner sig den anställde tillräckligt frisk för att resa?
- Har de några hälsotillstånd eller funktionsnedsättningar som kan kräva anpassningar under resan (t.ex. en kronisk sjukdom som kräver regelbundna pauser eller rörlighetsproblem som gör att en bilservice eller taxi behövs istället för en samåkningstjänst)?
Identitet
- Hur upprätthålls könsroller i samhället? (t.ex. vissa beteenden eller sedvänjor som anses normala för kvinnor i de flesta västerländska samhällen tolereras inte eller kan till och med vara olagliga i andra)
- Kvinnliga affärsresenärer löper en högre risk för sexuella övergrepp och stöld av personliga tillhörigheter.
- Är samkönade relationer brottsligt på denna destination?
- Andra faktorer att överväga: ras, religion och etnicitet.
Beteende
- Har den resande anställde körkort?
- Kommer de att kunna köra en hyrbil efter en nattflygning?
- Finns det andra personliga begränsningar och preferenser?
Livsmedels- och vattensäkerhet
- Allergier kan göra det svårt att hitta lämplig mat i vissa länder, vilket kräver en plan för eventuella reaktioner (t.ex. en person med nötallergi som reser i Sydostasien).
- Är kranvattnet drickbart?
3. Utvärdera riskerna och skapa en åtgärdsplan
Nu när du känner till riskerna behöver du avgöra om resan är värd riskerna. Om så är fallet, vad är planen för att mildra dessa risker? Här kan en riskbedömningsmatris vara till stor hjälp.
Exempel på riskbedömning vid affärsresor:
När du hanterar risker tittar du på två huvudsakliga faktorer: sannolikhet och allvarlighetsgrad.
I ena änden av skalan finns något mycket allvarligt, som en våldsam politisk revolution. Även om detta bara har låg sannolikhet är den potentiella påverkan för farlig för att ta en chans, eftersom varken resenären eller travel managern kan påverka risken. I andra änden av spektrumet har du något som maginfluensa. Detta är alltid en sannolik risk, men en som lätt kan åtgärdas med minimal ansträngning.
4. Håll resenärerna informerade
Det är viktigt att resenärerna är både motiverade och medvetna när de ger sig ut på affärsresor.
Innan avresa bör dina anställda ha en förståelse för den plats de ska besöka och de potentiella riskerna som kan uppstå. Informationen kan omfatta allt från kartor över de områden de kommer att befinna sig i till råd om hur man ska agera vid en rånsituation.
Men kommunikationen får inte stanna vid en inledande briefing – den måste fortgå genom hela resehanteringsprocessen. Se till att resenärerna vet hur de kan nå supportteam och andra viktiga resurser som kan hjälpa dem vid en kris. Att investera i realtidsvarningar kan också vara en bra idé, så att både du och resenärerna är informerade vid eventuella plötsliga förändringar.
5. Granska och uppdatera vid behov
Den enda perfekta policyn för hantering av reserisker är en dynamisk sådan.
Det som har fungerat bra tidigare garanterar inte samma resultat i framtiden. Efter varje resa bör du ta dig tid att reflektera: identifiera vad som gick smidigt och peka ut områden som kan förbättras. Finns det incidenter som kunde ha förebyggts? Genom att ställa dessa frågor lägger du grunden för proaktiv beredskap.
I den ständigt föränderliga affärsresevärlden är anpassningsförmåga avgörande för att säkerställa att dina policys förblir så effektiva som möjligt.
Ingen risky business
Med FCM Plattform kan du stärka din hantering av reserelaterade risker tillsammans med avancerade säkerhets- och riskfunktioner som förenklar bedömningsprocessen. Vår plattform är utformad för att ge realtidsinsikter, dynamiska policyjusteringar och en heltäckande översikt över potentiella reserisker – allt på ett ställe.
Vi samarbetar med ledande tredjepartsleverantörer inom riskhantering, som Crisis24 och SHERPA, för att avlasta bördan av att hantera risker i stor skala, särskilt för multinationella företag. Tillsammans arbetar vi outtröttligt för att säkerställa att dina resenärer känner sig trygga och stöttade, oavsett vart deras affärer tar dem.
Dessutom finns vårt dedikerade team tillgängligt dygnet runt för att ge stöd i alla situationer.