INSIKTER
Tre ingredienser för att skapa det perfekta företagseventet
Har du någonsin hört uttrycket "bakning är en vetenskap?" Du kanske undrar vad detta har med företagsevent att göra, men det finns en poäng i jämförelsen: att planera ett företagsevenemang kräver samma kreativa balans mellan olika element för att bli effektivt, ändamålsenligt och minnesvärt. Precis som en perfekt bakad tårta eller croissant. Så kanske finns det en hel del som eventplanerare kan lära sig av ett avsnitt av Hela Sverige bakar?
Rensa era arbetsbänkar och ta på er förklädena. Här är de tre viktigaste ingredienserna för ett framgångsrikt företagsmöte eller event.
1. Mångsidiga appar och teknik
Eventteknik är den hemliga ingrediensen för ett framgångsrikt företagsevent. Även om det finns många sätt att använda det på, finns det två nyckelingredienser som du inte får bortse från: registrering och hantering av resplaner. Här är vad du bör inkludera för att säkerställa att alla blir förälskade vid första "tuggan":
- Tillgängligt överallt. Se till att deltagarna inte behöver växla mellan olika enheter för att komma åt din registreringssida. Idag gör människor det mesta från sina smartphones, och en nyligen genomförd Pew Research-studie visade att 15 % av de vuxna amerikanerna endast använder smartphones för att surfa på internet.
- Lär känna dem. Under registreringen samlar du in viktig information om varje deltagare, exempelvis kostpreferenser och behov av tillgänglighet. Ta hjälp av HR-avdelningen om du vill vara säker på att du samlar in rätt information (utan att bryta mot lagar),.
- Ha koll på läget, även i farten. Deltagare ska enkelt kunna se alla tillgängliga event, sessioner och aktiviteter och filtrera efter kategori eller till och med deltagarprofil/roll. Ännu bättre är om din eventapp låter deltagarna sammanställa sitt eget schema och sin egen resplan med hjälp av inbyggda aviseringar och påminnelser.
2. Tillsätt kreativitet
Precis som med dina favoritrecept kan företagsevent vanligtvis delas in i tydliga kategorier: incitament, konferenser, strategiska möten, workshops och så vidare. Ingen vill ju baka något som smakar exakt likadant som allt annat de har provat tidigare. Du vill alltid tillsätta någon annorlunda till smeten. Det samma gäller för dina event! Gör så här:
- Brainstorma i förväg. Ett bra mötes- och eventteam kommer att stötta dig i denna process, men underskatta aldrig värdet av att planera i förväg. Överväg att komma till det första teammötet med en moodboard av idéer, som sträcker sig från färgpaletter till kommunikationsstrategier.
- Glöm inte interaktivitet. En konferens kräver biosittning, medan ett strategiskt möte behöver U-sittning. Men tänk längre: hur kan du engagera deltagarna utöver de grundläggande målen för eventet? Överväg att anordna en QR-kodjakt eller en stegutmaning som pågår under hela eventet. Det är något som aktiverar både deltagarnas kropp och sinne och ökar engagemanget..
- Gör själva incheckningen till ett event. Skapa rätt stämning för ditt evenemang när deltagarna anländer med hjälp av lokal underhållning, konst från den lokala kulturen och praktiska aktiviteter, som att designa sin egen namnbricka eller vattenflaska.
Bli ditt nästa events "stjärnbagare"!
Genom att följa dessa råd kommer du att komma ett steg närmare att lyckas med ditt nästa företagsmöte eller event. Se bara till att hämta lite inspiration från din favoritkonditor på vägen. Och behöver du ytterligare stöd står FCM Meetings & Events-teamet redo att hjälpa dig att lyckas.