INSIKTER
Så utformar du en effektiv offertförfrågan för att hitta din nya affärsresebyrå
Att hitta den bästa affärsresebyrån för ditt företag kan kännas som en stor utmaning:
- Det är avgörande att få rätt resultat, både för att hantera din näst största kostnad och för att ta hand om dina resande medarbetare.
- Det handlar om mycket mer än bara siffror. Medarbetare bryr sig inte så mycket om vilken skrivare de använder, men de vill verkligen veta vem som hjälper dem att ordna sina resor.
- Att välja affärsresebyrå genom en begäran om förslag (RFP) kan vara både tidskrävande och kostsamt.
FCM Travel Solutions har tagit fram en omfattande guide för att hjälpa dig välja den bästa affärsresebyrån (TMC) för just dina behov. Efter att ha tävlat om tusentals kunder har vi fått en god inblick i vad som fungerar och vad som inte gör det när det kommer till offertförfrågan.
Att välja rätt affärsresebyrå handlar om att följa några grundläggande men viktiga steg. Förberedelse är A och O – den tid du investerar i början kan spara dig både tid och pengar senare. Dessutom ökar en välplanerad process dina chanser att hitta en affärsresebyrå som verkligen passar dina behov.
Vi har identifierat fem enkla men avgörande steg i RFP-processen. Kolla in vår video för att få en översikt över dessa steg:
Innan offertförfrågan
Steg 1: Lär känna aktörerna innan den stora upphandlingen
Att utforska och interagera med affärsresebyråer bör inte börja den dag ni går ut med en anbudsförfrågan. Det finns många sätt att öka er kunskap om affärsresebyråbranschen. Idealiskt sett bör ni ha träffat varje affärsresebyrå som ni bjuder in att delta i anbudet under de senaste 18 månaderna, antingen på ert kontor eller hos dem.
Andra sätt att möta affärsresebyråerna inkluderar att delta i mässor och konferenser inom affärsresor, läsa branschtidningar, prenumerera på deras nyhetsbrev eller magasin, följa dem på sociala medier, eller be om en demonstration om ni hör talas om en ny produkt eller tjänst som väcker ert intresse.
Steg 2: Tänk efter
Självklart skulle vi gärna vilja ha chansen att vinna er affär. Men vi uppmanar er att tänka efter noga innan ni ger er ut på marknaden. Många organisationer är inte skyldiga att regelbundet upphandla sin affärsresebyrå, och om era resenärer och andra berörda parter är nöjda med den service de får, kan det vara värt att låta det vara som det är.
Därför rekommenderar vi att ni endast går igenom den tidskrävande och kostsamma processen med en upphandling som tar över nio månader om ni har en stark anledning att göra det.
Step 3: Lägg grunden för offertförfrågan
En av de mest förbisedda men avgörande stegen i offertförfrågan är er egen förberedelse. Innan ni börjar utforma själva RFP:en kan följande åtgärder bidra till en mer effektiv och smidig process:
- Överväg att genomföra en RFI - Detta steg handlar om att avgöra om en affärsresebyrå uppfyller era minimikrav för att vara värd att överväga vidare. Här söker ni klara ja/nej-svar.
- Definiera er reserestrategi - Ha en grundlig genomgång av hela ert reseprogram och bestäm hur ni vill att det ska se ut.
- Lyssna på era medarbetare - För att fastställa er reserestrategi och vad ni vill ha från er affärsresebyrå, involvera interna intressenter, inklusive bokare och resenärer.
- Börja samla in data - Genom att samla in noggrant utvald data ger ni affärsresebyråerna möjlighet att lämna de mest skräddarsydda, relevanta och kreativa förslagen. Ju mindre information ni tillhandahåller, desto mer generiska kommer svaren från de konkurrerande affärsresebyråerna att bli.
Upphandling
Steg 4: Utforma en imponerande offertförfrågan
Nyckeln till en bra offertförfrågan är att veta vilken information ni ska ge om er själva och vilken information ni vill få tillbaka från affärsresebyråerna:
- Tydliggör era mål: Var noga med att formulera era syften så att de framgår klart och tydligt.
- Fokusera på frågornas kvalitet, inte kvantitet: Det går faktiskt att genomföra en rese-RFP med färre än 12 frågor!
- Inkludera all nödvändig anbudsinformation: Se till att ange tidslinjer, servicenivåavtal och tydliga instruktioner för hur man ska svara.
- Dubbelkolla er RFP: När ni har skrivit klart er RFP, gå igenom den för att säkerställa att berättelsen är logisk och att det inte finns några duplicerade eller överlappande frågor.
Efter offertförfrågan
Steg 5: Gör ditt val av affärsresebyrå
När det kommer till att välja en affärsresebyrå är det viktigt att utvärdera svaren på din offertförfrågan, men det finns även andra saker du kan göra för att underlätta urvalsprocessen:
- Ta referenser utanför de som affärsresebyrån har lämnat:
Förlita dig inte enbart på de referenser som affärsresebyrån ger. Hämta insikter från andra branschkontakter som har erfarenhet av affärsresebyrån för att få en mer heltäckande bild. - Genomför platsbesök:
Besök affärsresebyråns kontor för att få en känsla för hur de arbetar och deras företagskultur. Denna första hand-erfarenhet hjälper dig att bedöma hur väl de överensstämmer med dina förväntningar. - Granska ekonomin noggrant:
Utforska olika kommersiella avtal som finns tillgängliga. En affärsresebyrås avgift ligger vanligtvis mellan 2-4%, men att välja den lägsta avgiften garanterar inte alltid de lägsta totala resekostnaderna. Analysera den kompletta ekonomiska bilden för att säkerställa att du gör det bästa valet. Återkoppla till din resestrategi:
Kom alltid ihåg att återkoppla till din resestrategi och dina mål. Din relation med en affärsresebyrå handlar om mer än bara bokningar av affärsresor; det handlar om att skapa ett partnerskap som stöder dina långsiktiga mål.
Skynda dig inte! Utifrån decennier av erfarenhet rekommenderar vi att du ger minst nio månader för hela processen med att välja affärsresebyrå. Denna tidsram säkerställer en grundlig utvärdering och noggrant övervägande av dina alternativ.