Risker med distansarbete att ta hänsyn till i er resepolicy

När vi tänker på rese risker tänker vi vanligtvis på stora katastrofiska händelser, resor till farliga platser eller risken för sjukdom. De senaste två åren har dock reselandskapet förändrats, och som Matt DeMaris, FCMs globala produktledare för säkerhet och risk, påpekar, måste rese- och HR-policyer anpassas för att begränsa exponeringen för andra risker.

 

"Medan de flesta reseprogram har beredskapsplaner för betydande händelser, som sjukdom eller kroppsskada, måste man också ta ansvar för risker som cybersäkerhet, välbefinnande och arbetslagar. Dessa är några av de 'dolda' riskerna kopplade till var du än arbetar," säger DeMaris.

Reglering och policy

Distansarbete innebär att arbeta från en annan plats än kontoret; kanske hemifrån, utomlands eller från en semesterort... bokstavligt talat var som helst. Med så många fysiska platser att hantera är det en annan spelplan än bara de traditionella kontorslokalerna.

Distansarbete utsätter organisationer för risker som påverkar både resenären och verksamheten. Ställ dig själv frågor som:

  • Är du medveten om arbetslagarna i det land där dina anställda arbetar?
  • Vet du vilka skatteåtaganden som gäller för både arbetsgivaren och arbetstagaren?
  • Har du rätt försäkringspolicyer på plats?
  • Har dina resenärer rätt att arbeta i det land de befinner sig i; behöver de visum?
  • Har du kontrollerat momsreglerna?
  • Återspeglar er resepolicy företagets inställning till distansarbete, remote work eller hybridarbete?
Man working at his desk, writing using his laptop and being safe

Cybersäkerhet

Cyberbrott är en annan risk som drabbar ovetande resenärer och deras arbetsgivare. IBMs rapport om kostnaden för dataintrång 2022 visade att 83 % av de studerade organisationerna hade haft mer än ett dataintrång, och där distansarbete var involverat var kostnaderna i genomsnitt nästan 1 miljon USD högre jämfört med situationer där distansarbete inte var en faktor.

Detta beror delvis på att resenärer är trötta och distraherade när de är på resande fot, vilket gör dem sårbara för cyberattacker och phishing-bedrägerier. Dessutom är offentliga Wi-Fi-nätverk på hotell, flygplatser, kaféer och restauranger ofta osäkra och kan läsa och lagra känslig information. Även hotellens affärscentra och trådbundna internetanslutningar i hotellrum kan inte alltid litas på.

Samarbeta med dina säkerhets- och IT-team för att säkerställa att resenärerna är utbildade och uppdaterade med de senaste riktlinjerna. Vidtar de rätt försiktighetsåtgärder, och är de medvetna om sin roll och ansvar för att skydda företagets data?

Välbefinnande

Med de förändringar vi har sett under de senaste åren finns det en alltmer suddig gräns mellan arbetsliv och privatliv.

"Anställda som arbetar hemifrån har ofta svårt att stänga av," säger DeMaris. "Du är ju bara några steg från ditt skrivbord vid varje givet tillfälle. På samma sätt förväntar sig resenärer i vår 'alltid på' värld att vara uppkopplade när de är på resande fot, vilket innebär att balansen mellan arbete och fritid kan hamna i skymundan."

Frequent fliers står också inför unika utmaningar som andra anställda inte gör, såsom känslan av isolering från hemmet och familjen, samt att sakna sin vanliga rutin. Att byta tidszoner kan störa sömnmönster, medan jetlag ibland kan ta upp till en vecka (eller mer) att återhämta sig från. Allt detta påverkar anställdas produktivitet, hälsa och moral.

För DeMaris behöver företag anta ett proaktivt förhållningssätt. Titta noga på er företagskultur, resepolicy och data för att hålla resenärerna nöjda. Till exempel:

  • Tillåter ni långdistanspassagerare att boka biljetter i premium economy eller business class?
  • Övervakar ni antalet resor som anställda gör för att säkerställa att belastningen är jämnt fördelad?
  • Eller underlättar ni bördan genom att prioritera direktflyg, bekväma flygtider, uppgraderingar och tillgång till lounger för frekventa resenärer? Och, viktigt, har ni möjlighet att spåra era resenärer om något går fel?

Hur hanterar ni "bleisure"-resor – och vem ansvarar för resenärens hälsa och välbefinnande (inklusive försäkring och relaterade kostnader) under "fritids"-delen av deras resa?

 

När du utformar en säkerhets- och riskpolicy för ditt företag är det viktigt att överväga alla möjliga reserisker: stora, små, aktuella och framväxande. Arbeta nära din resebyrå (TMC) för att identifiera eventuella brister – med tanke på att det finns många risker bortom sjukdom eller kroppsskada. De kommer att kunna hjälpa dig att utforma den bästa policyn som passar dina behov, värderingar och företagskultur.