INSIKTER
Fem viktiga delar av rapportering för reseprogram.
Intelligent reserapportering, i kombination med insiktsfull dataanalys, har aldrig varit mer avgörande för framgången av ditt reseprogram. Smart rapportering kring reseutgifter och aktiviteter ger inte bara den information som krävs för att göra betydande förändringar i ditt affärsreseprogram, utan hjälper också till att informera om de övergripande beslut som behövs för att framgångsrikt återstarta stora reseprogram och säkerställa deras hållbarhet efter pandemin.
Insiktsfull rapportering, följt av expertanalys, minskar även vanliga problem kopplade till affärsresor, hantering av rese-risker, förmågan att visa avkastning på investeringar (ROI) samt bokningsläckage.
Men vad kännetecknar bra reserapportering, och hur kan företag förbättra sina rapportering för en strategisk och långsiktig programutveckling?
Bästa praxis för rapportering av reseprogram
Nedan följer fem viktiga aspekter av reseprogramrapportering och hur de kan hjälpa ditt företag att övervinna några av de vanligaste utmananingarna.
1.Realtidsdata
Tillgången till realtidsdata för resebokningar är avgörande för företag med en stor mobil arbetsstyrka, särskilt de som har anställda som reser till avlägsna, unika eller hög-risk destinationer.
Det är viktigt att diskutera med din nuvarande eller potentiella resebyrå (TMC) huruvida deras rapporteringsteknik använder sig av realtidsdata. Många reseföretag använder nämligen ofta "gammal" data från föregående månad istället för live-data i sin rese-rapportering.
Utan tillgång till realtidsdata förlitar du dig på historisk rapportering, vilket innebär att boknings-, policy- eller betalningsproblem hanteras i efterhand. Realtidsdata är också avgörande för att ha full koll på dina affärsresenärer – ifall du behöver nå dem i en nödsituation eller om du vill följa upp utgifter i förhållande till avdelningens budgetar.
2. Jämnför
Att jämföra ditt reseprogram med andra företag inom samma bransch eller med reseprogram av liknande storlek och kostnader är avgörande för att uppnå långsiktiga kostnadseffektiviseringar.
Genom att låta din affärsresebyrå förse dig med mätbar data som visar om du gör besparingar eller får de mest konkurrenskraftiga erbjudandena från leverantörer, får du en värdefull översikt över ditt affärsreseprograms hälsa.
En omfattande benchmarking mot olika sektorer ger dig praktiska insikter om vilka leverantörer du bör förhandla mer strategiskt med, samt vilka rabatter ditt företag kan ha rätt till.
3. Datakvalitet
Avsaknad av ren och samlad data kan påverka ditt företags förmåga att fatta snabba och välgrundade beslut. "Smutsig data" uppstår oftast inte från resenärens bokning, utan från de verktyg som används i samband med bokningen, såsom ditt onlinebokningssystem, det globala distributionssystemet eller de rutiner som din affärsresebyrå tillämpar. Kom ihåg: "dålig data in = dålig data ut".
Om datakvalitet är en av de utmaningar du står inför i din resehantering, är det viktigt att ha en öppen diskussion med din nuvarande eller potentiella affärsresebyrå. Erbjuder deras rapporteringsverktyg en tydlig bild av dina totala kostnader och resaktivitet? Tänk på att rapporteringsverktyg är avsedda för analys och visualisering; problem med datakvaliteten kan inträffa i vilket steg som helst innan informationen når din affärsresebyrås plattformar. Effektiv reserapportering bygger på solid data.
4. Dataanalys för strategisk planering, förändringar och löpande hantering
Reserapportering som enbart erbjuder kalkylblad eller instrumentpaneler fulla av siffror är värdelös utan insiktsfull analys och tolkning. Det som verkligen betyder något är vad dina medarbetare och din affärsresebyrå gör med datan..Hjälper datan ert företag att identifiera avdelningar eller policyöverträdelser? Används informationen av er upphandlingsavdelning för att utveckla affärsplaner för förändring eller förbättringar?
Reserapporteringens instrumentpaneler som kan anpassas för olika användare eller presenteras på ett sätt som fokuserar på era främsta prioriteringar och hjälper era viktiga reseintressenter att adressera specifika problemområden.
Expertanalys ger er också möjlighet att se var ni får avkastning på investeringar (ROI). Effektiv rapportering och analys bör granska eller jämföra aspekter som leverantörskontrakt, avgifter för affärsresebyråer, kostnader för onlinebokningar och incidentutgifter, för att tydligt visa var ert program tillför värde eller där det finns utrymme för förbättring.
5. Samlad rapportering
Bokningsläckage utgör en betydande utmaning för många inköpsavdelningar. Genom att samla all resedata hos en enda affärsresebyrå (TMC) kan företag effektivare rikta in sig på bokningsläckage, leverantörsläckage och kanalbrister, då all information är centraliserad. Den samlade rapporteringen ger en tydlig översikt över förlorade besparingar, identifierar var läckaget uppstår och visar vilken enhet som behöver stöd.
Dessutom hotar bokningsläckage företagets duty of care. Det är ingen hemlighet att COVID-19 har förändrat resebranschen och omdefinierat duty of care samt hanteringen av reserisker. Utan full insyn i var dina medarbetare befinner sig under en nödsituation kan din förmåga att ge stöd till resenärerna påverkas negativt, vilket är avgörande för ett framgångsrikt affärsreseprogram