Onboarding av en ny affärsresebyrå
Att hitta rätt affärsresebyrå för ditt företag är en viktig del för att lyckas med ditt reseprogram. Men när du väl har gjort ditt val, hur säkerställer du en smidig övergång från den tidigare byrån till den nya, utan att störa dina resenärer?
Med deadlines att hålla, tekniska lösningar att utveckla och komplexa nätverk att hantera kan implementeringen kännas övermäktig redan innan den ens börjat. Men det behöver inte vara så krångligt. Att implementera en ny affärsresebyrå ger dig faktiskt chansen att förbättra ditt reseprogram och maximera dess potential.
Vi har sett vad som fungerar och vad som inte gör det, samt vilka misstag som ofta sker under onboardingprocessen. För att göra förändringen så smidig som möjligt har vi samlat våra erfarenheter och sammanställt våra bästa tips för en lyckad implementering.
6 tips vid onboarding av en ny affärsresebyrå
1. Engagera regionala aktörer och marknader
När man arbetar med onboarding på global nivå, särskilt om man samlar olika marknader för första gången, är det avgörande att involvera sina regionala aktörer. Minst sagt bör du förstå hur dina nyckelmarknader fungerar och hur de kommer att ta emot förändringarna. För att ge din implementering de bästa förutsättningarna för framgång och undvika kostsamma eller tidskrävande problem längre fram, behöver du ett team på plats som talar det lokala språket, förstår kulturella skillnader och kan agera som förespråkare. För att en organisation ska kunna förändras och övergå till en ny affärsresebyrå är det viktigt att de berörda parterna först accepterar och sedan anammar förändringen. Att ha dessa förespråkare på plats i alla marknader kommer att bana väg för en framgångsrik implementering.
2. Ta ett helhetsperspektiv
När du implementerar en ny affärsresebyrå kan det kännas som en överväldigande uppgift, men det är troligt att det inte är den enda förändringen som pågår i företaget samtidigt. Oavsett om IT-avdelningen byter system eller ekonomifunktionen uppdaterar kreditkorten, kan det finnas många faktorer som påverkar ditt reseprogram. Därför är det viktigt att se implementeringen ur ett övergripande perspektiv. Genom att förstå vad som händer i verksamheten som kan påverka ditt reseprogram och onboarding-processen kan du samarbeta med din nya affärsresebyrå för att planera och undvika potentiella konflikter innan de dyker upp.
3. Hantera processen med empati
Det är lätt att se onboardingprocessen som något som främst handlar om tekniska lösningar som behöver designas och konfigureras. Men det handlar om mer än så – att guida hela organisationen genom den mänskliga sidan av förändringen kan vara både skrämmande och utmanande. Även om de förändringar du genomför är logiska ur ett affärsperspektiv, hur redo är egentligen din organisation för dem? Genom att kontinuerligt samla in feedback från medarbetarna kan du hantera processen med empati, och med hjälp av effektiva principer för förändringsledning kan du motverka eventuell intern motståndskraft mot förändring.
4.Ha dina framgångsmål i åtanke
Även de mest genomtänkta planerna kan gå fel, särskilt när det gäller en komplex internationell implementering. Oavsett om du måste ha de grundläggande delarna av ditt reseprogram klara till en viss deadline, eller om du har möjlighet att hantera och lösa problem redan från början, är det viktigt att ha tydligt definierade framgångsmål från början och att inte tappa fokus på dem bland alla projektets detaljer.
5. Sätt samman rätt team
Onboardingprocessen kräver insatser från flera avdelningar och berörda parter, inklusive IT, ekonomi, HR och resebokare på ledningsnivå. De mest framgångsrika implementeringarna har en projektledare från klientens organisation som kan dra nytta av kunskapen från olika delar av verksamheten, ge feedback och hjälpa till att driva förändringarna framåt.
Det handlar dock inte bara om en ensidig relation – en bra affärsresebyrå kommer att vägleda dig genom processen och ta på sig en stor del av arbetsbelastningen under onboarding. På FCM består våra implementeringsteam av experter inom teknik, projektledning och design som arbetar tillsammans med våra kunder för att effektivt implementera deras reseprogram. Våra kundansvariga hanterar den övergripande kundrelationen och driver de olika aktiviteterna för förändringsledning.
6. Ha de grundläggande delarna på plats
För att undvika att din implementering stannar av är det avgörande att ha de grundläggande elementen på plats redan från början. En smidig process bygger på korrekt och tillförlitlig information. Så så snart du har valt din nya affärsresebyrå bör du börja samla följande information att dela med dem:
- Profildata – Ha en klar förståelse för hur din profildata fungerar och hur du kan överlämna den till din nya affärsresebyrå.
- Betalningsmetoder – Känn till de olika betalningsalternativen på alla dina marknader och se till att ha en tydlig strategi för hur resor ska betalas.
- Struktur för juridiska enheter – Ha en god insikt om din juridiska enhetsstruktur och förklara den klart för din affärsresebyrå. Att förenkla en komplex struktur kan leda till en lösning som inte passar dina behov.
Genom att ha dessa grundläggande element på plats och hjälpa din nya affärsresebyrå att få en helhetsbild av ditt bokningsekosystem kan de börja utveckla skräddarsydda lösningar som möter ditt företags resebehov och framgångsmål.
Att underlätta förändringsprocessen med FCM
På FCM har vi en flexibel, skalbar och anpassningsbar metod för förändringsledning som är utformad för att möta just ditt företags unika behov. Vår struktur fokuserar på att driva resultat snarare än att följa strikta processer.
Från att analysera dina behov av involvering av berörda parter till att spåra och mäta antagningskriterier, kombinerar vi globalt erkända metoder med bästa praxis inom kommunikation och budskapskomponenter för att skapa en inspirerande och spännande förändringsresa för din organisation.