10 steg för en framgångsrik offertförfrågan
En process för att skapa en offertföfrågan (RFP) för att hitta din framtida affärsresebyrå kan ta flera månader att genomföra. Det kan vara utmattande, tidskrävande och stressande. Dessutom ger det inte alltid den bästa insikten i en affärsresebyrås verkliga kapabiliteter eller dina resebehov.
Det är därför helt naturligt att du vill se till att du får ut det mesta av din offertförfrågan för din framtida affärsresepartner. Här är 10 steg att överväga när du funderar på hur du ska genomföra din RFP.
1. Förstå ditt företags resebehov (dvs. behöver du ens en RFP?).
Hur mycket reser ditt team? Är din relation med din affärsresebyrå transaktionell eller strategisk? Om dina resebehov är grundläggande och du är nöjd med din nuvarande affärsresebyrå, kanske du inte ens behöver en RFP.
Alternativt kan du vara på jakt efter en partner som erbjuder mer än bara de lägsta priserna för ditt reseprogram. En som har kapacitet att hantera komplicerade resor med flera etapper och destinationer, kan identifiera besparingar och möjligheter, samt effektivisera processen för ditt team. I så fall kan det vara dags att överväga en ny affärsresebyrå.
Förstå varför, var och hur ofta ditt team reser. Med andra ord, vad är ditt reseavtryck? Detta bör vara utgångspunkten för varje RFP.
2. Ranka dina främsta resebehov
Prioriteringarna varierar mellan företag. Vissa kommer att fokusera mer på kostnadsbesparingar och utgiftskontroll, medan andra lägger stor vikt vid riskhantering för sina resande anställda.
Är det viktigt att dina reserelaterade tjänster inkluderar support dygnet runt? Vad är den största drivkraften? Är ett onlinebokningsverktyg eller mobilapp avgörande för framgången med ditt reseprogram?
Tänk noggrant på din organisations unika behov och rangordna dem efter viktighet så att alla är på samma sida.
3. Identifiera dina nuvarande utmaningar
Har vi nämnt vikten av att ha rätt personer i rummet? Ställ relevanta frågor till alla berörda i ditt team, inklusive ledning, resebokare och resenärer.
Fråga vad deras största frustrationer är under affärsresorna. Vad fungerar inte med din nuvarande resehanteringslösning? Vilka behov tillgodoses inte tillräckligt av dina nuvarande affärsresebyråer eller reseagenter?
4. Var generös med information
Ju mer en potentiell affärsresebyrå vet om dig och dina behov, desto bättre kan de bedöma om de passar för ditt företag. Inkludera detaljer som din geografiska närvaro, företagskultur, online-funktioner, aktuella rese- och utgiftspolicys samt reseutgifter.
Ge också information om dina föredragna prissättnings- och betalningsprocesser, säkerhetsriskbedömningar, uppförandekoder och dina mål för relationhantering. Transparens är avgörande här, eftersom bristande detaljer ofta leder till en klyfta mellan en organisation och dess affärsresebyrå.
5. Tänk på vilken information du behöver… och vad du inte behöver
Fallstudier? Utmärkt. Klientreferenser? Absolut. Men behöver du verkligen CV för hela teamet? Medan viss information alltid kommer att vara nödvändig, är andra uppgifter, såsom stödjande CV, överflödiga, särskilt eftersom personal kan flyttas eller befordras under RFP-processen.
6. Tänk på hur du vill att svaren ska formuleras
Det är en fin balans mellan att använda tiden effektivt och att samla in så mycket information som möjligt. Tänk på din RFP-mall. Ett kalkylblad är bra (och slår en 40-sidig anbudsdokumentation med hästlängder), men se till att affärsresebyråerna också kan inkludera stödjande länkar, fallstudier och videor. Du vill trots allt få en känsla för deras företagskultur – och vad som särskiljer dem från sina konkurrenter.
7. Väg svaren
Varje svar från de potentiella affärsresebyråerna bör direkt relatera till en av dina affärskrav. Det är upp till dig att avgöra vilka krav som är mest avgörande för att välja den bästa partnern. Till exempel kan du ge större vikt vid kulturell anpassning än hållbarhet, eller så kanske prissättning är det viktigaste.
8. Avsätt tillräckligt med tid för presentationer och engagemang
Allteftersom RFP-processen fortskrider kan du besluta att ersätta en traditionell panelpresentation med en workshop. Det ger dig möjlighet att engagera fler medlemmar av teamet och få en verklig känsla för deras kultur, kapabiliteter och värderingar. Du kan också begära en fullständig demonstration av deras plattform och verktyg. Oavsett vilket, se till att du avsätter tillräckligt med tid för detta.
9. Diskutera onboarding- och förändringshanteringsprocessen
Detta är viktigt, eftersom du när ditt val har gjorts vill att övergången ska vara så smidig och sömlös som möjligt. Det hjälper att förstå hur reseverksamheten kommer att introduceras för dina intressenter och resenärer.
10. Meddela alla involverade
När det är dags att tilldela kontraktet, håll dig till den tidsram du satt och visa respekt för den tid och insats som alla involverade har investerat. De som inte fick kontraktet skulle uppskatta feedback – och du kan också få värdefulla insikter under den här sista delen av processen!