Så upphandlar du affärsresor utan att spräcka budgeten

fcm-hw-image-travel-procurement

Upphandling av affärsresor handlar om mer än att bara boka de billigaste biljetterna. Gör du det på rätt sätt kan det förbättra verksamheten, spara pengar, hålla medarbetarna nöjda och lyfta hela programmet. Oavsett om du är ny på affärsreseupphandling eller vill förbättra din strategi, har vi samlat de viktigaste insikterna för att hjälpa dig få de bästa villkoren till bästa pris – och ge dig det stöd och de verktyg du behöver.

Vad innebär upphandling av affärsresor?

Upphandling av affärsresor handlar om att skapa strategier för att hantera allt som rör affärsresor, med fokus på effektivitet och kostnadsbesparingar. Vanligtvis är det upphandlingsspecialister eller en travel manager som leder arbetet, ofta i samarbete med en affärsresebyrå och andra partners, för att se till att allt fungerar smidigt och stämmer överens med företagets mål.

Olika typer av upphandling inom affärsresor

 

Travel managers använder ofta olika typer av upphandlingar för att stötta företagets verksamhet. Upphandling kan vanligtvis delas in i följande fyra huvudkategorier.

Indirekt upphandlingTjänsteupphandlingDirekt upphandling Varuupphandling

Att köpa in tjänster som stöder företagets verksamhet men som inte direkt bidrar till dess kärnprodukt. I affärsrese-sammanhang handlar det om flyg, boende, biluthyrning och tågresor.

 

Att samarbeta med och hantera tjänsteleverantörer, entreprenörer eller leverantörer som stödjer olika affärsfunktioner. 
Till exempel att anlita en affärsresebyrå för att hantera organisationens resebehov.

 

Inköp av råmaterial och produkter som är nödvändiga för företagets slutprodukt eller tjänst. Tillämpar vanligtvis inte affärsresor.

Inköp av fysiska varor och programvarubaserade prenumerationer. Det kan inkludera att prenumerera på ett onlinebokningsverktyg, men varuupphandling är inte vanligtvis förknippad med affärsresor.

Hur skiljer sig affärsreseupphandling från andra upphandlingsområden?

 

Affärsreseupphandling skiljer sig från andra upphandlingsområden eftersom den kräver en strategisk metod för att hantera olika delar på ett effektivt sätt. Första steget är att få koll på hur resorna bokas i företaget och vilken affärsresebyrå eller vilka företag som ska användas. Genom att välja den bästa affärsresebyrån kan du förhandla fram bättre priser, spara pengar, förbättra den operativa effektiviteten, stärka efterlevnaden och riskhanteringen, samt ge medarbetarna en bättre reseupplevelse.

Här är några viktiga aspekter som gör affärsreseupphandling unik jämfört med andra upphandlingsområden:

Leverantörsurval

Grunden för en effektiv affärsreseupphandling ligger i att välja rätt affärsresebyråer, flygbolag, hotell, marktransportsjänster och andra reseleverantörer. Detta innebär noggrann marknadsundersökning för att utvärdera leverantörerna baserat på deras förmåga att möta företagets behov, budget och tjänstekvalitet. Viktiga faktorer att tänka på inkluderar leverantörens rykte, pålitlighet, tekniska kapabiliteter och globala räckvidd, särskilt för organisationer med internationella resebehov.

Förhandla kontrakt

Att förhandla kontrakt med flygbolag och hotell innebär att använda data om resevanor för att få de bästa priserna, samla inköp hos utvalda leverantörer för förmånligare villkor och fokusera på mervärdestjänster, utöver priset. Genom att samarbeta med din affärsresebyrå och sätta upp tydliga serviceavtal (SLA) kan du säkerställa hög kvalitet, medan flexibilitet i förhandlingarna gör det lättare att anpassa sig till marknadsförändringar. Genom att regelbundet gå igenom och omförhandla kontrakt samt bygga starka relationer med leverantörerna kan du alltid hålla dig uppdaterad och få de bästa erbjudandena.

Säkerställa efterlevnad

Att följa företagets resepolicyer och regler är avgörande för att kontrollera kostnader, maximera leverantörsfördelar och hantera risker. Genom att säkerställa att medarbetare bokar via godkända kanaler och avtalsbundna leverantörer stödjer du både besparingar och säkerhetsstandarder för resenärerna. Genom att använda en affärsresebyrå och dess verktyg som integrerar policyriktlinjer och realtidsuppföljning kan du effektivt övervaka efterlevnaden, minska risker och säkerställa ett effektivt reseprogram.

 

Bygga och underhålla relationer

Starka och långsiktiga relationer med leverantörer är en nyckel till en framgångsrik affärsreseupphandling. De skapar förtroende, gör det lättare att lösa problem snabbt, ger bättre förhandlade priser och säkerställer förmånsbehandling vid störningar. Genom att ha regelbundna avstämningar och hålla kommunikationen öppen kan du stärka dessa relationer och öppna upp för möjligheter till både besparingar och förbättringar av tjänster. Det gör hela upphandlingen smidigare och mer hållbar.

Processen för upphandling av affärsresor

 

Upphandlingsprocessen för affärsresor kan delas upp i sex viktiga steg:

  1. Förfrågan och behovsbedömning: Identifiera specifika resebehov, såsom resmål, föredragna leverantörer och budgetbegränsningar.
  2. Marknadsanalys: Jämför potentiella reseleverantörer utifrån kostnad, rykte, kvalitet, tjänsteutbud och vilken teknologi de använder. Det här steget säkerställer att du väljer den mest lämpliga affärsresebyrån.
  3. Förhandling och inköp: När en leverantör har valts, förhandla fram kontraktsvillkoren, inklusive pris, avtalslängd och servicevillkor, för att få de bästa möjliga affärerna.
  4. Integration: Integrera den valda leverantören i företagets arbetsflöde och säkerställ att interna processer anpassas till de nya researrangemangen.
  5. Betalning: Hantera betalningar effektivt genom ett fakturahanteringssystem som spårar beställningar, fakturor och betalningar, vilket säkerställer transparens och ansvar.
  6. Utvärdering av prestation: Granska regelbundet leverantörernas prestation för att bedöma tjänsternas kvalitet och identifiera områden som kan förbättras.

Att utveckla en strategi för upphandling av affärsresor

 

En effektiv strategi för upphandling av affärsresor bygger på rätt partnerskap och teknik. Oavsett vilken affärsresebyrå och vilka specialiserade verktyg du väljer, påverkar dina val både hur smidigt och kostnadseffektivt din resehantering blir. Utforska alternativen nedan för att säkerställa att dina nuvarande lösningar är de bästa för ditt företags behov.

Att välja rätt tjänster och verktyg för affärsresor

 

Att välja rätt affärsresebyrå kan förenkla och effektivisera dina affärsresor. Här är några saker du bör tänka på:

  • Hög kvalitet och pålitligt stöd: Se till att byrån erbjuder aktuell reseinformation, säkerhetsvarningar och riktlinjer för hälsa och säkerhet.

  • Expertis och bra leverantörskontakter: En byrå med rätt kontakter kan fixa bra villkor och rabatter för dina resor.

  • Enkel och smidig bokning: Välj en byrå med ett bokningsverktyg som är lätt att använda och erbjuder bra stöd från konsulter. Dessutom bör det finnas teknik som förbättrar hela reseupplevelsen, som godkännandeprocesser och analysverktyg.

  • Integration med dina system: Det är viktigt att byråns system kan kopplas ihop med dina befintliga system för riskhantering, kostnadskontroll eller HR.

  • Optimerad resepolicy: Byrån bör hjälpa dig att minska oväntade kostnader på affärsresorna genom att optimera din resepolicy.

Kolla in de 20 viktigaste frågorna att ställa för att hitta den perfekta affärsresebyrån för dig. 

 

Utmaningar inom reseupphandling

 

 

Efterlevnad och riskhantering

För att du ska kunna optimera kostnadsbesparingarna och stärka din förhandlingsposition inom affärsreseupphandling är det viktigt att noggrant följa företagets riktlinjer och leverantörsavtal. Genom att använda partners och verktyg som överensstämmer med avtalen och säkerställer policyefterlevnad, kan du förenkla bokningar, förbättra översikten och konsolidera kostnader. Det är också viktigt att hålla leverantörerna ansvariga för sina servicenivåer och prestationsmått, samt regelbundet övervaka efterlevnaden. Detta hjälper dig att stärka relationerna med leverantörer och säkra förmånliga villkor i framtida förhandlingar.

Navigera genom en dynamisk resemarknad

Resepriser kan vara komplicerade och påverkas av ständigt föränderliga marknadsförhållanden. För att effektivt hantera dessa svängningar är det därför viktigt att utnyttja teknologi och dataanalys. Genom att övervaka utgifter, utvärdera programmets framgång och fatta informerade beslut kan du bättre anpassa dig till situationen. Det är dessutom viktigt att ha tillgång till realtidsinformation för att snabbt kunna kommunicera med dina intressenter, så att du förblir flexibel och kan reagera snabbt på förändringar.

Att balansera kostnad och resenärskomfort

Kostnadskontroll är viktigt, men att endast fokusera på kostnader kan påverka medarbetarnas tillfredsställelse och affärsresultat negativt. En holistisk strategi för reseupphandling bör prioritera resenärernas produktivitet, hälsa, välmående och hållbarhet. När resenärerna är nöjda är de oftast mer produktiva, engagerade och villiga att resa, vilket i sin tur bidrar till reseprogrammets framgång.

Framtidens affärsreseupphandling

I takt med att teknologiska framsteg fortsätter att utvecklas, blir deras påverkan på reseupphandling allt tydligare. Genom att integrera AI och maskininlärning i resehanteringsverktyg, står vi inför en revolution i hur företag hanterar bokningar, optimerar kostnader och säkerställer efterlevnad. Dessa teknologier erbjuder redan idag prediktiv analys, personliga rekommendationer och förbättrade dataskyddsåtgärder, vilket gör upphandlingen mer effektiv och anpassningsbar till förändrade behov.

Dessutom blir hållbarhet och företagsansvar centrala i strategierna för affärsreseupphandling. Företag prioriterar allt mer miljövänliga metoder, såsom att välja leverantörer med starka miljömeriter och implementera program för koldioxidkompensation. Denna förändring stämmer inte bara överens med företagens värderingar, utan möter också den växande efterfrågan på grönare affärsmetoder.

FCM tillsammans med ditt team

På FCM är vi mer än bara en tjänsteleverantör. Vår styrka ligger i vår djupa och funktionella förståelse för resebranschen och vår förmåga att föreslå förändringar baserade på dina unika programmål. Säg hej till bättre efterlevnad, bättre kontraktsprestanda och bättre reseupplevelser.

Ta reda på mer