Minska risken vid företagsresor med trygga betalningslösningar
Affärsresor är redan tillräckligt stressiga utan struliga betalningsmetoder. Ett effektivt sätt att göra resorna enklare är att se över hur betalningslösningarna fungerar.
Oavsett om det handlar om en långdistansflygning eller en kort dagsresa, hanterar affärsresenärer kostnader för hotell, måltider, transport och liknande. Eftersom dessa är affärsrelaterade utgifter, kan trygga och smidiga betalningssystem göra en stor skillnad för resenärens bekvämlighet och trygghet. Ingen vill ju att resenärerna ska behöva ligga ute med egna pengar.
Riskerna
Låt oss vara ärliga – ingen vill hantera ekonomiskt bedrägeri eller dataintrång under en affärsresa. Genom att införa en säker och allmänt accepterad betalningslösning kan företag skydda sig mot bedrägeri, dataintrång och obehöriga transaktioner. Detta ger resenärerna möjlighet att få tillgång till pengar säkert när de behöver det som mest. Med utgiftsgränser, kostnadsspårning och säkra betalningsalternativ kan allt flyta på smidigt och stressfritt för alla inblandade.
Det finns många olika betalningslösningar för affärsresor. Alternativen kan vara allt från handelskonton till virtuella kort. Låt oss ta en närmare titt:
Centralt resekonto (CTA)
Företag kan använda en centraliserad betalningsmetod för att hantera alla rese-relaterade utgifter. Ett CTA är ett enda företagskonto som hanteras av din affärsresebyrå och som är kopplat till företagets kreditkort. Det kan användas för att boka alla rese-relaterade kostnader, inklusive hotell, flyg, marktransporter, måltider osv. Denna metod erbjuder förskottsbetalningar, samlad fakturering, enkel avstämning, kostnadsspårning och rapportering, eftersom alla betalningar görs via ett och samma konto.
Med det sagt så har det kort som är kopplat till det centrala resekontot ett statiskt kortnummer och erbjuder inte särskilt många funktioner. Vid ett säkerhetsbrott, förlust av kort eller potentiellt bedrägeri, kan företag förlora känslig data, drabbas av kostsamma problem och onödiga utgifter samt riskera att lämna resenären utan en betalningslösning.
Företagskreditkort
Ett företagskreditkort utfärdas till anställda som kan använda det för att betala för affärsrelaterade reseutgifter. Det är en enkel lösning, och anställda kan använda dessa fysiska kort för olika utgifter som flygbokningar, hotellräkningar osv. Du kan sätta en utgiftsgräns på dessa kort beroende på den anställdes roll, vilket hjälper företag att hantera resekostnader och övervaka budgetläckage, vilket sparar pengar och undviker kassaflödesproblem. Även om kreditkort erbjuder flexibilitet, rapportering och möjlighet att samla kreditpoäng eller bonusar, måste affärsresenärer vara försiktiga när de bär dem. De är också lätt sårbara för bedrägerier och missbruk eftersom de kan användas för att köpa i princip vad som helst. Ur detta perspektiv kan det vara riskabelt för affärsresenärer att göra betalningar med fysiska kort eller ens bära med sig ett sådant. Att bära ett fysiskt företagskreditkort kan ibland göra affärsresor obekväma för många.
Affärsresebyråns handelskonto
Ett handelskonto är ett specialiserat konto som sätts upp och hanteras av en affärsresebyrå. Alla resebokningar och betalningar görs via detta konto på uppdrag av kunden. Detta betalningssystem erbjuder flera fördelar. Eftersom affärsresebyrån hanterar betalningarna kan företag förvänta sig minimal administration, kostnadsbesparingar och en personlig service. Med ett handelskonto hos affärsresebyrån kan företag säkerställa att resepolicyn följs, få dedikerat stöd och hjälp med att spåra och rapportera resekostnader. Vanligtvis skickar affärsresebyrån en samlad faktura i slutet av faktureringsperioden där allt är tydligt specificerat.
Virtuella kreditkort
Vad väljer du?
När du överväger olika alternativ, som kreditkort, virtuella kort och andra specialiserade konton, är det viktigt att förstå att varje lösning har sina egna unika funktioner, fördelar och utmaningar.
Alla betalningslösningar passar inte alla företag eller resenärer, så flexibilitet är avgörande. En affärsresebyrå kan erbjuda denna flexibilitet utan att kompromissa med säkerheten. Oavsett om ditt mål är att ha ett pålitligt och säkert betalningssystem för att hålla koll på alla utgifter, eller att ge dina resenärer moderna, säkra och dataskyddade betalningsalternativ, så är valet ditt.
Oavsett vad du väljer, kommer en förenklad och företagsövergripande betalningslösning att hjälpa dig spara pengar, öka efterlevnaden av företagets policyer och underlätta processen för ersättningar och rapportering.