PepsiCo - Ledande varumärke inom livsmedel och dryck

Målet

Innan PepsiCo inledde samarbetet med FCM hade de ett splittrat program som sträckte sig över 20 länder med 10 olika resebyråer. Det fanns flera rapporteringssystem, globala distributionssystem (GDS) och ingen tydlig ledning för reseprogrammet.

Med en förväntad årlig resebudget på över 40 miljoner USD stod FCM-teamet inför en stor utmaning – att skapa ett enhetligt och sammanhängande reseprogram som följer lokala versioner av en global resepolicy för mer än 5 000 resenärer och kontrakterade.

Utmaningen

Precis som med alla globala implementeringar av denna storlek fanns det flera utmaningar som FCMs globala team behövde ta itu med:

• Policyer – Under implementeringsprocessen identifierade FCM totalt 14 olika och ibland motstridiga resepolicyer på de olika marknaderna.
• Leverantörer – Cirka 150 ytterligare föredragna hotell i APAC och MEA identifierades som inte fanns med i PepsiCos globala hotellprogram. Dessutom visste mer än 100 globala hotell inte att de hade valts som föredragna hotell av PepsiCo. Detta var en viktig insikt, då det betydde att den tidigare resebyrån inte hade bekräftat hotellens urval och att priserna inte hade registrerats korrekt i GDS.
• Betalningsmetoder – Variationer fanns mellan marknaderna, där företagskreditkort inte var tillgängliga för alla resenärer i vissa länder. För att lösa detta skapades ett faktureringskonto med kreditvillkor.
• PepsiCo Thailand – Efter implementeringen upptäckte man att resevolymerna i Thailand var 100 % högre än förväntat. FCM kunde snabbt öka antalet anställda med ytterligare två resebyråkonsulter och en dedikerad resurs för visabehandling för att möta efterfrågan.
• Reseadministratörer – Många anställda på PepsiCo som ansvarade för bokningar var skeptiska till förändringar eftersom de kände att deras anställningstrygghet kunde hotas av den heltäckande tjänstemodellen. FCM lyckades erbjuda ett fullständigt och komplett bokningsstöd för resenärer, vilket minskade administrationsarbetet för dessa medarbetare.

Lösningar

Under ledning av den globala Account Managern från FCM bestod det globala teamet av account managers av två regionala accountmanagers och nationella account managers i varje land. Varje marknad följde en skräddarsydd förändringshanterings- och kommunikationsplan för att säkerställa en konsekvent programarkitektur och implementering, med stöd av en handbok som utvecklades specifikt för PepsiCo.

Teamet arbetade för att leverera:

• Enhetliga implementeringsplaner och genomförande i varje land.
• Tjänster som inrättades i Dubai och Indien, med en central lösning i Dubai som betjänade Saudiarabien och Bahrain.
• Avveckling av tjänster i Egypten och Jordanien.
• FCM Portal som en enda ingång till FCMs teknologiska ekosystem i samtliga länder.
• Roadshow-presentationer i varje marknad för resenärer och resebokare, inklusive lokalt språk där det behövdes.
• Granskning och inladdning av föredragna flygbolagspriser i bokningssystemet, med över 21 föredragna flygbolag i 72 försäljningsställen och mer än 1 400 kundspecifika priser.
• Granskning och inladdning av föredragna hotellpriser över tre GDS i bokningssystemet, med mer än 7 500 prisgranskningar genomförda på 40 dagar.
• Resenärshandböcker levererade i alla marknader som beskriver "hur man" använder PepsiCos reseprogram, tillhandahållna på engelska och lokalt språk där det var nödvändigt.
• En fullständig resebokningsprocess lanserad, inklusive flyg, hotell, bil, visum och fritidstjänster.