FALLSTUDIE
Kommunicera reseinsikter med JTIs intressenter
Höjdpunkter
Kommunicera resor
JTI har haft en spännande resa inom resebranschen de senaste åren, där de har anammat en syftesdriven strategi och samlat flera byråer under FCM som deras ledande partner i 73 av 79 länder.
För att underlätta delningen av information och uppdateringar, samt för att lyfta fram den strategiska sidan av reseupphandling, samarbetade teamet med FCM Consulting. I inledningen av processen insåg FCM Consulting att JTI, efter alla förändringar, ville nå ut med viktig reseinformation till intressenter och resenärer på ett enkelt och tydligt sätt.
Vi vill att våra medarbetare ska förstå hur förändringarna inom resebranschen påverkar vårt reseprogram, varför vi ber dem att göra vissa saker och varför resor handlar om mer än bara att boka en flygning. Det handlar om mer än bara att en person vill ta sig från A till B," förklarade Nichola Rimmer, Global Category Manager för Resor och Evenemang på JTI.
Nichola fortsatte: "Vi ville att resenärerna skulle förstå att det vi gör inte handlar om att irritera dem, utan om att hålla dem säkra eller för att förhålla oss till marknadsförhållandena. Våra kollegor behöver bli mer medvetna om att det finns en kedja av faktorer som kan påverka deras resa, men som ligger utanför vår och FCMs kontroll.
Samarbete i fokus
Efter att ha genomfört en situationsanalys för att kartlägga befintliga resurser och identifiera luckor, satte Juan Antonio Iglesias, chef för FCM Consulting EMEA, igång med att skapa en strategi för att hantera förändringarna och uppnå JTIs mål.
Han föreslog ett kvartalsvis nyhetsbrev fullt med relevant information från olika regioner och avdelningar inom både FCM och JTI. Efter att ha övervägt andra format kände Juan sig säker på att detta verktyg skulle kunna bidra positivt till projektet.
Timing är avgörande
Även om den ursprungliga planen var att publicera ett nyhetsbrev varje kvartal, anpassade teamet sig för att stödja större företagsinitiativ och undvika att överbelasta medarbetarna. År 2023 kommer det att ges ut två rese-nyhetsbrev, anpassade efter budgetcykler.
Nyhetsbrevet skickas direkt till intressenter och chefer, och delas även av det globala nätverket för indirekt upphandling (GIP) i JTIs Workplace-grupper, vilket gör det lättillgängligt för alla.
Resultatet?
- Intressenterna är mer informerade än någonsin. Medvetenheten om resegruppen och deras processer har ökat, och resenärerna har fått en bättre förståelse för vad en affärsresebyrå gör. "Det har varit spännande att samla ihop den här informationen för att förklara för resenärerna hur verkligheten ser ut och varför resor fungerar på det här sättet," sa Nichola.
- Det har skett en förändring i tankesättet bland JTIs resenärer. "När de ska boka en resa kommer de ihåg informationen de läste i nyhetsbrevet och tänker mer på sina beslut och handlingar," sa Nichola.
- Även om det tar tid att producera innehållet, hjälper det generellt till att minska 'bruset' från resenärerna. "Vi behöver inte förklara allt varje gång," sa Nichola.
- Profilen för GIP T&E-team har lyfts, och de har gått från en operativ roll till en mer strategisk inriktning.
Läs hela historien
När det gällde att implementera nyhetsbrevet och välja innehållet beskriver Nichola urvalet och leveransen som “extremt samarbetsinriktad.” Ta reda på mer om vad detta innebar och vilken typ av innehåll som skapades.