INSIKTER

DIY vs OBT vs affärsresebyrå: Dina alternativ för bokning av företagsresor

fcm-hw-image-obt-vs-tmc-blog

Att bestämma hur företaget bokar resor är ofta en hög prioritet inom affärsresehantering. Det påverkar hur dina kollegor hanterar sina resor och utgör ofta en central del av din resepolicy.

Den vanligaste metoden för att boka och hantera affärsresor är att göra det själv (DIY). Det anses vara betydligt billigare och snabbare. Men kanske är ditt företag ett som ofta ändrar sina planer och därför behöver flexibla flygalternativ, eller vill ha hotell där frukost och Wi-Fi ingår som standard.

Tänk också på den tid som går förlorad och det besvär som uppstår när man måste vänta i timmar för att tala med ett flygbolag vid förseningar eller inställda flyg. Oavsett om du har ett växande företag eller en etablerad verksamhet kan även små tids- och kostnadsbesparingar göra stor skillnad. Tyvärr är DIY inte alltid den bästa lösningen. Låt oss istället utforska hur användningen av ett onlinebokningsverktyg (OBT) och/eller en affärsresebyrå (TMC) kan förbättra upplevelsen.

 

Lär dig skillnaden

 

Gör det själv (DIY)

Om ditt företags resebokningsprocess bygger på Gör det själv (DIY), innebär det att ni hanterar bokningar själva online. Detta sker vanligtvis via en online-resebyrå (OTA) eller direkt med flygbolag och hotell. Vi förstår fördelarna; samla dina lojalitetspoäng, boka där du vill, lämna in reseräkningar efter resan.

Men det innebär att mycket tid spenderas på att söka på nätet. Och det kan bli krångligt om planerna ändras - vilka avbokningsavgifter tillkommer? Hur får dina resenärer enkel tillgång till sina resplaner; det låter som många olika mejl att hålla reda på? Och om du inte har en central plats att lagra dem, hur vet du var resenärerna befinner sig i en nödsituation?

 

Onlinebokningsverktyg (OBT

I stället för att leta på flera olika webbplatser, samlar ett onlinebokningsverktyg (OBT) alla flyg-, boende- och biluthyrningsalternativ på en enda plattform. Det kan skräddarsys för att passa din resepolicy, prioritera dina föredragna leverantörer och följa dina betalningsrutiner. Till exempel, om du föredrar att ditt team inte använder kreditkort, kan du centralisera betalningen när dina kollegor bokar resor.

OBT-bokningar kan också integreras med andra verktyg, som din affärsreseplattform, riskhanteringsverktyg och verktyg för utgiftshantering, för att ge dig full kontroll över din resebudget och framtida resor.

 

 

 

Affärsresebyrå (TMC)

En affärsresebyrå bygger vidare på OBT-bokningsupplevelsen med:

Support i världsklass: När en resa är svår att boka online eller när det uppstår problem under en affärsresa, behöver du veta att det finns någon som kan hjälpa till. Och inte bara någon, utan kompetenta reseexperter som exakt vet vad de ska göra och kan boka om dig på några sekunder.

Omfattande teknologi: Ditt OBT är bara en del av den tillgängliga teknologin. Genom att integrera ett OBT med din affärsresebyrås bredare teknologiplattformar kan du få mer detaljerade rapporter, se säkerhetsinstrumentpaneler och få bättre kontroll över reseutgifter.

Account Management: Från första början kan din affärsresebyrås Account Manager hjälpa dig att sätta upp ett program som är skräddarsytt för ditt företag. De ger råd om de bästa verktygen för ditt program, hjälper dig att få koll på dina reseutgifter och identifierar potentiella besparingar.

 

 

Vad du bör tänka på när du väljer alternativ för affärsresebokningar

 

Tjäna poäng genom din affärsresebyrå

En utbredd missuppfattning är att du måste boka via flygbolagets eller hotellets egen webbplats för att tjäna poäng. Men du kan faktiskt tjäna och använda dina lojalitetspoäng när du bokar genom en affärsresebyrå också. Lojalitetsuppgifterna för varje anställd lagras, så de behöver inte anges varje gång. Det finns till och med företagslojalitetsprogram för företag som vill samla belöningar centralt.

 

Frigör tid för alla

Genom att välja en eller några få leverantörer kan du hjälpa dina kollegor att slippa leta på flera olika webbplatser. Vanligtvis hanterar resenärerna och bokarna sina egna onlinebokningar, så det är viktigt att det är enkelt och användarvänligt. Att ha snabb tillgång till en reseexpert kan först verka lite tidskrävande, men det sparar både tid och stress, särskilt om resplanen är komplicerad eller om det uppstår en nödsituation.

 

Spara pengar

Även om det kan tillkomma en transaktionsavgift när du använder en affärsresebyrå, finns det fortfarande möjligheter att spara pengar på lång sikt. Med full insikt i din affärsresevolym kan du förhandla fram egna förmånliga priser med flygbolag, hotell och andra reseleverantörer. Hos FCM får du dessutom exklusiva företagspriser som vi har förhandlat fram å dina vägnar, och som inkluderar de nödvändiga affärsresande.

 

Företagskultur

Företag har olika sätt att hantera sina reseprogram, vanligtvis beroende på företagets kultur och särdrag. Vissa föredrar en digital-first-approach, medan andra fortfarande vill ha den personliga kontakten. Målen varierar också - ja, resebudgeten är viktig men vissa fokuserar mer på upplevelse och säkerhet än andra. Er sida för företagsresebokningar och de val ni gör bör matcha detta.

 

Fördelen med en kontaktpunkt

Föreställ dig att dina möten och avtal plötsligt ändras. Istället för att kontakta flygbolaget för att ändra din flygning, hotellet för att ändra din bokning, och någon annan för din biluthyrning... kan du istället chatta, mejla eller ringa en reseexpert. De har koll på hela resplanen och dina preferenser, vilket gör det snabbt och enkelt att organisera om.

 

Din rese- och utgiftspolicy

Affärsresebyråers teknologi är utformad för att följa företagets resepolicy och säkerställa att ni håller er till den. Till exempel kan systemen ställas in så att de bara visar föredragna leverantörer inom den godkända budgeten. Dessutom kan ett OBT konfigureras för att inkludera en godkännandeprocess. När man bokar resor genom att bläddra på flera olika webbplatser är det däremot svårt att ha samma kontroll över vad som bokas.

 

Personlig resesupport

En erfaren reseexpert optimerar företagets resor genom att ha full koll på din resepolicy och genom sin omfattande branschkännedom. Till exempel köper de flexibla biljetter baserat på tidigare beteenden. En affärsresebyrå håller affärsresenärernas profiler tillgängliga och lär känna varje individs personliga preferenser, såsom deras favoritrum eller föredragna chaufför.

 

Specialiserade resebehov

Onlinebokningsverktyg (OBT) är praktiska för enkla resplaner, som en tvådagarsresa från en stad till en annan. För mer komplexa resplaner med många destinationer eller avlägsna platser är en reseexpert ovärderlig för att hjälpa till med organiseringen.

Visste du att det finns särskilda flygpriser för marinsektorn, olje- och gasindustrin, underhållningsindustrin samt gruppbokningar? En affärsresebyrå kan erbjuda dig tillgång till dessa alternativ med extra förmåner inkluderade.

 

Hantera flera ändringar

Om ditt företag ofta behöver vara flexibelt med mötesscheman och ändra reseplaner i sista minuten, kanske en renodlad online-lösning inte är det bästa alternativet för dig. Att hantera många ändringar tar tid, och de flesta onlinebokningsverktyg (OBT) är inte utformade för att hantera dessa ändringar utan hjälp från en reseexpert, vilket kan medföra extra kostnader. Med ditt dedikerade team från affärsresebyrån har du alltid den backup du behöver.

 

Slutsats

Precis som med det mesta inom affärsresehantering börjar fastställandet av dina bokningsprocesser med forskning och data. Prata med viktiga intressenter, som dina resenärer, dina ekonomiteam, din säkerhetsavdelning. Företagen bör tänka på de processer som redan finns på plats för saker som lönehantering, HR och utgifter; dina val för affärsresebokningar kan följa samma mönster och kan till och med ha potential för inhemska integrationer.

Redo att lära dig hur en ledande resebyrå för företag kan förbättra dina affärsresor? Kontakta oss!

Du kan alltid avregistrera dig helt från våra utskick genom att klicka på avregistreringslänken längst ner i våra e-mail.