ÉTUDE DE CAS
Automatisation des notifications voyage quelque soit la canal de réservation utilisé
Contexte
JTI avait mis en place des notifications personnalisées dans Concur Travel, mais elles étaient trop longues et pas suffisamment claires pour les managers et les voyageurs. L'équipe ne voulait pas complexifier ses processus de voyage avec un système d'approbation difficile à mettre en place. Nichola Rimmer, Global Category Manager Travel & Events, et son équipe avaient besoin d'un moyen simple pour envoyer une notification de réservation de voyage par e-mail.
Évolution et personnalisation
Au fur et à mesure de l'évolution des fonctionnalités de la FCM Platform, Nichola a vu une opportunité de communiquer une notification non seulement par courrier électronique, mais aussi dans la plate-forme.
En utilisant l'option « Advise flow » de la FCM Plaform, le processus est simple :
1. Le voyageur réserve son voyage, après en avoir informé son manager.
2. Le manager et le voyageur reçoivent tous deux une notification et un courriel lorsqu'un voyage est réservé. Il contient des informations telles que
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Un emoji « pouce levé » ou « pouce baissé » selon qu'il s'agit d'une réservation conforme à la politique voyages.
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La compagnie aérienne réservée.
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Informations sur l'itinéraire et le coût total du voyage.
3. Le manager et le voyageur peuvent se rendre sur la FCM Platform pour consulter l'itinéraire.
« Concur Travel est utilisé dans les pays qui comptent un grand nombre de voyageurs, mais nous avions un problème de communication avec tout ce qui est purement hors ligne ou avec d'autres outils de réservation. La FCM Platform nous a permis de cibler tout le monde avec un processus simple et identique pour tous », a déclaré Nichola.
Créer de la valeur
« C'est une grande victoire pour nous de pouvoir envoyer ces notifications aux voyageurs dans des pays où nous ne pouvions rien faire auparavant », a déclaré Nichola.
Les managers sont davantage responsabilisés maintenant qu'ils sont au courant de ce qui se passe, qu'ils peuvent apporter leur aide sur des questions de sécurité et qu'ils savent facilement quoi faire s'il y a des incohérences.
Au départ, il y avait des notifications aériennes et hôtelières, mais l'équipe a décidé de supprimer les notifications hôtelières après avoir constaté que la plupart d'entre elles étaient conformes à la politique de réservation. Cela a permis de se concentrer sur les vols, où il y a plus d'opportunités d'économiser de l'argent.
Changement de comportement
Nichola et son équipe n'ont pas reçu de plaintes concernant le nombre de courriels reçus, mais commencent à observer des changements.
« Je pense que cette évolution est due à une prise de conscience. Les voyageurs voient que leur manager est en copie de ces messages et ils savent qu'il faut y prêter attention. Ces notifications rassurent également la direction en leur montrant qu'il y a une certaine responsabilité et que les gens réfléchissent différemment avant de voyager », a déclaré Nichola.
Au fil du temps, les notifications peuvent amener les managers à reconsidérer les voyages.