Le guide du voyage d'affaires

L'année 2024 marque un net rebond du secteur des voyages d'affaires après les perturbations liées à la pandémie de Covid-19. Selon le Global Business Travel Association, les dépenses mondiales pour ces déplacements professionnels devraient atteindre 1,6 trillion de dollars, soit une hausse de 14% par rapport à 2022. En France, le marché des voyages d'affaires a connu une croissance soutenue de 8,5% en 2024, représentant désormais 24 milliards d'euros selon l'Observatoire des Voyages d'Affaires. Cette reprise s'explique par la relance économique mondiale et la levée des restrictions sanitaires qui ont permis aux entreprises de rattraper le retard accumulé en termes de rencontres clients, formations et événements en présentiel.

Les déplacements pour les réunions et les événements représentent toujours la plus grande part avec 41% des déplacements professionnels. La durée moyenne d'un voyage d'affaires est également remontée à 4,1 jours en 2024, contre 3,7 jours en 2022. Ce dynamisme reflète la vitalité du monde des affaires et la volonté des entreprises d'investir à nouveau dans le développement commercial et le networking en personne après deux années perturbées par le Covid.

Cependant, les enjeux de durabilité et de maîtrise des coûts restent prégnants. Les entreprises cherchent à optimiser leurs dépenses tout en réduisant l'empreinte carbone de leurs déplacements, ce qui favorise l'émergence de nouvelles pratiques comme les réunions hybrides.

Pour l'entreprise

Les voyages d'affaires représentent un investissement stratégique pour les entreprises à plusieurs niveaux. Tout d'abord, ils permettent de développer de nouvelles opportunités commerciales en rencontrant physiquement des clients et prospects sur leurs marchés. C'est un moyen efficace de prospecter, négocier des contrats ou encore lancer de nouveaux produits. Ensuite, ces déplacements professionnels renforcent les relations avec les clients existants, les partenaires et fournisseurs clés. La présence physique crée un lien de confiance essentiel dans les relations d'affaires.

Au-delà des retombées commerciales directes, les voyages d'affaires favorisent également le travail d'équipe et la cohésion entre collaborateurs. Que ce soit lors de séminaires, conventions ou autres réunions, ces moments permettent de fédérer les équipes autour d'objectifs communs. Enfin, les entreprises peuvent accéder à des formations de très haut niveau ainsi qu'à des conférences et salons incontournables pour rester à la pointe dans leur secteur d'activité.

Pour l'employé

Du côté des salariés, les voyages d'affaires représentent une expérience professionnelle riche et valorisante. Ils permettent d'élargir ses compétences en participant à des formations pointues mais aussi d'étoffer son réseau professionnel en rencontrant de nouveaux acteurs. C'est l'opportunité de découvrir d'autres environnements de travail, cultures d'entreprise..

Cette ouverture apporte un réel enrichissement personnel et professionnel. Les voyages d'affaires peuvent aussi être un tremplin pour la progression de carrière en donnant plus de visibilité ou encore en permettant de se former à de nouvelles missions. Enfin, cette mobilité représente un réel avantage pour les salariés qui apprécient de rompre avec la routine du bureau.

Il existe une diversité de voyages d'affaires, chacun répondant à des besoins spécifiques et poursuivant des objectifs distincts. Parmi les catégories principales, on retrouve tout d'abord les déplacements destinés aux réunions, conférences et événements professionnels tels que les salons, congrès, conventions et séminaires. Ces occasions permettent aux entreprises de réseauter, de partager des connaissances et de rester à jour sur les dernières tendances de leur secteur.

Les voyages de prospection commerciale constituent une autre catégorie importante, visant à développer le portefeuille clients de l'entreprise en rencontrant de nouveaux partenaires potentiels, en explorant de nouveaux marchés et en renforçant les relations commerciales existantes.

Les déplacements pour formations qualifiantes occupent également une place significative, comprenant des séminaires, des certifications et autres programmes de développement professionnel. Ces voyages permettent aux employés d'acquérir de nouvelles compétences et de rester compétitifs sur le marché du travail en constante évolution.

Les voyages pour audits, inspections et contrôles sur des sites distants constituent une autre catégorie importante, permettant aux entreprises de garantir la qualité de leurs opérations, de respecter les normes réglementaires et de maintenir la conformité avec les standards de l'industrie.

En outre, les déplacements liés à des projets ou chantiers spécifiques, tels que les implantations ou installations, sont également courants dans le monde des affaires. Ces voyages impliquent souvent la coordination de différentes équipes et la gestion de ressources dans des environnements nouveaux ou éloignés.

Il est fréquent que les entreprises combinent ces différents types de déplacements en fonction de leurs besoins spécifiques. Par exemple, un même voyage peut être à la fois une opportunité de formation et de rendez-vous commerciaux, permettant ainsi d'optimiser les ressources et de maximiser les résultats. En résumé, les voyages d'affaires sont un outil essentiel pour les entreprises, leur permettant de rester compétitives, de développer leur réseau et de saisir de nouvelles opportunités de croissance.

La gestion autonome

Dans ce cas, chaque employé organise de manière indépendante ses déplacements professionnels : réservations des transports, hébergements, remboursements des frais etc. C'est le mode le plus flexible qui laisse une grande liberté aux collaborateurs. Cependant, il manque de visibilité pour l'entreprise sur les coûts et les process peuvent vite devenir chronophages.

La gestion par un travel manager

De nombreuses entreprises font appel à un travel manager, un responsable dédié qui gère de A à Z les voyages d'affaires pour l'ensemble des collaborateurs. Il s'occupe des réservations, de la logistique, de la mise en place d'outils de gestion des notes de frais etc. Ce mode de gestion permet une réelle optimisation des coûts et de l'organisation. Mais il nécessite des ressources humaines supplémentaires dédiées.

La gestion par une agence de voyage d'affaires

L'externalisation complète de la gestion des voyages d'affaires auprès d'un prestataire spécialisé représente un troisième mode opératoire. Ces agences disposent d'une expertise pointue, avec des outils technologiques dédiés et des tarifs négociés pour réaliser des économies. En contrepartie, leurs services génèrent des coûts qui peuvent être élevés pour les petites structures.

Mettre en place une politique voyage stricte

Définir une politique voyage d'entreprise avec des règles claires et contraignantes est un premier levier incontournable pour maîtriser les dépenses liées aux déplacements professionnels. Il s'agit tout d'abord d'encadrer strictement les choix de transport, d'hébergement et de restauration en fonction de la durée et du type de mission. Par exemple, imposer le train plutôt que l'avion pour les trajets inférieurs à 3 heures ou limiter les réservations aux hôtels 3 étoiles maximum. Fixer des plafonds de dépenses et des catégories tarifaires à respecter comme la classe économique pour les vols est également essentiel. Au-delà des règles, instaurer un processus de validation obligatoire des réservations et des dépenses avant le départ permet un contrôle renforcé.

Négocier des tarifs globaux  

Négocier des tarifs préférentiels auprès des différents prestataires (compagnies aériennes, chaînes hôtelières, loueurs de véhicules...) est un axe primordial pour réduire les coûts. En massifiant les volumes de réservations, les entreprises disposent d'un réel pouvoir de négociation pour obtenir des remises significatives. Regrouper les achats de voyages au niveau du groupe plutôt que par entité permet également de peser davantage dans ces négociations tarifaires annuelles ou pluriannuelles.

Optimiser les réservations

Optimiser en amont le processus de réservation des voyages d'affaires représente un gisement d'économies non négligeable. Le déploiement d'un outil de réservation en ligne dit "self-booking tool" permet aux collaborateurs de gagner en productivité et d'accéder aux meilleurs tarifs disponibles à l'instant T. Favoriser les réservations regroupées plutôt qu'au cas par cas et surtout les effectuer bien en avance permet aussi de bénéficier des prix les plus bas. Enfin, privilégier systématiquement les vols et trains directs sans escale évite de multiplier les frais annexes (repas, transferts...).

Automatiser la gestion des notes de frais

Automatiser et centraliser la gestion des notes de frais est un autre levier pour réduire les coûts et gagner en efficacité. Le déploiement d'un module dédié intégré à l'outil de réservation en ligne permet de simplifier le processus de saisie, de contrôle et de remboursement des dépenses. L'utilisation généralisée de cartes d'entreprise prépayées plutôt que les remboursements de frais après le déplacement assure également un meilleur suivi et contrôle des dépenses engagées.

Favoriser les alternatives aux déplacements

Face à l'enjeu de réduction des coûts et de l'empreinte carbone, favoriser les alternatives aux déplacements physiques devient incontournable. Développer les réunions et séminaires à distance via des solutions de visioconférence ou de réalité virtuelle permet de limiter les voyages tout en gardant un lien humain. Pour les déplacements locaux, encourager le covoiturage entre collaborateurs ou l'utilisation des transports en commun plutôt que la location de véhicules individuels génère également des économies.

Sensibiliser les collaborateurs

Enfin, au-delà des aspects organisationnels et technologiques, la réduction pérenne des coûts des voyages d'affaires passe par une réelle sensibilisation et responsabilisation des collaborateurs. Communiquer clairement sur la nouvelle politique voyage, former les équipes à son application et expliquer les enjeux économiques sont essentiels. Utiliser des "nudges" contextuels, comme des messages incitatifs au moment de la réservation, peut aussi permettre de guider les voyageurs vers les meilleurs choix en termes de coûts.

La maîtrise des dépenses liées aux déplacements professionnels nécessite donc une approche à la fois stricte sur les process, outillée grâce aux nouvelles technologies, mais aussi fédératrice en impliquant l'ensemble des collaborateurs concernés.