L’importance du sourcing fournisseurs

Sans fournisseurs de qualité, le voyage d’affaires ne fonctionne pas. Mais acheter des prestations de voyage est bien plus complexe que commander du matériel de bureau. Il faut une vraie stratégie pour sélectionner les bons partenaires – agences de voyages, compagnies aériennes, hôtels, prestataires de transport – capables d’allier maîtrise des coûts, qualité de service et fiabilité.

Ce guide vous donne les clés pour structurer votre démarche à chaque étape : élaboration de la stratégie, évaluation des fournisseurs, gestion globale de la chaîne d’approvisionnement du voyage d’affaires.

1 - Définir les besoins en voyage

Jo Lloyd, Directrice mondiale de la gestion des comptes chez FCM Consulting, insiste sur les fondamentaux du sourcing stratégique : « Trouver des prestataires compétitifs, c’est essentiel, mais ce n’est qu’une partie de l’équation. Le vrai enjeu, c’est de construire des partenariats solides et agiles, capables d’évoluer avec les besoins de l’entreprise et le contexte global. »

Le moins cher n’est pas toujours le bon choix. Un sourcing efficace repose souvent sur un équilibre entre plusieurs critères :

– Maîtrise des coûts et gains d’efficacité
– Qualité de service et fiabilité des données
– Gestion des risques et sécurité
– Respect des politiques internes
– Satisfaction des voyageurs

Voici les étapes clés pour bâtir une stratégie de sourcing adaptée au voyage d’affaires.

Comprendre les besoins en voyage d’affaires

Avant de se lancer dans la recherche de prestataires, il est essentiel d’analyser précisément les besoins de l’entreprise. Cela implique notamment de :

– Étudier les habitudes de déplacement actuelles
– Identifier les destinations clés
– Comprendre les préférences en matière de transport et d’hébergement
– Prendre en compte les besoins spécifiques (accessibilité, durabilité…)
– Évaluer les dépenses existantes et à venir

L’objectif : établir un profil clair du programme voyages, qui servira de fil conducteur pour le sourcing.

Construire un profil voyages complet

Comment élaborer ce profil, qui devient la base même de votre stratégie ? Il vous aide à définir des critères de sélection concrets, adaptés à vos priorités, vos contraintes et vos ressources.

Felicity Burke, Directrice APAC chez FCM Consulting, insiste sur l’importance d’un profil détaillé pour permettre aux agences et prestataires d’identifier les bonnes solutions et de comprendre votre valeur en tant que client. « Un profil bien construit, c’est une vraie boussole pour piloter votre stratégie de sourcing à l’échelle mondiale. Il permet non seulement de repérer les bons partenaires, mais aussi de les aider à personnaliser leur offre. C’est la clé pour créer des relations plus solides et un meilleur retour sur investissement. »

Voici les éléments que votre profil peut inclure

Habitudes de voyage

Répartition entre voyages domestiques et internationaux, destinations fréquentes, périodes de pics, événements récurrents…

Voyageurs

Qui voyage dans l’entreprise (par service, par fonction) ? Y a-t-il des besoins spécifiques (accessibilité, régimes alimentaires…) ? Des exigences pour les dirigeants ou VIP ?

Fournisseurs actuels

Quels prestataires utilisez-vous déjà (aériens, hôteliers, location de voiture) ? Leurs offres correspondent-elles aux attentes des voyageurs ?

Budget

Quel est le budget alloué aux déplacements ? Y a-t-il des plafonds ou des forfaits à respecter selon la politique interne ?

Politique voyages

Quelles sont les règles en vigueur ? Existe-t-il des dérogations ou des flexibilités ? Comment fonctionne le processus de validation ?

Technologie

Quels outils utilisez-vous pour la réservation, les notes de frais, le reporting ? Comment les futurs prestataires devront-ils s’intégrer dans cet écosystème ?

Objectifs RSE

Quelles sont vos ambitions en matière de développement durable ? Quels critères « green » doivent être pris en compte dans les choix de fournisseurs ?

Duty of care

Comment gérez-vous les risques liés aux déplacements ? Quelles sont vos attentes vis-à-vis des fournisseurs en matière de sécurité, suivi, reporting ?

Paiement et gestion des dépenses

Quels moyens de paiement privilégiez-vous ? Quelles sont vos exigences en matière de facturation, de reporting, et de transmission des données ?

2 - Analyse du marché du travel sourcing

Avant de prendre des décisions, il est essentiel de réaliser une analyse approfondie du marché. Pour Ashley Gutermuth, responsable FCM Consulting Amériques, « une étude de marché bien menée est la base d’un sourcing réussi. Il ne s’agit pas seulement de connaître les offres existantes, mais de comprendre comment chaque fournisseur peut répondre à vos besoins spécifiques et renforcer la valeur de votre programme voyages. »

Rechercher les fournisseurs potentiels

Le sourcing des prestataires en voyage d’affaires, y compris le choix de votre agence, repose sur une bonne connaissance du marché. Cela implique d’analyser les tendances, de s’informer sur les pratiques du secteur et de collecter des données concurrentielles. Pour cela, appuyez-vous sur les annuaires professionnels, les salons, les événements spécialisés et votre réseau.

Une fois les fournisseurs identifiés, vous pouvez affiner votre sélection à l’aide d’outils adaptés et définir les critères d’évaluation pour lancer vos appels d’offres.  

Utiliser des RFIs et des RFPs

Une méthode courante consiste à envoyer une Request for Information (RFI), puis une Request for Proposal (RFP), à plusieurs prestataires. Ces documents permettent de recueillir des informations sur :

– Les capacités du fournisseur
– Les services proposés
– Leur conformité avec vos exigences voyages

Consulter un guide détaillé sur les RFP et comment moderniser le processus.

Jo rappelle : « L’étape de la RFI est essentielle dans l’évaluation des fournisseurs. Mais il est tout aussi important d’adapter votre approche à vos besoins spécifiques et à la réalité du marché. »

3 - Évaluer les fournisseurs de voyages

Après avoir reçu les réponses, il est temps de réduire la liste des fournisseurs potentiels. Voici comment faire les meilleurs choix :

Critères d’évaluation des fournisseurs

Vous commencerez par évaluer les fournisseurs potentiels en fonction des critères préalablement définis dans votre profil voyages. Analysez leurs propositions en fonction de leur adéquation avec les exigences identifiées à cette étape.

Vous prendrez en compte des facteurs tels que la réduction des coûts, la qualité des services, la fiabilité, la conformité aux politiques voyages de l’entreprise et les retours des voyageurs. L’évaluation des risques liés à la chaîne d’approvisionnement est également cruciale, en examinant des éléments comme la solidité financière des fournisseurs, leur capacité à répondre à la demande, leur impact environnemental et les tendances du marché.

Visites sur site et démonstrations

Si vous n’avez pas toutes les informations nécessaires, allez plus loin. Organisez des entretiens de clarification si besoin pour ne rien laisser au hasard. Vous pouvez également demander des démonstrations ou des visites sur site pour évaluer directement les capacités et les standards de service des fournisseurs.

4 - Négociation des contrats fournisseurs

Une fois vos fournisseurs préférés identifiés, il est temps d’entamer les négociations.

Négociation stratégique des contrats fournisseurs

L’objectif est de créer un véritable partenariat lors des négociations, maximisant la valeur pour vous et vos fournisseurs. Jo recommande d’« adopter une approche collaborative du processus de sourcing stratégique, prête à comprendre la perspective de votre fournisseur tout en affirmant vos propres besoins. Cette approche équilibrée mène souvent à des solutions plus innovantes et à des relations fournisseurs plus solides à long terme. »

Les principaux éléments à prendre en compte lors de la négociation des contrats sont les suivants :

Structures tarifaires : négociez au-delà des tarifs de base, en explorant les remises sur volume, les récompenses de fidélité et les services à valeur ajoutée.

Accords de niveau de service (SLA) : définissez clairement les attentes en matière de qualité de service, d’indicateurs de performance clés (KPI), de délais de réponse et de résolution des problèmes.

Flexibilité : prévoyez des ajustements en fonction des variations des volumes ou des tendances de voyage.

Technologie : assurez-vous que les fournisseurs s’intégreront à vos outils et processus existants.

Durabilité et duty of care : discutez des moyens par lesquels les fournisseurs peuvent soutenir vos initiatives de voyage responsable et vos mesures de sécurité pour les voyageurs.
 

Finalisation des accords de sourcing globaux

Felicity souligne que « un contrat bien rédigé apporte de la clarté et de la sécurité pour les deux parties, tout en permettant la flexibilité nécessaire dans le monde des affaires actuel. Il vaut la peine de prendre le temps de bien faire les choses. »

Lors de la formalisation des partenariats, concentrez-vous sur la création de contrats clairs et complets qui :

– Énoncent explicitement toutes les conditions convenues, en évitant les termes ambigus.
– Précisent les attentes de service, y compris les SLA et les métriques associées.
– Spécifient les méthodes de mesure de la performance et la fréquence des rapports.
– Indiquent clairement les accords de prix et les conditions de paiement.
– Incluent des clauses sur la durée, la résiliation, ainsi que des procédures de résolution des conflits.
– Définissent le processus pour proposer et mettre en œuvre des modifications à l’accord.

En mettant l’accent sur ces éléments lors des négociations et de la finalisation des contrats, vous poserez les bases de relations fournisseurs solides et productives à long terme.

5 - Gestion des relations fournisseurs

Choisir les bons fournisseurs n’est que le début. Pour maximiser véritablement la valeur de votre programme voyages, la gestion continue des relations avec les fournisseurs est essentielle. Cela implique un suivi régulier de la performance et un engagement envers l'amélioration continue.

N'oubliez pas que vos fournisseurs ne sont pas seulement des prestataires de services : ce sont des partenaires clés pour atteindre vos objectifs de gestion des voyages. Investir du temps et des efforts dans ces relations peut apporter des bénéfices significatifs en termes de performance du programme, d'efficacité des coûts et de satisfaction des voyageurs.

Suivi continu de la performance

Évaluer régulièrement la performance des fournisseurs est essentiel pour s'assurer qu'ils continuent à répondre aux besoins de votre organisation et à respecter leurs obligations contractuelles. 

Voici comment aborder cette tâche :

  • Définissez des indicateurs de performance clés (KPI) pour des critères comme les économies de coûts, la qualité du service, la performance, la résolution des problèmes, la satisfaction des voyageurs et la conformité aux politiques.

  • Utilisez les outils de reporting et d’analyse de données de votre société de gestion des voyages pour collecter et analyser les données de performance des fournisseurs sur une base mensuelle et trimestrielle.

  • Planifiez des réunions de révision régulières avec les fournisseurs clés. Profitez de ces sessions pour discuter des tendances de performance, aborder les problèmes éventuels et aligner les objectifs futurs.

Ashley souligne que « le suivi de la performance n'est pas uniquement destiné à repérer les fournisseurs qui ne respectent pas leurs engagements. Il s'agit de créer une compréhension partagée de ce qui fonctionne bien et des domaines où des améliorations sont possibles. »

Amélioration continue et collaboration

Une relation fournisseur réussie doit être un partenariat axé sur l'amélioration et l'innovation continues. Voici quelques conseils pour y parvenir :

  • Maintenez une communication ouverte, avec des points de contact réguliers avec vos fournisseurs clés.

  • Demandez régulièrement des retours aux voyageurs et aux organisateurs de voyages concernant la performance des fournisseurs, et partagez ces retours avec eux.

  • Traitez rapidement les problèmes, en établissant des processus et des canaux clairs pour le feedback, l'escalade des problèmes et leur résolution. Encouragez les fournisseurs à être proactifs dans la résolution des problèmes.

  • Innovez ! Collaborez avec les fournisseurs sur de nouvelles approches et invitez-les à partager des idées ou des technologies qui pourraient bénéficier à votre programme voyages.

  • Alignez-vous avec les fournisseurs pour comprendre et répondre aux tendances du secteur, puis collaborez sur des stratégies pour y faire face.

  • Reconnaissez les fournisseurs qui ont des performances constantes et envisagez des incitations pour ceux qui dépassent les objectifs de performance.

Selon Jo, « les programmes voyages les plus réussis se construisent lorsque les acheteurs et les fournisseurs agissent comme de véritables partenaires. Encourager une culture d'amélioration continue et de collaboration ouverte permet de réaliser des économies de coûts, stimule l'innovation et améliore finalement l'expérience des voyageurs.

L’excellence en gestion des voyages d’affaires

Le sourcing stratégique des fournisseurs est un pilier clé d’une gestion des déplacements professionnels performante et rentable. Il améliore l’expérience des voyageurs tout en ayant un impact direct sur vos coûts. Résultat : un meilleur niveau de service, des réservations plus fluides et des déplacements plus fiables.

FCM Consulting, à vos côtés

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