Achats dans le voyage d’affaires : Les meilleures pratiques pour un programme voyages rentable 

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Les achats liés aux déplacements professionnels ne se limitent pas à réserver les vols les moins chers. Lorsqu'ils sont abordés de manière stratégique, ils peuvent considérablement améliorer les opérations de l'entreprise, réduire les coûts, satisfaire les employés et optimiser l'ensemble du programme voyage. Que vous débutiez dans le domaine ou que vous cherchiez à perfectionner votre approche, nous avons rassemblé les informations essentielles pour vous permettre d'obtenir les meilleures conditions aux meilleurs tarifs, avec le soutien et les outils adaptés.

Comprendre les achats dans le voyage d’affaires

Les achats dans le voyage d’affaires regroupent les stratégies qui permettent de gérer efficacement toutes les activités liées aux déplacements professionnels, en alliant efficacité et maîtrise des coûts. Généralement, ce sont les responsables achats ou les travel managers qui prennent en charge ces missions, en collaboration avec une agence de voyages d'affaires (TMC) et d'autres partenaires, afin d'assurer une gestion fluide et alignée sur les objectifs de l'entreprise.

Les types d’achats dans le voyage d’affaires

 

Les travel managers utilisent différentes catégories d’achats pour répondre aux besoins globaux de leur organisation. Ces catégories se divisent généralement en quatre grandes sections : 

Achats indirectsAchats de servicesAchats directsAchats de biens

Services qui soutiennent les activités de l’entreprise sans contribuer directement à son produit principal (ex. : vols, hébergements, locations de voitures).  

Gestion des prestataires pour soutenir diverses fonctions, comme engager une agence de voyages d'affaires.  

Acquisition de matières premières nécessaires à la production (peu pertinent dans ce contexte).

Acquisition d’éléments tangibles ou d’abonnements logiciels, tels qu’un outil de réservation en ligne (rarement prioritaire dans le voyage d'affaires). 

En quoi les achats dans le voyage d’affaires diffèrent-ils des autres secteurs ?

 

Les achats liés au voyage d'affaires nécessitent une approche stratégique pour gérer efficacement leurs différentes composantes. Cela commence par le choix ou la consolidation des canaux de réservation et la sélection des agences de voyages d'affaires (TMC). Travailler avec la bonne TMC peut non seulement optimiser les coûts, mais également améliorer l’efficacité opérationnelle, garantir la conformité, réduire les risques et offrir une meilleure expérience aux voyageurs.

Points clés qui distinguent les achats voyage :

Sourcing des fournisseurs

La base d’une gestion efficace des déplacements professionnels réside dans le choix des bons prestataires : agences de voyages d’affaires (TMC), compagnies aériennes, hôtels, services de transport terrestre, et autres fournisseurs. Cela implique une recherche approfondie du marché pour évaluer les fournisseurs en fonction de leur capacité à répondre aux besoins de l’entreprise, à respecter le budget et à garantir une qualité de service optimale. Les critères clés incluent la réputation, la fiabilité, les capacités technologiques et la couverture internationale, particulièrement pour les organisations ayant des besoins en voyages internationaux.

Négociation des contrats

La négociation de contrats avec les compagnies aériennes et les hôtels repose sur l’analyse des habitudes de voyage pour obtenir des tarifs avantageux, la consolidation des dépenses auprès de fournisseurs privilégiés pour des conditions améliorées, et l’accent mis sur des services à valeur ajoutée au-delà du prix. Avec votre TMC, établir des accords de niveau de service (SLA) garantit la qualité, tandis que négocier des conditions flexibles permet de s’adapter aux fluctuations du marché. Réviser et renégocier régulièrement les contrats tout en construisant des relations solides avec les fournisseurs assure un accès constant aux meilleures offres.

Assurer la conformité

Le respect des politiques de voyage de l’entreprise et des exigences réglementaires est essentiel pour maîtriser les coûts, maximiser l’effet de levier auprès des fournisseurs et gérer les risques. S’assurer que les employés réservent via des canaux approuvés et des fournisseurs contractuels favorise les économies et les normes de sécurité des voyageurs. L’utilisation d’une TMC et de ses outils intégrant les directives de politique et le suivi en temps réel facilite le contrôle de la conformité, réduit les risques et garantit un programme de voyage efficace.

Maintenir des relations solides

Des relations fournisseurs durables sont essentielles pour réussir la gestion des déplacements professionnels. Elles favorisent la confiance, permettent de résoudre rapidement les problèmes, d’obtenir de meilleures conditions négociées, et de bénéficier d’un traitement prioritaire en cas de perturbations. Des points de contact réguliers et une communication ouverte renforcent ces relations, identifient des opportunités d’économies et améliorent les services, rendant la gestion des déplacements plus performante et résiliente.

Processus de gestion des déplacements professionnels

 

Le processus de gestion des déplacements professionnels peut être divisé en six étapes principales :

  1. Appel d’offres et évaluation des besoins : Identifier les besoins spécifiques tels que les destinations, les fournisseurs préférés, et les contraintes budgétaires.
  2. Analyse de marché : Comparer les fournisseurs potentiels en fonction des coûts, de la réputation, de la qualité et de l’étendue des services, ainsi que des technologies utilisées. Cette étape aide à sélectionner la TMC la plus adaptée.
  3. Négociation et achat : Une fois le fournisseur choisi, négocier les termes du contrat, y compris les tarifs, la durée et les conditions de service pour obtenir les meilleures offres.
  4. Intégration : Intégrer sans heurt le fournisseur sélectionné dans les processus internes de l’entreprise pour aligner les nouvelles dispositions de voyage.
  5. Paiement : Gérer les paiements via un système de traitement des factures qui suit les commandes, les factures et les paiements, garantissant transparence et responsabilité.
  6. Évaluation des performances : Examiner régulièrement les performances des fournisseurs pour évaluer la qualité des services et identifier les axes d’amélioration.

Développer une stratégie efficace de gestion des déplacements professionnels

 

Développer une stratégie efficace repose sur des partenariats solides et une technologie appropriée. Le choix de l’agence de voyages et des outils spécialisés influe directement sur l’efficacité et la rentabilité de la gestion des déplacements.

Choisir les bons services et outils de gestion des déplacements

 

Les TMC jouent un rôle clé dans la centralisation et l’automatisation des arrangements de voyage. Voici les points essentiels à considérer lors de leur sélection :

  • Une qualité de service constante incluant des informations de voyage précises, des alertes de sécurité et des consignes sanitaires.
  • Une expertise et un réseau leur permettant de négocier des conditions et des tarifs avantageux.
  • Des outils de réservation intégrés avec un support de consultants, et des technologies annexes optimisant le programme de voyage, comme les flux d’approbation ou les fonctionnalités analytiques.
  • Une intégration avec les systèmes existants tels que la gestion des risques, des dépenses ou des ressources humaines.
  • Une optimisation des politiques de voyage pour limiter les frais imprévus lors des déplacements professionnels.

 

Défis de la gestion des déplacements professionnels

Conformité et gestion des risques

Le strict respect des politiques d’entreprise et des accords fournisseurs est indispensable pour optimiser les économies et renforcer l’effet de levier dans les négociations. Utiliser des partenaires et des outils alignés sur les contrats garantit des réservations fluides, une visibilité accrue et une consolidation des dépenses.

Gérer les conditions du marché en constante évolution

Les prix des voyages sont influencés par des conditions de marché dynamiques. Les professionnels doivent s’appuyer sur la technologie et l’analyse des données pour surveiller les dépenses, évaluer les résultats et prendre des décisions éclairées en temps réel.

Trouver l’équilibre entre coûts et confort des voyageurs

Si la gestion des coûts est essentielle, se concentrer uniquement sur cet aspect peut affecter la satisfaction des employés. Une stratégie holistique doit également prioriser la productivité, le bien-être et la durabilité des voyageurs, favorisant leur engagement et la réussite des missions.

L’avenir de la gestion des déplacements professionnels

À mesure que les avancées technologiques progressent, leur impact sur la gestion des déplacements professionnels est indéniable. L’intégration de l’IA et du machine learning dans les outils de gestion des voyages promet de révolutionner la manière dont les entreprises gèrent les réservations, optimisent les coûts et garantissent la conformité. Ces technologies offrent déjà des analyses prédictives, des recommandations personnalisées et des mesures de sécurité des données renforcées, rendant les processus d’approvisionnement plus efficaces et mieux adaptés aux besoins en constante évolution.

Par ailleurs, la durabilité et la responsabilité sociétale deviennent des piliers des stratégies de gestion des déplacements professionnels. Les entreprises privilégient de plus en plus des pratiques respectueuses de l’environnement, comme le choix de fournisseurs ayant de solides références écologiques et la mise en œuvre de programmes de compensation carbone. Cette transition s’aligne non seulement avec les valeurs d’entreprise, mais répond également à la demande croissante de pratiques commerciales plus durables.

FCM, un membre à part entière de votre équipe

Chez FCM, nous sommes bien plus qu’un simple prestataire de services. Notre expertise repose sur une compréhension approfondie et opérationnelle du secteur du voyage, ainsi que sur notre capacité à proposer des ajustements alignés sur les objectifs uniques de votre programme. Dites oui à une meilleure conformité, une optimisation des contrats, et des expériences de voyage améliorées.

 

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