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DIY vs OBT vs TMC : vos options de réservation de voyages d'affaires

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Choisir la méthode de réservation des voyages d'affaires est souvent une priorité pour les responsables de la gestion des déplacements. Cela influence la façon dont vos collègues organiseront leurs voyages et constitue généralement l’un des points clés à inclure dans votre politique de voyage.

La solution la plus courante reste le "do-it-yourself" (DIY), perçue comme plus économique et rapide. Cependant, si votre entreprise doit régulièrement adapter ses plans, elle pourrait avoir besoin de vols flexibles ou d'hôtels offrant, par exemple, le petit-déjeuner et le Wi-Fi en standard.

Pensez également au temps perdu et aux désagréments liés à l'attente d'une compagnie aérienne en cas de retard ou d'annulation. Que vous soyez une entreprise en croissance ou déjà bien établie, chaque économie de temps et d'argent peut avoir un impact majeur. Le DIY n'est donc pas toujours la solution idéale. Voyons comment un outil de réservation en ligne (OBT) ou une agence de gestion de voyages (TMC) peuvent améliorer cette expérience.

 

Comprendre les différences

 

DIY

Si votre processus de réservation de voyages d'affaires repose sur la méthode DIY en ligne, cela passe généralement par une agence de voyages en ligne (OTA) ou des réservations directes avec les compagnies aériennes et les hôtels. On en comprend les avantages : accumulation de points de fidélité, liberté de choisir vos destinations, et la soumission des rapports de dépenses une fois le voyage terminé.

Cependant, cette approche demande un investissement considérable en temps pour la recherche en ligne. Et si les plans changent, cela peut devenir compliqué : quelles sont les conditions d'annulation ? Comment vos voyageurs accèdent-ils facilement à leur itinéraire ? La gestion des emails peut vite devenir un casse-tête. Et si vous n'avez pas de solution centralisée pour tout regrouper, comment savoir où se trouvent vos voyageurs en cas d'urgence.

 

Online Booking Tool (OBT)  

Au lieu de naviguer sur plusieurs sites, un OBT centralise diverses options de vols, d'hébergements et de locations de voitures sur une seule plateforme. Il peut être adapté pour refléter votre politique de voyage, privilégier vos fournisseurs préférés et être configuré selon vos modalités de paiement. Par exemple, si vous ne souhaitez pas que votre équipe utilise des cartes de crédit, vous pouvez centraliser le paiement lors de la réservation.

Les réservations effectuées via l'OBT peuvent également être intégrées à d'autres outils, tels que la plateforme de votre TMC, les fournisseurs de gestion des risques ou les outils de gestion des dépenses, offrant ainsi une visibilité totale sur votre budget voyage et les déplacements à venir.

 

Travel Management Company (TMC) ou agence de voyage d'affaires

Une TMC améliore l'expérience de réservation OBT en offrant :

  • Un support client exceptionnel : Lorsque la réservation d'un voyage en ligne se complique ou qu'un problème survient pendant un déplacement professionnel, il est crucial de savoir qu'il existe une équipe prête à intervenir. Et pas n'importe quelle équipe : des experts en voyages qui savent exactement comment réagir et qui peuvent vous réorganiser votre voyage en quelques secondes.
  • Une technologie connectée : Votre OBT n'est qu'une partie de l'écosystème technologique à votre disposition. En l'intégrant à la plateforme technologique globale de votre TMC, vous bénéficiez de rapports plus détaillés, de tableaux de bord de sécurité et d'un meilleur contrôle des dépenses liées aux voyages.
  • Un service de gestion de compte dédié : Dès le début, votre responsable de compte TMC vous accompagnera pour mettre en place une solution sur-mesure pour votre entreprise. Il vous guidera vers les outils les plus adaptés à votre programme, vous aidera à mieux gérer vos dépenses de voyage et à repérer les opportunités d’économies.

 

 

Les éléments à considérer pour vos options de réservation de voyages d'affaires :

 

Accumulez des points même en réservant via votre TMC

Un mythe répandu dans le domaine du voyage est qu'il faut réserver directement sur les sites des compagnies aériennes ou des hôtels pour accumuler des points. En réalité, il est tout à fait possible de gagner et d'utiliser vos points de fidélité en réservant via une TMC. Les informations de fidélité de chaque employé sont stockées, ce qui évite de les saisir à chaque réservation. Il existe même des programmes de fidélité dédiés aux entreprises, permettant de centraliser et de cumuler les récompenses.

 

Gagnez du temps

Opter pour un ou quelques fournisseurs permet à vos collègues de gagner du temps en évitant la recherche sur plusieurs sites. Les réservations en ligne étant souvent gérées par les voyageurs et les personnes en charge des réservations, il est essentiel que votre choix soit simple à utiliser. Bien qu'un accès rapide à un consultant en voyages puisse sembler chronophage au départ, il permet en réalité de gagner du temps et de diminuer le stress, notamment en cas d'itinéraire complexe ou d'urgence.

 

Faites des économies

Bien qu'il puisse y avoir des frais de transaction lors de l'utilisation d'une TMC, des opportunités d'économies à long terme restent possibles. Grâce à une visibilité complète sur le volume de vos déplacements professionnels, vous pouvez négocier vos propres tarifs avantageux avec les compagnies aériennes, les hôtels et autres fournisseurs de services de voyage. Avec FCM, vous profiterez de tarifs exclusifs que nous avons négociés pour vous, incluant les essentiels pour les voyageurs d'affaires.

 

Culture d'entreprise

Les entreprises abordent leurs programmes de voyages de manière différente, selon leur culture et leurs spécificités. Certaines optent pour une approche digitale avant tout, tandis que d'autres privilégient le contact humain. Les objectifs varient également : bien que le budget voyage soit une priorité, certaines entreprises mettent davantage l'accent sur l'expérience et la sécurité. Votre page de réservation de voyages d'affaires et vos choix doivent être en cohérence avec ces priorités.

 

La facilité d'un contact unique

Imaginez que vos réunions et rendez-vous soient modifiés à la dernière minute. Au lieu de devoir appeler la compagnie aérienne pour changer votre vol, l'hôtel pour ajuster votre réservation, et un autre prestataire pour la location de voiture... vous pourriez simplement discuter, envoyer un e-mail ou appeler un seul consultant en voyages. Celui-ci connaîtra tous les détails de votre itinéraire et vos préférences, ce qui rendra la réorganisation rapide et simple..

 

Votre politique de voyage et de dépenses

Les OBT et la technologie des TMC sont adaptés à la politique de voyage de votre entreprise, garantissant ainsi le respect des règles. Par exemple, ils peuvent être configurés pour n'afficher que les fournisseurs approuvés, dans le cadre du budget alloué. L'OBT peut aussi intégrer un processus d'approbation. En revanche, réserver en consultant plusieurs sites ne permet pas un contrôle aussi précis sur les réservations.

 

Des besoins en voyages spécialisés

Les OBT sont idéales pour les itinéraires simples, comme un voyage de deux jours d'une ville à l'autre. Mais pour des itinéraires plus complexes, avec de nombreuses étapes ou des destinations hors des sentiers battus, l'aide d'un consultant en voyages devient précieuse.

Saviez-vous qu'il existe également des tarifs aériens spécialisés pour des secteurs comme la marine, le pétrole et le gaz, le divertissement, ou encore pour les réservations de groupe ? Une TMC peut vous offrir l'accès à des options incluant des services supplémentaires.

 

La gestion des changements multiples

 

Certaines entreprises exigent une grande flexibilité pour la planification des réunions et modifient fréquemment les plans de voyage à la dernière minute. Si tel est votre cas, une solution exclusivement en ligne ne sera peut-être pas la meilleure option. Gérer plusieurs modifications prend du temps, et la plupart des OBT ne sont pas conçus pour gérer ces changements sans l'intervention d'un expert en voyages, ce qui entraîne des coûts supplémentaires. Avec votre équipe TMC dédiée, vous avez toujours cette assurance.

 

 

Conclusion

Comme pour de nombreux aspects de la gestion des voyages d'affaires, la définition de vos processus de réservation repose sur la recherche et les données. Échangez avec les parties prenantes essentielles, telles que vos voyageurs, vos équipes financières et votre service sécurité. Les entreprises doivent aussi prendre en compte les processus en place pour la paie, les ressources humaines et les dépenses ; les options de réservation de voyages d'affaires peuvent s'aligner sur ces processus et offrir des possibilités d'intégrations natives.

Prêt à découvrir comment une agence de voyage d'affaires peut améliorer vos voyages d'affaires ? Contactez-nous.

* Si vous êtes client et que votre demande concerne une réservation, merci de bien vouloir envoyer votre demande à votre contact dédié.
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