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Ce qui ne va pas avec les approbations de voyage (et comment y remédier)
Alors que les entreprises recommencent à voyager, beaucoup d'entre elles réfléchissent à la manière de limiter le nombre de voyages ou d'avoir une certaine visibilité sur qui voyage et où.
Il est temps de réfléchir à votre budget voyage, à la manière de garantir la sécurité des voyageurs et le respect de votre politique voyage. Lorsque ce processus de réflexion s'enclenche, il est temps de penser à un processus d'approbation des voyages d'affaires, ou de le réévaluer.
À l'heure où les entreprises recommencent à voyager, le devoir de vigilance est à l'ordre du jour, tout comme les nouvelles méthodes de travail et, bien sûr, les budgets. Il est très important que les dirigeants aient une visibilité claire des voyages réservés et qu'ils vérifient s'ils correspondent à leurs critères de voyage. Un processus d'approbation clair permet de soutenir cette démarche dans l'ensemble de l'organisation, en veillant à ce que les bonnes personnes au sein de l'entreprise aient une visibilité et une validation si nécessaire.
Jo Lloyd, Directeur Account Management & Consulting chez FCM.
La vie serait plus facile si les entreprises disposaient de systèmes d'approbation cohérents au niveau mondial. Ainsi, le processus et l'expérience sont les mêmes pour tous les voyageurs, où qu'ils se trouvent. Et pour des raisons de rapidité et d'efficacité, les approbations doivent être effectuées en cours de route. Le but est d'uniformiser les processus.
En l'absence d'un processus d'approbation, les choses peuvent se gâter. Des voyageurs impatients qui attendent un "oui", des délais repoussés, des retards pour faire avancer un projet. Il y a un risque que la politique voyage soit complètement abandonnée.
De nombreuses entreprises souhaitent que les approbations interviennent dès qu'un voyage a été réservé. Il s'agit d'une approche qui offre une cohérence globale aux entreprises plutôt que de dépendre de solutions différentes des outils de réservation en ligne, et un style libre-service de réservation de voyage et de flux d'approbation pour les voyageurs, qui sont de plus en plus habitués à organiser leurs propres voyages. De plus, l'approbation après la réservation signifie que le prix est bloqué et que les voyages urgents ne sont pas retardés davantage. L'autre avantage ? Un gain de temps pour les personnes chargées de l'approbation et de la réservation, qui ne subissent pas la pression de la vérification d'un voyage pendant que le voyageur attend le feu vert.
Cette approche est également favorisée par l'amélioration des technologies de voyage. La politique voyage est de plus en plus intégrée dans les systèmes que les Travel Managers utilisent pour organiser et gérer les voyages. Les plateformes peuvent alerter le voyageur ou le Travel Manager lorsque le tarif de sa nuit d'hôtel à New York est trop élevé. L'extension de navigateur de FCM Platform peut être configurée pour inciter les voyageurs à réserver un vol en particulier qui sera meilleur pour leur bien-être personnel, ou tout simplement les encourager à penser à l'environnement lors de leurs choix.
"La clé du succès d'un outil d'approbation est d'en faire un processus transparent à la fois pour le voyageur et pour les Travel Managers. Avec l'aide de la technologie, les voyageurs devraient être dans la politique voyage au moment où ils appuient sur le bouton pour l'envoyer pour approbation. Tous les fournisseurs doivent être configurés dans la plateforme pour aider le voyageur à faire les bons choix. Ainsi, au moment où le voyage est soumis à l'approbation du Travel Manager, tout est prêt. La technologie doit permettre de prendre facilement les bonnes décisions", déclare Jo.
L'accessibilité est un problème qui subsiste avec l'approbation des voyages. La vie ne serait-elle pas plus facile si vous pouviez approuver un voyage depuis votre téléphone portable ou si vous pouviez approuver et rejeter un voyage en un seul clic ?
Nous l'avons fait dans la FCM platform. Les Travel Managers peuvent désormais dire oui ou non aux voyages à partir d'un tableau de bord, sur n'importe quel appareil. Peu importe que le voyage ait été réservé en ligne ou hors ligne, vous disposerez d'approbations instantanées et d'informations précises.
Sur notre solution omnicanale, les Travel Managers peuvent :
- Afficher les notifications d'approbation.
- Approuver ou rejeter les voyages avec un commentaire.
- Demander une autorisation de voyage avant de réserver.
- Saisir les données clés du rapport.
- Gérer facilement toutes vos approbations en attente en un seul endroit.
- Visualiser et approuver le tableau de bord "mes voyageurs" en un seul clic.
Vos voyageurs ? Ils ont :
- Une fenêtre de notification et un courriel indiquant qu'un voyage doit être approuvé.
- La possibilité d'indiquer la raison pour laquelle un voyage hors police a été choisi.
- Un processus de réservation plus rapide.
- Des approbations plus rapides pour faire avancer la préparation du voyage.
- Des choix de voyages tout en respectant la politique.