Mettre l'accent sur le devoir de diligence.
Les voyages ont toujours été risqués. Surtout si vous avez déjà dû faire face à des incidents internationaux, des grèves ou des conditions météorologiques défavorables. Il n'est donc pas surprenant que la gestion des risques et le devoir de diligence soient si importants.
La COVID-19 a augmenté le degrés d'anxiété des voyageurs et le risque lors des voyages. Les entreprises ont besoin d'informations de dernière minute sur les restrictions et les réglementations sur les destinations. Elles attendent de leur TMC qu'elle signale les risques potentiels, qu'elle alerte les voyageurs de tout changement de dernière minute et qu'elle rapatrie leurs équipes en cas de besoin.
Pour Matt DeMaris, chef de produit Sécurité et risque, chez FCM, cela fait partie du travail. Parce que, dit-il, la confiance des voyageurs et le retour réussi aux voyages d'affaires sont possible grâce à une bonne gestion des risques. Une approche qui associe les bonnes personnes, les bons partenaires, une technologie de pointe et un service personnalisé lorsque vous en avez le plus besoin.
Votre politique voyage inclut-elle la gestion des risques ?
Renforcez votre politique voyage
Commencez par vous poser les questions suivantes :
1-Vous avez des défauts dans votre processus d'approbation ? Souhaitez-vous ajouter une étape supplémentaire d'autorisation à des fins de sécurité ? Ou bien ce processus est-il trop compliqué, ce qui entraîne trop de va-et-vient entre les approbateurs et les voyageurs ? Le nouveau système d'approbation de FCM permet de regrouper toutes les demandes des voyageurs dans un seul tableau de bord, avec des approbations omnicanales. C'est simple et rationnel.
2-Qui est "propriétaire" de votre politique voyage et de vos processus d'intervention ? Peut-il réagir rapidement et de manière décisive si les restrictions de voyage ou les exigences d'entrée/sortie changent ?
3-Quelle est la politique de votre entreprise sur des questions telles que les vaccinations, les certificats de vaccination, le comportement du voyageur et sa responsabilité ?
4-Est-ce que vous êtes en mesure d'effectuer une évaluation des risques liés au voyageur et/ou à la destination ?
5-Votre politique est-elle clairement exposée, facile à comprendre et accessible ?
6- Exploitez-vous au mieux les paramètres et les fonctionnalités de votre outil de réservation en ligne pour respecter votre politique ? Avec la FCM Platform, vous pouvez mettre en avant vos fournisseurs préférés et inciter les voyageurs à réserver dans le respect de la politique.
Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour revoir, mettre à jour et communiquer votre politique voyage.
Créer la confiance
Bien que de nombreux voyageurs soient impatients de prendre la route, le premier voyage "post-pandémie" peut être intimidant.
Parlez à vos employés, faites-vous une idée de leurs craintes et de leurs frustrations. Utilisez ce feedback pour réévaluer et renforcer votre stratégie de gestion des risques liés aux voyages.
"Institute of Travel Management" recommande aux Travel Managers de poser quelques questions importantes à leurs voyageurs avant de confirmer un voyage, notamment les suivantes :
- Que pensez-vous de ce voyage d'affaires ?
- Que pouvons-nous faire (en tant qu'entreprise) pour que vous vous sentiez serein, reposé et productif pendant votre voyage ?
- Comment ce voyage va-t-il affecter votre vie personnelle et votre bien-être physique et mental ?
- Y a-t-il quelque chose qui vous inquiète pour votre voyage ?
- Qu'est-ce que vous aimeriez voir changer ou mettre en place pour ce voyage, afin de vous offrir une meilleure expérience ?
Ouvrez la communication, établissez la confiance et travaillez en étroite collaboration avec votre TMC pour partager les informations et rassurer les voyageurs.
Le centre de communication de FCM Platform, permet aux Travel Managers d'instaurer facilement la confiance. Ils peuvent envoyer directement aux voyageurs individuels ou aux groupes des messages d'alerte ou des informations importantes, et faciliter l'accès instantané à l'assistance voyage sur le terrain après les heures de travail.
Rester connecté n'a jamais été aussi facile et important.
Développer des partenariats
Il ne fait aucun doute que les compagnies aériennes, les hôtels et les autres prestataires de services de voyage se concentreront sur la santé et la sécurité dans un avenir proche. En 2022, les progrès en matière de biosécurité, d'assainissement et de technologie sans contact seront encore plus nombreux.
Votre TMC doit être en mesure de sélectionner tous les fournisseurs, en créant un réseau mondial de partenaires de confiance qui privilégient le devoir de diligence et le bien-être des voyageurs. Cela va au-delà de vos fournisseurs de voyages et s'étend aux fournisseurs spécialisés dans la gestion des risques liés aux voyages, aux programmes d'adhésion pour le rapatriement et aux partenariats privés/publics, ce qui peut s'avérer difficile. Une TMC ayant des années d'expérience de travail avec des tiers est essentielle pour renforcer votre stratégie.
Embrace tech
Selon M. DeMaris, les plus grandes tendances dans ce domaine concerneront les outils de suivi et de visibilité, ainsi que les canaux de communication permanents.
"Les fonctions techniques telles que les alertes instantanées, le suivi des voyageurs, la surveillance et les rapports sont désormais des éléments non négociables concernant la gestion des risques", déclare M. DeMaris.
"Aujourd'hui, la technologie facilite la sécurité des voyageurs. FCM platform vous permet de construire et de personnaliser des tableaux de bord de sécurité interactifs, où les Travel Managers peuvent obtenir un aperçu immédiat de la situation de leurs voyageurs, y compris les heures de vol, les ETA, l'hébergement, les itinéraires et plus encore."
Get mobile
Outre les outils de suivi des voyageurs, les capacités de communication sont essentielles lorsqu'il s'agit de garder les voyageurs en sécurité et informés.
"FCM Platform permet aux voyageurs de recevoir des informations actualisées sur leur voyage", explique M. DeMaris. "Cela va des changements de vol aux informations sur les portes d'embarquement, et même la météo de leur destination. Mais plus encore, les alertes de voyage instantanées informent les voyageurs de tout changement ou incident inattendu. "
La FCM Platform dispose d'une fonctionnalité de chat en direct 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que d'une fonction de rappel pour que les voyageurs puissent demander des conseils et une assistance à tout moment et n'importe où à travers le monde.
L'assistance voyage toujours disponible ou "always on" est l'un des principaux piliers de FCM", déclare M. DeMaris. "Elle reste au cœur de nos développements technologiques, afin que nous restions réactifs, connectés et avec une longueur d'avance. Cela signifie également que les voyageurs ont accès 24 heures sur 24 à des conseillers en voyage expérimentés, afin que vous vous sentiez toujours soutenu pendant vos déplacements. Par exemple, FCM Platform peut intégrer un service d'assistance téléphonique de crise, de votre choix. Ainsi, en cas d'incident critique à proximité, les voyageurs ont la possibilité d'obtenir des conseils en matière de santé et de sécurité en plus de l'assistance voyage."
Pour DeMaris, c'est cette combinaison d'expertise humaine et de technologie intelligente qui constitue un programme de gestion des risques solide.
"De plus en plus, les entreprises s'appuient sur des conseillers en voyages possédant les connaissances approfondies et l'expérience nécessaires pour identifier et réduire les risques, comprendre les différents risques associés aux différentes destinations, avoir l'agilité nécessaire pour suivre l'évolution des restrictions de voyage, et avoir les capacités technologiques pour suivre et communiquer rapidement avec les voyageurs", explique DeMaris.