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Pourquoi faire appel à ma TMC pour gérer les activités MICE de mon entreprise ?
Le secteur du MICE a longtemps fait figure de dernière catégorie d’achats à maîtriser au sein des entreprises. Le concept même du MICE a mis plus d’une décennie à pénétrer le marché français alors qu’il était déjà parfaitement assimilé par le marché américain dès les années 2000. Parmi les raisons souvent avancées, une multiplicité de pratiques et d’acteurs qui a longtemps rendu impossible toute cartographie du périmètre. Aujourd’hui, et c’est encore plus vrai en période post crise, le marché s’est rationalisé autour de fournisseurs parfaitement identifiés et d’une meilleure cartographie des usages et des besoins des entreprises. Les TMC, acteurs clef de la gestion des mobilités d’affaires, ont alors un rôle majeur à prendre dans cette organisation du MICE. À l’instar de FCM, l’agence se révèle être un acteur incontournable pour les entreprises en quête de rationalisation et d’optimisation de leurs activités MICE !
Stay Positive !
Notons un nouveau phénomène concernant les pratiques achats qui consiste à ne plus avoir peur de confier la gestion des activités travel ou MICE à un fournisseur unique. L’habitude “d’avant” était davantage au “tronçonnage” des fournisseurs et à l’éparpillement des données dans l’espoir de réaliser de plus grandes économies. La “réunion des deux mondes” est aujourd’hui une réalité pour de nombreuses entreprises clientes qui ont parfaitement identifié les bénéfices : optimisations des ressources et des accords tarifaires, connaissance du client, économies d’échelle, une expérience client conforme à sa culture…
“Outre la connaissance fine du client, l'agence de voyages mutualise aujourd’hui un ensemble d’expertises et de savoir-faire qui invite l’entreprise cliente à lui confier plus naturellement ses activités MICE.” Michel Dieleman, Président de l’AFTM
La TMC, acteur du MICE, l’effet miroir de la centralisation des achats
L’acronyme MICE renvoie à une diversité d'événements et d’opérations différentes, ce qui explique très logiquement la multiplicité des acteurs internes qui peuvent se retrouver dans la position du commanditaire. Dans un objectif d’économie et de contrôle mais aussi d’une meilleure identification des besoins, de nombreuses entreprises ont néanmoins centralisé la gestion des dossiers MICE au niveau du service achats. Il n’y a qu’à voir la propension importante des appels d’offres dans le domaine ces dernières années. Les interlocuteurs sont alors les acheteurs qui ont la charge de négocier avec les fournisseurs pour choisir la meilleure des solutions événementielles répondant aux différents besoins internes. Le service communication travaille quant à lui de concert avec les achats pour référencer les agences et les fournisseurs primaires, rédiger les cahiers des charges ou encore assumer un rôle de supervision en s’assurant que le ou les fournisseurs retenus seront à même de respecter l’identité de l’entreprise dans l’organisation des futurs événements. Le travel management, lui-même souvent rattaché aux achats, joue alors un rôle très important dans le dispositif.
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Selon une étude de l’AFTM parue en 2021, 41% des membres de l’association dépendent du service des achats de leur entreprise (quel que soit leur titre, travel managers, gestionnaires, etc.) |
Tendance parallèle et logique à celle des appels d’offres croissants, la mise en place d’une politique MICE aux objectifs clairement identifiés accompagnée d’outils de gestion, de contrôle et de paiement pour l’ensemble des activités séminaires et événements de l’entreprise. C’est précisément sur ce chantier que le travel management intervient avec efficience pour s’associer au travail de l’acheteur pour mettre à profit les expertises de son service. Quelles sont-elles : sourcing des prestataires clefs, implémentation et gestion des outils de reporting, suivi des contrats, gestion opérationnelle… Organiser une activité événementielle requiert dans la majorité des cas un mode de transport et un hébergement. Le collaborateur interne chargé du travel est de facto un interlocuteur indispensable dans l’achat des prestations clefs de l’événement.
Cette synchronisation des acteurs internes de l’entreprise au bénéfice du MICE s’est logiquement remarquée et répandue auprès des prestataires habituels nouvellement sollicités. Les TMC ont donc logiquement suivi ce mouvement et sont organisées en conséquence pour répondre à ces demandes à cheval entre le travel et le MICE. D’une observation d’un phénomène, de réponses empiriques, de projets réussis, les agences et notamment FCM, ont pour la plupart décidé de monter en compétences et de proposer très rapidement un service mature à leurs nouveaux (déjà) clients.
La TMC, un hub de services et de compétences au service du MICE
Opportunisme commercial ou évolution logique et pragmatique ?
La réponse est assurément la seconde, tant la crédibilité des agences se lançant dans le MICE par opportunisme serait assurément très limitée. Une TMC “glocale” - comme nous aimons nous définir chez FCM France -,ne se serait jamais lancée dans une telle aventure sans que celle-ci ne soit fondée sur une stratégie de long terme et en grande partie, sur l’expression de besoin de ses clients en quête d’optimisation et de rationalisation de leurs catégories d’achats.
Concrètement, quels sont les atouts de l’agence de voyages qui plaident en sa faveur ?
- Une force du réseau et une capacité de négociation, les fournisseurs communs aux deux catégories sont très nombreux et outre l’aspect financier, l’entreprise cliente bénéficiera de la bonne maîtrise du segment par la TMC.
- Un accompagnement personnalisé en matière de sécurité. Nombreuses sont les TMC à nouer des partenariats avec des prestataires en sûreté et outre la géolocalisation des participants à un séminaire, elles sont également en mesure de bénéficier de rapports sur les évènements à venir pouvant influencer le contexte sûreté d’un pays.
- Une centralisation adossée à une simplification du processus des réservations et des paiements. C’est aussi l’assurance de bénéficier d’un reporting [très] détaillé et par conséquent, de favoriser un calcul du TCO de l’événement beaucoup plus fin que ne le permettrait une gestion dite “fragmentée” (NDLR : diversités de fournisseurs et de centres de coûts) de l’événement en question.
- Une gestion du risk management simplifiée. Au regard de la multiplicité des fournisseurs intervenant sur un événement, le risque liés aux fournisseurs peut être particulièrement élevé et le travail de l’acheteur, plus important pour sécuriser sa stratégie achat MICE. La TMC, en tant que coordinateur, sera le garant unique.
- Une maîtrise de la culture de l’entreprise. La TMC, déjà cliente de l’entreprise, aura déjà réalisé le travail important qui vise à identifier la culture de l’entreprise, son positionnement ou encore les particularités internes qui lui permettront de gagner en efficience dans l’organisation de ses futurs événements MICE.
- Une contribution importante à l’accomplissement de la stratégie RSE de l’entreprise. Les TMC travaillent depuis longtemps à la réduction de l’impact environnemental des mobilités d’affaires. Chez FCM, c’est un engagement fort qui se traduit par une boîte à outils destinée à aider les entreprises dans l’organisation de voyages plus vertueux. C’est aussi un respect scrupuleux des normes ISO dédiées à l’activité événementielle, comme la norme ISO 26000 ou l’ISO 20121.
Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et s'adapte en fonction des spécificités de chacune des agences intervenant dans le domaine du MICE. Chez FCM, nous aimons compléter ces avantages techniques avec ce qui fait notre spécialité sur le marché français : nous nourrir de vos différences pour vous restituer un accompagnement ultra-personnalisé dans l’organisation de vos événements. Telle est notre ambition !