Un événement hybride adapté à vos objectifs

Conférences, concours (avec des prix à la clé !), sessions audio, enchaînement de conférences : il existe de nombreuses façons de rendre un événement hybride hors du commun. Il n'est pas si difficile de combiner l'expérience "en personne" et l'expérience virtuelle, mais un peu de planification et de stratégie sont nécessaires pour y parvenir. Si les 18 derniers mois nous ont démontré une chose, c'est qu'un événement hybride bien planifié avec du contenu créatif et interactif est la clé de la réussite.

Pour vous aider à comprendre les secrets de l'événement hybride, voici quelques conseils de notre équipe Meetings and Events.

 

Récoltez les besoins de votre cible

La première étape consiste à faire participer votre public dès le départ et à lui demander ce qu'il veut voir, entendre, apprendre et faire. Même si vous avez déjà un planning et un objectif précis en tête, le fait d'obtenir un retour de votre cible vous aidera à :

• Comprendre quels sont les thèmes/sujets clés qui intéressent votre public.
• Etoffer votre contenu et le format
• Vous renseigner sur la technologie dont vous aurez besoin pour répondre aux besoins des participants à distance et en personne.

Proposez des options d'inscription flexibles

Étant donné que les restrictions de voyage peuvent survenir à tout moment, proposez des options d'inscription flexibles. Permettre aux délégués de passer d'un statut d'invité virtuel à celui de participant en personne, ou vice versa, est essentiel pour le succès de votre événement. Cela donnera aux participants un sentiment de confiance pour pouvoir se préparer à toute éventualité. Envisagez de proposer un modèle d'inscription hybride, où les participants peuvent choisir les sessions de l'événement auxquelles ils souhaitent assister physiquement ou en ligne. Les invités aiment également la possibilité de pouvoir accéder aux sessions enregistrées après l'événement.

Planifiez intelligemment

Les participants en personne peuvent ne pas être gênés par un événement qui dure toute la journée car ils peuvent faire des pauses en faisant du networking et en rencontrant d'autres personnes. Par contre pour les participants virtuels, ce n'est pas la même histoire : personne n'a envie de rester assis devant son ordinateur pendant huit heures d'affilée. Vos participants virtuels n'auront pas la même capacité d'attention que vos participants en personne.
Envisagez de réduire la durée de l'événement en commençant plus tard et/ou en terminant les conférences et activités plus tôt. 
Faites en sorte que vos conférences et activités soient courtes ou, si elles sont longues, divisez-les en deux parties. 
Prévoyez les sessions de networking, les repas en personne ou d'autres activités ludiques en début et/ou en fin de journée. 

Concevez des sessions de questions-réponses pour que tout le monde puisse participer

C'est le moyen le plus simple d'inclure tous vos invités, quelle que soit leur mode de participation. Les sessions doivent comporter un temps de questions-réponses chaque fois que cela est nécessaire et le "terrain de jeu" doit être équitable. Pour ce faire, alternez entre la levée de main en personne et la lecture des questions soumises virtuellement. Vous pouvez également fournir des tablettes ou demander aux participants en personne d'utiliser leurs appareils pour soumettre leurs questions afin qu'elles soient toutes adressées au même endroit.

L'hôte de l'événement ou une personne dédiée peut lire les questions au présentateur afin que ce dernier ne se sente pas dépassé par la gestion simultanée de la technologie, la lecture des questions et des réponses.

Incluez une variété d'expériences

Certains de vos participants virtuels vont gérer d'autres tâches tout en vous écoutant. Vous pouvez donc prévoir des sessions audio afin de réduire la fatigue visuelle de vos invités virtuels. 
La présence d'un hôte virtuel pour vos participants en ligne est également un excellent moyen de les divertir entre les différentes sessions ou pendant les pauses déjeuner ou café. 

Le jeu ne fait pas de mal !

Un peu de compétition amicale entre les invités est un moyen amusant de rassembler les gens, d'encourager le networking et d'animer les discussions en ligne. Pensez à inclure un jeu de questions-réponses ou un quiz sur le contenu de l'événement, une tombola ou un concours. Veillez à proposer des prix intéressants pour motiver les participants ! Une chasse au trésor fonctionne bien en personne et en ligne, et permet à vos participants de se déplacer dans l'espace de l'événement.

Créez votre événement hybride avec un mélange dynamique de contenu et de technologie avec l'aide de nos experts : l'équipe FCM Meetings & Events. Contactez-nous dès aujourd'hui !