Comment les TMC contribuent à la responsabilisation des voyageurs d’affaires ?
Aujourd’hui et plus que jamais, les entreprises doivent réévaluer leurs politiques voyages afin de trouver le bon équilibre entre coût, durabilité et sécurité pour répondre à leurs engagements notamment en matière de RSE.
Pour trouver cet équilibre, les entreprises cherchent à rationaliser les déplacements professionnels. Il apparaît alors nécessaire pour les travel managers d'aider les collaborateurs à se poser les bonnes questions. Être informé sur les impacts, améliorer la qualité des décisions ou encore se poser la question du sens de son déplacement sont des sujets essentiels pour responsabiliser le collaborateur.
L’objectif des TMC est alors d’accompagner les entreprises à établir une politique voyages responsables mais aussi, inciter le collaborateur à adopter un comportement vertueux. Comment aider les collaborateurs à se responsabiliser ? Quels outils préconisés pour les sensibiliser ? FCM fait le point
Consolider le rôle du collaborateur dans une démarche RSE
La mobilité ayant une incidence sur les trois composantes de la RSE, il apparaît alors essentiel que le collaborateur prenne conscience de son impact et du rôle crucial qu’il joue dans la mise en pratique de la stratégie globale de son entreprise en la matière. Dans cette optique, l’AFTM, a créé en 2020 le concept de Responsabilité Sociétale du Voyageur. Cette idée vise à transposer les principes de la RSE aux voyageurs d’affaires afin qu’ils comprennent la démarche des nouvelles politiques voyages mise en place et qu'ils s'y engagent pleinement.
76 % des entreprises interrogées par SAP Concur sont conscientes de la nécessité d’apporter des changements en matière de durabilité des voyages d’affaires, seulement 17 % sont sûres de le faire avec succès.
À cette fin, le travel manager aura pour rôle de guider et d'accompagner le voyageur d’affaires à faire des choix plus responsables. Toute la difficulté consistera alors à faire en sorte qu’il se sente concerné. Plus le voyageur d’affaires aura accès à l’information sur ses impacts, plus il les prendra en compte dans ses décisions. Ici, le prisme pédagogique est la clef, il peut passer par des ateliers, des séminaires ou encore des formations.
Au-delà du développement des plateformes de réservation en ligne, les TMC proposent de nouvelles offres qui permettent aux voyageurs de mesurer l’impact écologique de leurs déplacements, grâce notamment à des outils de reportings et de bilan carbone. L’entreprise va pouvoir utiliser ses données comme un indicateur clé de performance et poursuivre ses actions de sensibilisation auprès de ses collaborateurs.
Responsabiliser le voyageur pour garantir sa sécurité
En voyage, vous êtes votre meilleur ami… et votre pire ennemi !” - Xavier Carn, Directeur Sécurité d’International SOS & Control Risks.
L’une des premières questions que le collaborateur doit se poser avant d’accepter de voyager dans un pays à risque c’est de se demander s’il n’existe pas d’autres alternatives. De nombreux voyageurs d’affaires sont encore peu sensibilisés à leur propre sécurité. Deux clés indispensables peuvent permettre d’y faire face : l’information et la formation. L’objectif est de faire prendre conscience au collaborateur du risque encouru lorsqu’il se déplace afin d’éviter une banalisation du voyage. C’est la question de la rationalisation des déplacements professionnels et de leur essentialité
De plus, face aux préoccupations croissantes en matière de sécurité et aux obligations légales, les entreprises sont tenues de faire preuve d'un devoir de diligence supplémentaire à l'égard des voyageurs. La première étape, et de loin la plus importante, reste d’informer le collaborateur. La bonne connaissance des risques sur place, la préparation du voyage, les comportements à avoir face à des menaces font partie des mesures de formation qui font le socle d’une bonne protection du voyageur d’affaires.
De plus en plus de TMC mettent en place des sessions personnalisées, en fonction des besoins de l’entreprise. Certaines d’entre elles décident même de nouer des partenariats avec des prestataires spécialistes en analyse du risque comme Geos, SSF ou encore Amarante. Ces prestataires peuvent intervenir à plusieurs niveaux : informations d’intelligence économique, fiche pays, exfiltration ou encore rapatriement d’urgence.
Avec l’accélération de la digitalisation, les avancées technologiques donnent aujourd’hui la possibilité de développer des outils de Travel Risk Management. Des applications de géolocalisation ou encore de tracking permettent de localiser en temps réel où se situe le collaborateur.
Au-delà du fait de répondre aux enjeux actuels, notamment en matière de durabilité, l’idée de responsabiliser les voyageurs va de pair avec les nouvelles exigences des collaborateurs qui se veulent acteurs de leur déplacement. L’objectif est de leur laisser la liberté de choisir, tout en orientant leurs comportements
Conseils
- Établissez des politiques et des directives claires en matière de voyages d'affaires. Mettre en place une politique de voyage claire et compréhensible de tous se révèle être la base d'une gestion efficiente de ses voyages d'affaires. Il sera nécessaire de la communiquer aux employés et de s'assurer que ces derniers la respectent scrupuleusement.
- Aidez les voyageurs dans leur réservation. Pour pouvoir faire les bons choix, les collaborateurs ont besoin d’être guidés et conseillés tout au long de leur réservation. Envisagez de mettre en œuvre des outils qui montrent l'impact direct de leurs choix sur l’empreinte carbone.
- Valorisez les employés. Qu’il s’agisse d’un simple remerciement ou d’un bonus comme une prime annuelle, il est important d’encourager les collaborateurs dans leurs efforts et de les motiver davantage à respecter la politique voyages.