Comment encourager les collaborateurs à mieux voyager et à adopter un comportement vertueux ?

Un sujet qui suscite beaucoup d’intérêt et de questionnement auprès des professionnels du secteur comme en témoigne l’atelier organisé dernièrement par FCM lors du Future of Business Travel. De nombreuses organisations sont désormais prêtes à faire preuve de souplesse en matière de politiques de voyages et de dépenses pour la sécurité de leurs employés. Selon un sondage de la GBTA, 62 % des organisations ont déclaré avoir modifié leurs politiques de sûreté et de sécurité des voyages et 55 % ont indiqué avoir mis en place de nouvelles procédures d'approbation des voyages. Que ce soit pour contribuer à un environnement plus durable, pour faciliter le bien-être de leurs collaborateurs ou pour améliorer leur image de marque, les entreprises ont une réelle carte à jouer en la matière.

Les travel managers doivent créer des moyens systématiques pour que leurs entreprises définissent de nouvelles directives pour des voyages d'affaires plus responsable. ​​FCM s’est donné pour mission d’éclairer les décideurs sur l’importance d’impliquer les collaborateurs dans la mise en place d’une politique voyage RSE et les outils à mettre en place pour les sensibiliser.

La perpétuelle quête de sens du voyage d’affaires 

Depuis le début de la pandémie, la notion de voyage d’affaires a profondément changé. En effet, la productivité soutenue et souvent accrue pendant la pandémie a mis en lumière l'efficacité des lieux de travail décentralisés. Le rapport au voyage a alors évolué. Les entreprises ont appris qu'elles pouvaient poursuivre leurs activités sans avoir pour autant besoin de se déplacer. Il est devenu indispensable, pour elles, de revoir la qualification des déplacements selon leur essentialité. 

Les voyages d'affaires sont indéniablement différents. Ils sont devenus moins fréquents mais plus réfléchis

Réévaluer les voyages en fonction de leur impact sur l'environnement ainsi que sur le bien-être des collaborateurs mais aussi, dont la manière dont ils peuvent être remplacés par des plateformes technologiques sont désormais des critères essentiels à prendre en compte pour les acteurs du secteur.

Comment peut-on alors déterminer l’essentialité d’un voyage ? 

FCM a développé une méthodologie consulting qui permet de déterminer si un voyage professionnel est essentiel ou non grâce à la matrice Why we Fly développée par Deloitte. Une matrice qui s'adapte à la fois aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs. L’objectif est de répartir, sur cette matrice, les raisons qui poussent l’entreprise à effectuer un voyage. Phonemany explique :

Cela va permettre de déterminer en fonction des priorités de chaque entreprise, de la nature de leurs activités ou encore, de leur culture d’entreprise l’essentialité d’un voyage d’affaires. Travailler avec un outil entièrement personnalisé va permettre d’aider les travel managers à tendre vers des déplacements plus responsables et de proposer des alternatives quand ceux-ci ne sont pas jugés indispensables. Une fois, les raisons identifiées, l’objectif va être de quantifier ces raisons dans un outil de reporting afin de les réguler et des les analyser. La technologie permet de mesurer cette essentialité mais pour cela, il faut savoir quels sont les critères et les enjeux du business travel dans les prochaines années à venir.

La responsabilisation du collaborateur au coeur de la politique voyage

Lors de la rédaction de la politique voyage, le constat est sans appel, le pilier économique reste le critère numéro un pour beaucoup de travel managers. Néanmoins, il est essentiel, à l’heure actuelle, de comprendre que la mobilité a une incidence sur les trois composantes de la RSE. Il faut pour cela, que les travel managers responsabilisent le collaborateur et qu’ils l’aident à prendre conscience de l’impact de son déplacement. Le but est de favoriser d’une part l’adoption de la politique voyage et d’initier les bonnes pratiques et d’autre part, d’inciter un comportement proactif du collaborateur. Pour que celui-ci devienne un voyageur responsable, il doit disposer d’informations et se poser les bonnes questions afin de pouvoir prendre les bonnes décisions. Pour ce faire, le travel manager aura pour rôle de le guider et de l’accompagner dans son choix. 

Ainsi, au-delà du développement des plateformes de réservation en ligne et des applications mobiles permettant la mise en œuvre de fonctionnalités disponibles à tout moment, FCM propose de nouvelles offres qui permettent de mesurer l’impact écologique des déplacements et d’aider le collaborateur à prendre de meilleures décisions. La mise à disposition de reporting CO2, l’établissement d’un bilan carbone précis ou encore la comparaison de différents modes de transport pour un même trajet sont autant d’outils qui accompagnent aujourd’hui le collaborateur dans sa transition durable. La finalité est de guider les collaborateurs vers une démarche RSE complète et pérenne.

S’appuyer sur la digitalisation pour améliorer l’expérience voyageur

Il fut un temps où le processus de voyage d'affaires était purement fonctionnel, un élément nécessaire au fonctionnement quotidien d'une organisation. L'objectif de réduction des dépenses de voyage allait de pair avec cette approche pratique des voyages d'affaires, mais ces dernières années, la plupart des entreprises cherchent davantage à améliorer l'expérience voyageur.  Aujourd'hui, les collaborateurs ont plus que jamais leur mot à dire sur la façon dont ils se déplacent. L'augmentation du confort, de la commodité et de la simplicité des voyages d'affaires devient de plus en plus importante. Nous faisons face à un nouvel état d’esprit du voyageur d’affaires. Cependant, mettre en œuvre ces changements n'est pas une chose évidente. Il faut pour cela mettre en place des outils afin d’évaluer la satisfaction des collaborateurs. 

FCM mesure l’expérience voyageur par des enquêtes de satisfaction s’appuyant sur plusieurs critères tels que le confort de l’hébergement, le choix du fournisseur ou encore, le niveau de bien-être du voyageur.  Cela permet à l’entreprise de savoir si le collaborateur est stressé lors de son voyage mais surtout, cela permet d’améliorer de façon continue la politique voyage grâce, notamment, à la data qui accompagne le voyageur et l’aide à prendre conscience de son empreinte carbone, par exemple, grâce à des données chiffrées. Phonemay Sackda relate :

La data est un levier clé pour permettre aux entreprises d’atteindre leurs ambitions environnementales. La donnée va être au centre des enjeux climatique dans les années à venir…

FCM à la suite de cette collecte de données, va proposer des solutions afin d’aider le collaborateur à prendre de meilleures décisions dans une démarche plus durable mais aussi, d’aider l’account manager à prendre davantage en compte le confort du voyageur en proposant de faire du bleisure par exemple. D’après Phonemany, “il y a une véritable relation qui s’effectue avec le client. On peut même parler d’un partenariat entre la TMC et l’entreprise. L’objectif est de piloter, personnaliser et compléter en continue la politique voyage”.