CASO DE ESTUDIO

El poder de las interacciones auténticas y gratificantes

Descripción general

WorkPac, la empresa privada de servicios de mano de obra más grande de Australia, quería celebrar su Conferencia anual de Liderazgo en 2022, tras una pausa de tres años debido a la pandemia. El evento es una parte importante del calendario de WorkPac para reconocer y recompensar a sus líderes de contratación y al personal de alto desempeño.

Ubicación: Crystalbrook Byron Bay durante 2.5 días

Asistentes: Empleados y socios de WorkPac procedentes de Queensland, Nueva Gales del Sur, Australia Meridional y Australia Occidental.

Agenda: Reunión y cena con la Junta Directiva, recepción de bienvenida, conferencia, cena de gala y desayuno de recuperación.

Fechas: 28-30 de octubre de 2022

ded a board meeting & dinner, welcome reception, conference, gala dinner and recovery breakfast.

Objetivo

Facilitar la reunión anual del Consejo de WorkPac en un lugar alejado de las distracciones cotidianas, donde la atención pudiera centrarse plenamente en el negocio y sus objetivos estratégicos para el futuro. Reunir a los miembros del consejo y a los principales interesados antes de la conferencia principal permitió a la dirección establecer el tono del evento y compartir sus puntos de vista.

El objetivo general de la Conferencia de Liderazgo era reconocer el compromiso de los grandes triunfadores en un entorno único y exclusivo. Para fomentar la conexión y mantener la participación de todos, el programa se diseñó con un mínimo de presentaciones de "cabezas parlantes". En su lugar, un formato más informal creó espacio para diversas interacciones, el intercambio de ideas y actividades prácticas.

group of people sitting around table answering questions

Desafíos

Como la conferencia se aplazó debido al COVID, el reto era volver a reservar un lugar adecuado y único con una oferta de primera calidad en el complejo mercado actual. El equipo de FCM Meetings & Events trabajó para gestionar las expectativas de los clientes y, al mismo tiempo, hacer frente a la limitada disponibilidad de temporada alta tanto con las sedes como con los proveedores.

Aunque Crystalbrook se apartó como ubicación ideal, también presentaba problemas logísticos.

El aeropuerto más cercano, el de Coolangatta, estaba a una hora en coche.

Algunos asistentes que llegaban de Australia Meridional y Occidental sólo podían volar a Brisbane, que estaba a dos horas de distancia, por lo que se organizaron traslados en autocar privado de puerta a puerta.

Había una serie de asistentes procedentes de cuatro husos horarios distintos, pero que debían llegar a horas similares para gestionar los traslados en autocar.

Todo ello en una época en que los vuelos nacionales aún eran relativamente caros y los horarios de las aerolíneas eran limitados.

Resultado

El evento brindó la oportunidad perfecta para que los asistentes se sintieran valorados por la contribución que han hecho a la cultura y al éxito de WorkPac. El equipo de FCM Meeting & Events aprovechó la icónica ubicación de Byron Bay para crear una agenda atractiva e interactiva en un entorno que fomentara la colaboración.

Al aligerar la formalidad, la atención se centró en ofrecer una plataforma para que los asistentes se conocieran y se relacionaran entre sí de forma significativa y auténtica. La agenda personalizada incorporó tiempos para descanso personal, mientras que los actos organizados fuera de Crystalbrook acogieron a notables productores y restaurantes locales, entre ellos Three Blue Ducks.

Hechos destacados

Para complementar el tema de los logros personales, el ponente invitado a la conferencia fue John Maclean, atleta extremo en silla de ruedas, mentor y medallista olímpico. La inspiradora historia de John, que superó las barreras físicas y mentales para alcanzar sus objetivos y superar la adversidad, fue un punto culminante para todos los participantes. FCM Meetings & Events también se encargó de que todos recibieran un ejemplar de su nuevo libro para que se lo llevaran a casa. Los comentarios fueron los siguientes:

"¡John ha sido hasta ahora el mejor ponente que hemos tenido en una conferencia!"

"Muy inspirador - también agradecí el libro para poder asimilar de nuevo su historia a mi propio ritmo".

Otro punto destacado fue la actividad de Team Building “Big Picture”, que aportó diversión y creatividad al evento, centrándose en la importancia de la planeación, la comunicación y la administración del tiempo. Trabajando en pequeños grupos, cada equipo era responsable de pintar varios cuadros que debían formar parte de una obra de arte más grande. Para que el proyecto funcionara, los equipos debían compartir una visión conjunta de la "Big Picture", para garantizar que sus pinturas funcionaran a la perfección entre sí. La recompensa y el momento culminante fue ver todos los cuadros unidos, para revelar la obra de arte colaborativa final.

Nuestra estrategia

FCM Meeting & Events programó la reunión de la junta directiva antes del inicio de la conferencia. De este modo, sus miembros tuvieron tiempo para centrarse en el negocio, las estrategias, los objetivos y las metas antes de que llegaran los demás participantes.

Para agilizar la gestión del evento, se creó un sitio web específico para el registro, con el fin de capturar los datos de los asistentes y permitir que los registraran ellos mismos y a sus acompañantes.

Con su experiencia, conexiones y conocimientos, el equipo de FCM Meetings & Events pudo superar los retos logísticos mencionados. Se lanzó una app seis semanas antes de la conferencia para coordinar toda la logística de los viajes, administrar los cambios, proporcionar información sobre la agenda y comunicarse puntualmente con los asistentes. El 87% de los asistentes descargaron la app y la consideraron una fuente vital de información y útil para recibir recordatorios y notificaciones a lo largo del evento.

Desenlace

Los extensos comentarios posteriores al evento indicaron que todo el mundo disfrutó la agenda y la división de la conferencia en dos sesiones. Los comentarios de los asistentes incluyeron "fue realmente agradable, una buena mezcla de eventos programados y tiempo libre" y "gran contenido, ubicación y bien programado en todo momento".

El personal de eventos de WorkPac valoró la eficiencia y coherencia de tener acceso al mismo espacio para todo el evento, lo que permitía refrescar y cambiar fácilmente el espacio para cada sesión.

Al celebrar la mayoría de las actividades in situ en Crystalbrook, los asistentes disfrutaron de la oportunidad de relajarse y reponer fuerzas durante las pausas del programa para comer y entre el final de la conferencia y la cena de gala. La cohesión del evento se alineó a la perfección con el objetivo de WorkPac de valorar, apoyar e inspirar a su gente, como su mayor activo.

Ha sido la mejor conferencia a la que he asistido. El evento se desarrolló a buen ritmo, sin demasiado ajetreo y con mucho tiempo libre para relajarse. - Asistente