Planeación de eventos: El valor de una estrategia sólida para tu próximo evento
En este vertiginoso mundo de los negocios, la planeación de eventos no es fácil y, a veces, resulta difícil combinar la estrategia empresarial con la celebración. Reunir a los equipos cuesta dinero y puede alterar las operaciones del día a día. Sin embargo, la colaboración es mágica, fomenta el espíritu de equipo, la innovación y refuerza la cultura.
El éxito va más allá de tachar elementos de una lista de planeación de eventos. Se trata de elaborar una estrategia que combine lo racional con lo agradable y lo lógico con lo brillante. Con objetivos claros, una logística fluida, un enfoque que dé prioridad a la seguridad y creatividad, su plantilla de planeación de eventos se convertirá en la receta secreta de su próximo evento y de muchos más.
Dicho esto, veamos algunos consejos sobre cómo y por qué una estrategia de eventos perversa puede cumplir sus objetivos y, aun así, ofrecer un evento de éxito con todos los oohs y ahhs.
Saber el porqué
La clave del éxito de cualquier evento reside en comprender claramente su finalidad. ¿Por qué reunir a tu equipo, interrumpir sus rutinas y quizás robarles tiempo personal? Tus invitados querrán saber el motivo de su asistencia. Define los objetivos de tu evento, ya sea fomentar la colaboración, celebrar logros o lanzar un nuevo producto. Y verifica que están en consonancia con los objetivos empresariales y estratégicos más amplios. Al comprender el "por qué" del evento, estará sentando las bases de un enfoque del proceso de planeación de eventos orientado a la consecución de objetivos.
Quién es tu gente
¿Quién viene? ¿Cuántos asistentes? Pero vaya un paso más allá. ¿Qué es lo que realmente motiva a tu gente? ¿Qué enciende tu luz y alimenta tu fuego? Ya sean directivos, mandos intermedios o profesionales del sector, todos aportan experiencias y perspectivas diferentes. Al comprender tus motivaciones, el equipo de organización de eventos puede adaptar la experiencia del evento para que coincida. Este enfoque centrado en el público genera entusiasmo, aumenta la satisfacción de los asistentes y consolida el valor y el impacto del evento.
Cómo darle vida a la visión de tu evento
En la planeación de cualquier evento, el diablo está en los detalles. Empieza a trabajar con los organizadores desde el principio para ocuparte de los pequeños detalles. ¿Dónde se celebrará? ¿Será un evento virtual, presencial o ambos? ¿Cuál es la fecha del evento? ¿Necesita un sitio web y promoción del evento? ¿Quién se encargará de la logística? ¿Cómo llegará todo el mundo? ¿Y la tecnología? Inscripciones, presupuesto y reportes. Y no olvidemos uno de los elementos más importantes: la gestión de riesgos. ¿Cómo comunicará el equipo de gestión del evento una crisis inesperada y se asegurará de que todo el mundo se sienta seguro? Contar con todos los detalles del evento, una lista de verificación del evento y planeadores dedicados al evento, todo en una sola estrategia, es el santo grial del éxito de un evento.
El factor WoW
¡La mejor parte! Entretenimiento, comida, ambiente y buenos momentos son los ingredientes de un evento inolvidable. Aunque cada evento tiene sus objetivos, es igualmente importante que los asistentes se lo pasen en grande. Desde displays interactivos y actuaciones en vivo hasta menús que hacen agua la boca y una decoración espectacular, las posibilidades son infinitas. Pero seamos realistas, se necesita tiempo para reunir todas las cosas divertidas. Ahí es donde entra en juego la estrategia de planeación anticipada del evento. Si dedicas tiempo a las cosas divertidas, podrás crear un evento que no sólo sorprenda a los asistentes, sino que además genere expectativas de principio a fin.
Más allá del evento
Cuando cae el confeti y se va el último invitado, el trabajo no ha terminado. Es el momento del análisis posterior al evento. Hablamos del retorno sobre la inversión (ROI), de recopilar opiniones y de garantizar que este evento pasado pueda servir de referencia para el éxito. Evalúa hasta qué punto el evento se ha ajustado a los objetivos y asegúrate de que se cumplen las promesas realizadas durante el mismo. Mantener la credibilidad y satisfacer las expectativas de los asistentes constituyen una sabrosa receta para el éxito continuo del equipo.
Una estrategia de eventos combina todos los detalles y los cierra con un moño. Se trata de que el evento se desarrolle sin contratiempos, guiando todo el ciclo de vida del evento y permitiéndote a ti, como gerente del evento, tomar decisiones infalibles a lo largo de todo el proceso.