Case study: The power of corporate travel benchmarking

El poder del benchmarking de viajes corporativos

Los gestores de programas de viajes visionarios son proactivos y no se quedan con los brazos cruzados. Son conscientes de la importancia de estar al tanto de la situación, tanto a nivel interno como externo, para anticiparse a los cambios y las tendencias.

El benchmarking forma parte de esa estrategia. Es un ejercicio que consiste en una revisión independiente y evalúa el rendimiento de tu programa de viajes corporativos en comparación con otros. Puedes hacer una evaluación comparativa de un elemento concreto, como por ejemplo:

  • Programa aéreo: Tarifas negociadas, servicios complementarios, T&Cs, políticas de cancelación, beneficios, huella de carbono, bienestar del viajero
  • Programa hotelero: Tarifas negociadas, servicios complementarios, condiciones generales, condiciones de cancelación, ventajas, huella de carbono, bienestar del viajero.
  • Política de viajes y herramienta de reservas online: Costo de viaje promedio, plazo de reserva, flexibilidad/inflexibilidad, cumplimiento, adopción, uso, impacto climático

Por qué es importante el benchmarking 
 

El benchmarking nunca es una actividad aislada; debe formar parte de tu estrategia empresarial más amplia. En el entorno empresarial actual, si no realizas ejercicios de benchmarking, corres el riesgo de que tu programa de viajes no sea competitivo o de que tomes decisiones de viaje que no estén respaldadas por datos relevantes.

Si no mides los resultados de tu programa, tus precios podrían ser demasiado altos, lo que afectaría el cumplimiento si tus viajeros empezaran a buscar vuelos y hoteles más baratos en otros sitios de Internet. Además, necesitas esta comparación y validación para respaldar la estrategia de tu programa de viajes, pues cuenta la historia de tu desempeño a los stakeholders internos y aporta confianza a tu plan de acción de cara al futuro.

Por dónde empezar con el benchmarking

"Hay varios lugares por donde empezar con un benchmarking estándar, como son los medios de prensa especializados y las asociaciones comerciales de viajes de negocios", aconseja Jo Lloyd, Responsable Global de Gestión de Cuentas y de FCM Consulting. "Estas herramientas te dan un nivel básico de comprensión de cómo se compara tu programa de viajes".

Los gestores de programas de viajes que utilizan FCM ya disponen de datos de referencia adicionales. Mediante los dashboards de reportes de FCM Platform, pueden ver datos de referencia de hoteles y tarifas aéreas basados en los hábitos de reserva de todos nuestros clientes. Pueden comparar fácilmente cuánto están pagando por hoteles y vuelos durante un periodo determinado.

For a fuller investigation and to really understand your programme performance, you need to engage a specialist.

Cuándo recurrir a un navegador experto

Para realizar una investigación más completa y comprender realmente el desempeño de tu programa, necesitas contratar a un especialista. Un ejercicio de benchmarking puede responder a preguntas cruciales como:

  • ¿Obtenemos un descuento suficientemente bueno de los proveedores?
  • ¿Cuáles son las lagunas y dónde deberíamos prestar atención?
  • ¿Nuestra política es demasiado generosa o demasiado rígida?
  • ¿Puedo llevar esto a la dirección para elevar el valor de mi función y del programa de viajes?

Como cada programa es tan diferente, puede resultar difícil obtener un cambio estadístico, pero el ejercicio sigue generando valor.

Éstas son algunas de las formas en que nuestros expertos de FCM Consulting han realizado ejercicios de benchmarking

Manufacturer's hotel programme

Programa hotelero de una empresa de manufactura

Resumen: Un cliente de la industria de manufactura quería validar si tenía las mejores tarifas negociadas en su programa de hoteles corporativos.

Análisis: Rachel Newns, responsable del programa de hoteles, analizó las 10 ciudades más visitadas por la empresa durante un periodo de seis meses. Analizó el número de noches de hotel promedio pagado por habitación y el volumen negociado a través de FCM en todo el mundo.

Resultado: Rachel transmitió al cliente confianza para tomar las mejores decisiones en su programa hotelero. Mediante este benchmarking, Rachel no sólo confirmó que algunas tarifas estaban a la altura del mercado, sino que también identificó algunas anomalías. Esto ayudó al cliente a centrarse en los hoteles con los cuales había que renegociar, y a definir qué significa para ellos la palabra "consistencia". El contexto es muy importante. Con su experiencia y contactos hoteleros, Rachel navegó por los datos no sólo para informar al cliente, sino también a los proveedores.
Air programme diagnostic

Diagnóstico de un programa aéreo

Resumen: Al igual que los programas hoteleros, el benchmarking de las tarifas aéreas suele formar parte de una estrategia más amplia de programas aéreos. Un objetivo podría ser comprender cuánto podría costar a una organización un cambio en la política de viajes. Una función de FCM Platform permite esta comparación, pero es el ejercicio de benchmarking más amplio lo que realmente aporta valor.

Análisis: Aunque es difícil comparar manzanas con manzanas, nuestros expertos de FCM Consulting comparan y establecen puntos de referencia de datos como la anticipación con la que se hacen las reservas y la duración de la estancia. Con la herramienta inteligente ACiQ de FCM Consulting, pueden superponer los datos contractuales del cliente con los datos del viaje para sopesar las diferencias y comparar aerolíneas.

Resultado: Validación y valor. Después de una serie de análisis y recomendaciones, el cliente disponía de la información necesaria para seguir adelante con cualquier cambio en la política de viajes, disponer de los datos para compartir internamente para demostrarlo, o retomar las conversaciones con aerolíneas.
For a fuller investigation and to really understand your programme performance, you need to engage a specialist.

Política de viajes de una empresa de gran consumo

Resumen: Un cliente del sector de bienes de consumo quería comparar su política de viajes con la de otros. Uno de los objetivos era conocer el grado de flexibilidad/inflexibilidad de su política de viajes, y si estaban siendo lo bastante generosos (o no) con los viáticos de clase Business.

Análisis: Juan Antonio Iglesias, Director de FCM Consulting EMEA y responsable del proyecto, comparó la política del cliente con la de una empresa similar, otra de un sector distinto y una empresa atípica. Utilizando sus conocimientos y experiencia internos, Juan analizó aspectos de la política frente a las demás para comparar y establecer puntos de referencia, por ejemplo, si las políticas permitían vuelos en clase preferente para trayectos de más de cuatro horas o de seis horas.

Resultado: Juan hizo recomendaciones al cliente basadas en el ejercicio de evaluación comparativa, con dos ángulos. En primer lugar, el control de gastos, sugiriendo formas de apretar o relajar la política de viajes para evitar incurrir en costos adicionales. El otro era la retención de los empleados, garantizando que la política sea competitiva y no tan restrictiva para que los empleados no se desanimen.

Con una mezcla de captura de datos de vanguardia, herramientas inteligentes y décadas de experiencia, los gestores de viajes pueden progresar confiando en el resultado de sus programas y adelantarse a los cambios.

 

Descubre más formas en que FCM Platform puede ayudar a los gestores de viajes a tener la tecnología a su favor.
 

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