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Viajes de negocios basados en datos: Maximiza la rentabilidad de tu empresa en crecimiento
Cada decisión cuenta para las empresas en rápido crecimiento; esto es especialmente cierto cuando se trata de los viajes de negocios. Sin embargo, las empresas suelen percibir los viajes como un "costo fijo", clasificado como una partida de adquisición indirecta, junto con los seguros y el material de oficina. Estos gastos suelen gestionarse con la vista puesta en el ahorro de costos.
Esta perspectiva puede ser limitadora para los viajes, ya que no se trata de un gasto único. Los viajes de negocios varían según la empresa, su cultura, su tamaño y sus objetivos empresariales. Incluso puede variar según el viajero.
Cultura y estrategia: las fuerzas motrices de la gestión de los viajes corporativos
La cultura de la empresa influye significativamente en las decisiones sobre los viajes. Tu empresa puede hacer hincapié en las reuniones internas cara a cara, mientras que otras prefieren las reuniones virtuales con encuentros ocasionales en persona. Es crucial alinear las tácticas de viaje con la dirección cultural y estratégica de tu empresa. Esto es aún más cierto en las empresas que tienen un programa de compras informal o descentralizado.
Juan Antonio Iglesias, Director de EMEA en FCM Consulting, afirma que la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, clasifican los viajes de negocios como una partida de contratación indirecta que no está vinculada a objetivos estratégicos. Esto puede ser peligroso. "No estás comprando lápices o papel que todos consumirán en momentos diferentes. El impacto de los viajes será individual", afirma Juan.
Un cambio de perspectiva: los viajes de negocios como inversión
Los viajes de negocios se realizan para llevar a cabo los objetivos comerciales estratégicos de tu empresa.
Teniendo esto en cuenta, tiene sentido considerar los viajes de negocios como algo más que un costo típico, sino como una inversión estratégica que impulsa el crecimiento de la empresa.
Los viajes de negocios de tu empresa deben alinearse con tus objetivos estratégicos. Esta alineación puede lograrse evaluando el rendimiento de la inversión (ROI) de cada viaje y adaptando el enfoque a la cultura y los objetivos exclusivos de tu empresa.
Alineación estratégica y gestión de los gastos de viaje
Para obtener el máximo impacto, lo ideal sería definir de antemano el valor y el ROI esperado de los viajes. Pero los negocios rara vez se desarrollan en un entorno ideal. Las decisiones sobre los viajes deben tomarse rápidamente, y tienden a aprobarse, incluso cuando los costos son elevados.
Aunque el control de costos es vital, una empresa en expansión puede beneficiarse de un enfoque más flexible.
"Cada persona considerará los viajes con objetivos distintos", añade Juan. Los ejecutivos pueden tener objetivos diferentes para viajar que los equipos de ventas o de cuentas, por ejemplo
Alinear el gasto en viajes con la estrategia corporativa permite a las empresas conectar los puntos entre los objetivos empresariales y el gasto en viajes para obtener un análisis más claro del ROI. Esto significa comprender las diversas necesidades de los distintos departamentos e integrar los planes de viaje con los objetivos empresariales generales.
¿Cómo se hace? Con datos.
Decisiones basadas en datos en la planificación de viajes de negocios
El ROI de la gestión de viajes se maximiza comprendiendo las distintas necesidades de tus viajeros y cómo contribuye cada viaje a los objetivos de la empresa. Por ejemplo, un viaje de un miembro del equipo de ventas podría tener un beneficio tangible e inmediato, mientras que un viaje de un profesional de RRHH podría ofrecer un valor estratégico a largo plazo, o ningún valor en absoluto.
Los viajes que se consideren de gran valor para la organización deben fomentarse, ya que tendrán un impacto directo en los resultados. Los viajes de escaso valor en comparación con los objetivos estratégicos tendrán más dificultades para demostrar el ROI. En general, deben evitarse.
La disponibilidad y accesibilidad de los datos cambia la forma en que planificamos, evaluamos y actuamos en los viajes de negocios. Los datos adecuados sobre viajes de negocios pueden ayudar a las empresas a conectar directamente la finalidad de los viajes de negocios con su impacto estratégico, ayudando a las empresas a ver el verdadero valor de un viaje. Con la posibilidad de calcular los costos de los vuelos, el alojamiento y los viáticos, las empresas de cualquier tamaño pueden tomar decisiones informadas con facilidad.
Aunque esta información ha sido históricamente difícil de rastrear, las mejores empresas de gestión de viajes son ahora capaces de proporcionar las herramientas, los datos y la experiencia para ayudar a las empresas con la alineación del propósito del viaje y el ROI.
Lo esencial
Para las empresas en crecimiento como la tuya, viajar es más que un gasto necesario. Es una inversión en crecimiento y estrategia. El enfoque de los viajes debe ser tan dinámico y único como tu empresa.
Al alinear los viajes con los objetivos empresariales, aprovechando los datos para tomar decisiones informadas y comprendiendo las repercusiones matizadas de cada viaje, puedes convertir los viajes en una herramienta estratégica que aporte un valor tangible.