Los desafíos que plantean los viajes " esenciales "
¿Su próximo viaje de negocios es realmente de carácter "esencial"? A raíz del comunicado emitido por Sudáfrica en el que se ajustaba la normativa de bloqueo de nivel de alerta 4, las empresas de Gauteng -y de Sudáfrica- se vieron obligadas esta semana a examinar de nuevo sus viajes de negocios.
Desde el sector minero hasta el farmacéutico, un gran número de multinacionales siguen enviando a sus equipos al continente africano al igual que al resto del mundo. "La mayoría de este tipo de visitas suponen un viaje esencial", afirma Bonnie Smith, directora general de FCM Sudáfrica.
" El COVID-19 sólo ha añadido una capa más de complejidad. Las empresas de gestión de viajes (TMC) tenemos que pensar en el futuro. Es posible que hayamos encontrado la solución a un problema, pero al día siguiente, o a la hora siguiente, algún gobierno cambia una norma y tenemos que volver a empezar. Una TMC sólida te asesorará y te mantendrá al día sobre los procesos y normativas cambiantes de un país, para que tu equipo esté en marcha y sea productivo lo antes posible".
Smith afirma que, en un panorama siempre cambiante, es indispensable que las multinacionales trabajen con una TMC que se adapte a la realidad actual para entender la importancia de los viajes esenciales para usted y para el viajero.
Éstas son las características que deberá considerar al elegir TMC:
1. Experiencia en crisis
En este momento, el mundo está obsesionado con el COVID-19, pero incluso sin una pandemia global puede haber imprevistos. " Más allá del COVID", dice Smith, "en caso de una emergencia que afecte a sus viajeros (desde fenómenos meteorológicos que repercutan directamente o evacuaciones a gran escala), una TMC debe hacer todo lo posible para minimizar cualquier contratiempo y coordinarse rápidamente para ponerlos a salvo".
Por supuesto, la gestión de riesgos es sólo una pequeña parte de un compromiso más amplio en relación con el deber de asistencia. "Para garantizar el cumplimiento de su Deber de Cuidado, FCM perfeccionará al máximo todos los procesos previos al viaje y pondrá en marcha un plan para responder de forma rápida y segura a cualquier eventualidad que afecte a su personal antes, durante y después del viaje", afirma Smith.
2. Traspasar el cumplimiento del Deber de Cuidado
Hoy en día, la confianza, la comunicación y el flujo de información oportuna y precisa entre las TMC, los gestores de viajes y los viajeros son más importantes que nunca. Tanto para los responsables de la toma de decisiones como para los gestores de viajes, esto significa trabajar estrechamente con una TMC que pueda hacer frente a la inseguridad de los viajeros de la forma más eficaz posible; gestionar la logística de los viajes previos y posteriores a la llegada de estos, así como conocer (y detallar) los protocolos de salud y seguridad en cada punto del viaje.
3. Reducción de costos
En una época de preocupación por los recursos, los gestores de viajes se enfrentan a una gran presión para reducir los costos. "Antes de obligar a sus empleados a utilizar aerolíneas con descuento, hoteles baratos o vehículos a precio de saldo, asegúrese de hablar con su TMC", dice Smith. "FCM ha sorprendido a sus clientes reduciendo significativamente su responsabilidad a este respecto con sólo adoptar un enfoque más integral para la gestión de los viajes".
Smith explica que, si los datos revelan que un cliente está utilizando 500 hoteles diferentes en 50 ciudades, el equipo de FCM aconsejaría reducir este número a, por ejemplo, 100, y negociar un descuento con los hoteles restantes. "Se trata por tanto de aumentar la eficiencia", afirma.
4. Un enfoque ágil y flexible para las necesidades del cliente
Los gestores de viajes no sólo buscan que sus viajeros se encuentren satisfechos y seguros, sino que esperan ser un socio de viajes el cual pueda responder rápidamente a sus necesidades -y a cualquier situación imprevisible- con facilidad y rapidez.
La nueva plataforma digital de reservas de FCM puede adaptarse a sus necesiadaes. Es capaz de recopilar (y analizar) los datos de los viajeros, incluida la información sobre las preferencias de estos, las consultas, la tensión que pueda existir en los usuarios, y el comportamiento de viaje, lo que significa que puede diseñar el mejor itinerario y reservar el mejor producto para satisfacer sus necesidades.
5. Información en tiempo real
Con un panorama de viajes en constante cambio, la información en tiempo real es algo imprescindible, tanto si se viaja a Tokio como a Nueva York o a Durban. Se necesita paciencia y perseverancia para averiguar quién puede entrar en cada provincia o país (por no hablar de cómo y cuándo).
Flight Centre Travel Group ha actualizado su sitio web Travel News con un mapa codificado por colores que identifica fácilmente las restricciones de entrada y salida para los viajes internacionales. Los viajeros pueden buscar los destinos a los que se puede viajar, así como averiguar dónde se encuentran los centros de pruebas de COVID-19 y obtener información sobre las normas de cuarentena tanto en los viajes de entrada como de salida. Los filtros avanzados de búsqueda también permitirán identificar fácilmente los países que no tienen restricciones o los viajes sin cuarentena.
6. Soluciones alternativas
Dicen que la necesidad es la madre de la invención, y no cabe duda de que el COVID-19 está impulsando el progreso y la innovación. Vivimos en un mundo en el que la facturación sin contacto, la biometría, la detección de virus y los pasaportes sanitarios digitales serán la norma.
"Busquen una TMC que se enfrente al caos actual sin tregua, que explore nuevos caminos y que ofrezca soluciones eficaces e integrales para las compañías que necesitan recuperar su actividad", concluye Smith.
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