La vida sería mucho más fácil si las empresas contaran con sistemas de aprobación que fueran consistentes a nivel mundial. De este modo, cada viajero tendría el mismo proceso y la misma experiencia, independientemente de dónde se encuentre. Además, para ser rápidos y eficaces, las aprobaciones deben hacerse en el momento indicado.

Sin un proceso de aprobación, o si se permite que se produzcan excepciones, las cosas pueden complicarse. Viajeros impacientes esperando un "sí", plazos retrasados, demoras para hacer avanzar un proyecto. Existe el riesgo de que la política de viajes se abandone por completo.

Muchas empresas quieren que las aprobaciones se pongan en marcha una vez que se haya reservado el viaje. Aunque pueda parecer contradictorio, es un enfoque que proporciona una consistencia global a las empresas en lugar de depender de las diferentes soluciones que brindan las herramientas de reserva en línea, y un estilo de autoservicio de reserva de viajes y flujo de aprobación para los viajeros, que están cada vez más acostumbrados a organizar sus propios viajes. Además, al aprobar después de una reserva, se asegura el precio y no se retrasa ningún viaje urgente. ¿La otra ventaja? El ahorro de tiempo para quienes aprueban y reservan, que no se enfrentan a la presión de comprobar un viaje mientras el viajero está a la espera de esa luz verde.

Este enfoque también se ve impulsado por una mejor tecnología de viajes. La política de viajes está cada vez más integrada en los sistemas que los gestores de viajes y los encargados de las reservas utilizan para organizar y gestionar. Las plataformas pueden alertar al viajero o al que hace la reserva cuando la tarifa de su noche de hotel en Nueva York es demasiado alta. La extensión del navegador de FCM Platform puede configurarse para animar a los viajeros a reservar un vuelo concreto que sea más adecuado, o animarlos a pensar en el medio ambiente con sus elecciones.

"Con la ayuda de la tecnología, los viajeros deberían tener cada vez más en cuenta su política a la hora de dar clic en el botón de envío para su aprobación. Cuando se ha dedicado tiempo a negociar las tarifas y a seleccionar a los distintos socios, entonces merece la pena esforzarse en la configuración de la plataforma de viajes para que funcione correctamente. De este modo, cuando el viaje llegue para su aprobación, debería estar todo listo. Digo que debería, porque ya se sabe que algunos siempre intentarán saltarse las normas", dice Jo.

Uno de los problemas que siguen existiendo en las aprobaciones de viajes es la accesibilidad. ¿No sería todo ese proceso más sencillo, si se pudiera aprobar un viaje desde el teléfono móvil o pulsar aprobar y rechazar con un solo clic?

Lo hicimos realidad con FCM Platform. Los aprobadores ahora pueden decir sí o no a los viajes desde un único panel de control, en cualquier dispositivo. No importa si el viaje se reservó en línea o fuera de línea; tendrá aprobaciones instantáneas e información precisa al alcance de su mano.