Contratando una nueva TMC
Encontrar la TMC adecuada para tu empresa es crucial para el éxito de tu programa de viajes. Pero, una vez completado el proceso de selección, ¿cómo garantizar una transición fluida entre tu TMC actual y la nueva, con un impacto mínimo en los viajeros?
Con plazos que cumplir, soluciones técnicas que diseñar y complejas redes de stakeholders que gestionar, el proceso de implementación puede parecer a menudo una tarea imposible incluso antes de empezar. Pero no tiene por qué ser un proceso doloroso. Al fin y al cabo, contratar una nueva TMC es una oportunidad real de impulsar mejoras en tu programa de viajes y una oportunidad que quieres aprovechar al máximo.
A lo largo de los años hemos visto lo que ha funcionado, lo que no y los errores más comunes en el onboarding de una TMC. Así que, para ayudarte a eliminar el dolor del cambio, hemos reunido lo que hemos aprendido y cotejado nuestros principales consejos para una implementación exitosa de TMC.
Seis consejos para contratar una nueva empresa de gestión de viajes
1. Involucrar a los stakeholders y a los mercados regionales
A la hora de emprender a escala mundial, sobre todo si es la primera vez que consolidas mercados, es esencial involucrar a tus stakeholders regionales. Como mínimo, debes comprender cómo funcionarán tus mercados clave y cómo recibirán los cambios. Pero para que tu implementación tenga las mayores posibilidades de éxito y evitar problemas costosos o que lleven mucho tiempo, necesitas un equipo sobre el terreno que hable el idioma local, comprenda las diferencias culturales y pueda actuar como apoyo. Para que una organización cambie y se adapte con éxito a una nueva TMC, es fundamental que los stakeholders primero acepten y luego adopten el cambio, por lo que tener a estos partidarios en todos tus mercados facilitará el camino hacia una implementación exitosa.
2. Adopta una visión holística
Aunque la implementación de una nueva TMC puede parecer un proceso exhaustivo, lo más probable es que no sea el único cambio que se produzca en tu empresa en un momento dado. Tanto si es el área de TI la que se pasa a un nuevo sistema como si Finanzas cambia las tarjetas de crédito, hay muchas cosas que pueden afectar tu programa de viajes, por lo que es esencial que veas el proyecto de implementación desde el punto de vista general de la empresa. Si sabes qué otras cosas están ocurriendo en la empresa que podrían afectar a tu programa de viajes y al proceso de integración, podrás trabajar con tu nueva TMC para planificar y evitar posibles conflictos antes de que surjan.
3. Gestiona el proceso con empatía
Puede ser fácil pensar que el proceso de integración se centra principalmente en las soluciones técnicas que requieren diseño y configuración. Pero hay algo más: guiar a toda tu organización a través del lado humano del cambio puede ser a menudo desalentador, desafiante y conflictivo. Al fin y al cabo, los cambios que estás implementando pueden tener sentido desde el punto de vista empresarial, pero ¿hasta qué punto está preparada tu empresa para ellos? La retroalimentación continua de los empleados te permitirá gestionar el proceso con empatía, mientras que seguir unos principios efectivos de gestión del cambio te ayudará a contrarrestar cualquier resistencia interna al cambio.
4. Ten en mente tus objetivos de éxito
Incluso los planes mejor trazados pueden entorpecerse, sobre todo cuando se trata de una implementación multinacional compleja. Así que, tanto si necesitas que los fundamentos básicos de tu programa de viajes estén listos en un plazo determinado, como si tienes flexibilidad para abordar y aliviar los puntos débiles desde el principio, es importante tener unos objetivos de éxito claramente definidos desde el principio y no perderlos de vista entre los detalles del proyecto.
5. Reúne a las personas adecuadas
Una correcta integración depende de las aportaciones de múltiples departamentos y stakeholders, desde TI y Finanzas, hasta RRHH y los responsables de las reservas de viajes de los ejecutivos. Las implementaciones más exitosas cuentan con un líder de proyecto dentro de la empresa del cliente que puede aprovechar estas fuentes de conocimiento en toda la empresa, dar su opinión y ayudar a impulsar los cambios.
Sin embargo, no se trata de una relación unilateral: una buena TMC te guiará a lo largo del proceso y asumirá gran parte del trabajo de onboarding. En FCM, nuestros equipos de implementación están formados por expertos técnicos, en gestión de proyectos y en diseño, que trabajan junto con nuestros clientes en la integración de su programa de viajes. Nuestros gerentes de cuentas se encargan de la relación general con el cliente y actúan como impulsores de las distintas actividades de gestión del cambio.
6. Identifica los elementos básicos
No te arriesgues a que tu implementación se detenga por no tener los elementos básicos adecuados desde el principio. Una implementación sin contratiempos depende de una información confiable y precisa, así que, en cuanto finalices el proceso de selección de tu TMC, empieza a reunir la información siguiente para compartirla con tu nueva TMC:
- Datos de perfil - Ten claro cómo funcionan tus datos de perfil y cómo dárselos a tu nueva TMC.
- Formas de pago - Conoce los distintos métodos de pago en todos tus mercados, y ten una forma claramente definida de pagar los viajes .
- Estructura de entidad jurídica - Conoce a fondo la estructura de tu entidad jurídica y explícasela claramente a tu TMC; si simplificas en exceso una estructura compleja, corres el riesgo de que la solución final no sea la adecuada.
Al disponer de estos elementos básicos y ayudar a tu nueva TMC a obtener una visión holística de tu ecosistema de reservas, podrás empezar a desarrollar soluciones que satisfagan las necesidades de viaje y los objetivos de éxito de tu empresa.