Métricas, medición y éxito del evento

Los mejores eventos equilibran lo emocional y lo racional, proporcionando momentos memorables a la vez que impulsan un auténtico impacto empresarial.

Definiendo el éxito

Antes de medir el éxito de un evento, tienes que definirlo. Una de las preguntas más habituales que nos hacen es: "¿Cómo sé si mi evento fue exitoso?". Pero la verdadera pregunta es: ¿Qué significa para ti un evento exitoso? Puede ser el nivel de participación, la asistencia, los ingresos generados, el número de clientes asistentes o cualquier otra cosa.

Para crear tus factores de éxito, empieza con el proceso de planeación del evento manteniendo una charla con los stakeholders, patrocinadores, líderes o incluso con tu público objetivo. ¿Qué esperan? ¿Hay indicadores clave de rendimiento (KPI)? ¿Tienen algún objetivo específico que quieran conseguir organizando este evento? También podrías utilizar datos de eventos anteriores para identificar puntos de referencia.

A partir de ahí, fija objetivos realistas y medibles que equilibren tanto las percepciones cualitativas (experiencia, emoción, feedback) como los datos cuantitativos (asistencia, conversiones, ingresos generados). Sean cuales sean los KPI a los que llegues, aquí tienes algunas ideas sobre qué y cómo medir la magia.

Qué y cómo medir

Asistencia

Rastrear la asistencia es fácil, pero el valor real viene de los detalles. Compara las listas de invitados y de registros con los asistentes reales del día. ¿Hubo ausencias y cancelaciones de última hora? Si es así, ¿cuál puede haber sido la causa? El momento, el lugar, el contenido y el precio del boleto pueden influir.

Da un paso más y examina los detalles de los asistentes. ¿Atrajiste al público adecuado? Fíjate en los datos demográficos, los puestos de trabajo, los sectores o incluso las regiones.

Participación

Una sala llena no significa nada si la gente no participa. El tipo de contenido de tu evento corporativo determinará lo que puedes medir aquí. Mide las actividades presenciales y el tráfico peatonal, como las zonas de networking, las activaciones y los stands de los patrocinadores. ¿La gente estuvo entusiasmada por participar, o estuvo sentada viendo sus teléfonos para revisar sus correos electrónicos del trabajo? Si tu evento tuvo elementos virtuales o de gamificación, haz un seguimiento de la participación en las encuestas en vivo, sesiones de Q&A y conversaciones en el chat . Si la participación es baja, es posible que haya que ajustar el contenido, o que tu público prefiera las relaciones cara a cara a la interacción digital.

Feedback

Si quieres un feedback sincero y sin filtros, ve directamente a la fuente. Asistentes, ponentes, patrocinadores y organizadores. Las encuestas posteriores al evento son una de las mejores formas de recopilar datos cualitativos, pero no deben ser una ocurrencia tardía. Planea con tiempo y haz que los cuestionarios sean breves, amables y lo más cercanos posible al evento; pregunta sobre las sesiones, los ponentes, el entretenimiento, el catering y la experiencia en general.

El feedback también puede obtenerse durante el evento a través de estaciones de feedback en sitio, códigos QR, correos electrónicos, SMS o notificaciones push desde aplicaciones personalizadas para eventos. Si tu evento dura varios días, pregunta a los asistentes del primer día qué les gustó y qué no, y haz ajustes sobre la marcha. Los pequeños ajustes pueden cambiar la experiencia del resto del evento.

La gente puede ser brutalmente sincera, sobre todo cuando es anónima. Pero necesitas escuchar su opinión. Porque incluso los planificadores de eventos más experimentados piensan que algo va a salir bien, hasta que no sale bien. No es personal. Es información de oro que proporciona la base perfecta para tu próximo evento.

– Henry Jones, Gerente de Marketing Global de FCM Meetings & Events

Net promoter score (NPS)

Para obtener una vista rápida de los niveles de satisfacción, prueba con una encuesta de Net Promoter Score (NPS). Pregunta a los asistentes: "¿Qué probabilidades hay de que recomiendes este evento a otras personas o de que vuelvas la próxima vez?" Puedes ontener las respuestas mediante un SMS o una ventana emergente en la aplicación de tu evento. Una puntuación NPS alta significa que has dado en el clavo, y una baja, que tienes trabajo por hacer.

Redes sociales

Aunque no tengas un muro mediático en tu evento, es probable que haya gente que publique sobre él en las redes sociales. Supervisar los hashtags del evento, las menciones en redes sociales, las etiquetas y la participación puede darte una idea de cómo resonó tu evento más allá de la sala. Mira más allá de los "me gusta", analiza los "compartidos", quién publica, los comentarios y el sentimiento general de las publicaciones.

Y no te olvides de tus propias publicaciones. Haz un seguimiento del engagement, el alcance y el contenido que mejor funciona. Si tu reel de recapitulación recibió mucho más amor que un post promocional genérico, eso es señal de lo que funciona. Si tu hashtag no se utilizó o la participación social fue baja, plantéate algunos cambios en el contenido, o incentivar la participación la próxima vez y convertirlo en un juego.

Medios de comunicación y relaciones públicas

El impacto de tu evento puede ser tan grande que los grandes de la industria quieran hablar de él. Si es así, estate atento a los medios de comunicación. Es probable que tu equipo de marketing ya esté al tanto de esto, pero si tú eres el equipo que lleva ambos sombreros, el de marketing y el del evento (¡te admiramos!), asegúrate de tener en cuenta toda tu actividad de marketing.

Aplicación móvil y sitio web

Las apps y sitios web del evento no sólo son bonitos y funcionales, sino que recopilan datos valiosos y a menudo incluyen muros sociales. Más allá de la diversión de que te gusten las publicaciones y los comentarios, echa un vistazo más de cerca a las cifras. ¿Cuántas personas descargaron la aplicación y cuántas la utilizaron activamente?

El sitio web del evento es muy parecido. ¿Qué páginas reciben más tráfico? ¿Cuántas personas se registraron a través del sitio? ¿Las personas encontraban la información que necesitaban o inundaban tu bandeja de entrada con preguntas de última hora?

Gamificar parte de tu evento es una forma estupenda de impulsar el engagement. Ofrece a los invitados la posibilidad de ganar un premio, hacer una pregunta directamente al ponente o mostrar sus ideas en la gran pantalla. ¡Una forma estupenda de fomentar la participación del público!

– Chris Di Pasqua, Desarrollador Web Senior, FCM Meetings & Events.

Team building

En las actividades de integración o las conferencias corporativas centradas en la celebración, la vinculación y los incentivos, el éxito puede medirse a través del engagement, la conexión y la satisfacción general. Observa cómo participan los miembros del equipo en las actividades. Puede ser mediante juegos o charlas informales. ¿Salieron los empleados de sus zonas de confort? ¿Interactuaron con personas con las que normalmente no lo harían? ¿Conocieron gente nueva de toda la empresa? Hacer un seguimiento de las conversaciones informales, los momentos compartidos (como las selfies en los puestos del equipo) y las publicaciones en las redes sociales tras el evento también puede dar una idea de hasta qué punto el evento creó camaradería y nuevas relaciones.

Networking

Es difícil poner un número, pero sigue siendo importante. Empieza por lo básico. ¿Cuántas reuniones se programaron (sobre todo si utilizas una herramienta de búsqueda de contactos) y a cuántas se asistió, y cuál fue el número de seguimientos y presentaciones posteriores al evento? A continuación, examina el aspecto digital. ¿Cuántas nuevas conexiones se establecieron en las redes sociales? ¿Hubo un aumento del crecimiento en LinkedIn u otras plataformas profesionales de personas clave? Y, por supuesto, recopila los comentarios de tus invitados VIP o clientes clave.

Pipeline leads

Más allá de los ingresos directos generados, ten en cuenta el impacto en tu pipeline. ¿Tu evento corporativo generó nuevos clientes potenciales o influyó en cuentas clave? Si el objetivo era conectar y convertir, ¿cuántos asistentes pasaron por tu embudo de ventas o marketing después del evento?

Piensa también en las conexiones realizadas. ¿Hiciste contactos con clientes importantes, personas influyentes o socios del sector? ¿Están estas personas ahora más comprometidas y más cerca de convertirse en clientes? Todas estas son métricas de éxito válidas (dependiendo de tus objetivos). Por último, ¿generaste clientes potenciales y los convertiste realmente en clientes?

Finanzas

Para eventos con un componente financiero, venta de boletos, patrocinios o lanzamientos de productos, el balance final importa. Haz un seguimiento de los flujos de ingresos, incluidas las compras de boletos, los códigos promocionales y los reembolsos. Compara los ingresos totales con los gastos para determinar el rendimiento de la inversión (ROI). Y no olvides revisar cualquier otra fuente de ingresos (que no esté relacionada con los boletos). Una vez que tengas las cifras, desglósalas. ¿Cuál es tu costo por persona? ¿Qué ingresos generaste por asistente?

Sostenibilidad

Si incorporaste algunas iniciativas ecológicas, mide el impacto. Registra cuántos asistentes optaron por registrarse sin papel, la cantidad de residuos reducidos y las contribuciones de compensación de carbono. ¿Hicieron mella el material reutilizable del catering o las invitaciones reciclables? Si te asociaste con proveedores sostenibles, destaca esas colaboraciones...

Concluyendo un evento exitoso

A la hora de medir el éxito de un evento, ten en cuenta tanto los beneficios tangibles como los intangibles. Cuanto más hagas un seguimiento, más podrás perfeccionar tu estrategia para futuros eventos y sentirte seguro al combinar ideas atrevidas con objetivos medibles.

Con las herramientas, estrategias y socios adecuados puedes demostrar (y mejorar) el valor de tu evento sin que pierda su chispa.

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