Cómo elegir la empresa de gestión de viajes de negocios adecuada para tu empresa en crecimiento
La gestión de los viajes corporativos consiste absolutamente en ahorrar dinero y obtener más valor de tus planes de viaje. Pero los viajes son algo personal, y la experiencia del viajero es fundamental, por lo que los mejores programas de gestión de viajes abarcan los costos, la satisfacción del viajero y su bienestar.
Elegir la empresa de gestión de viajes corporativos (TMC) adecuada es una decisión estratégica que tendrá un impacto significativo en las operaciones y la cultura de tu empresa. ¿Cómo encontrar un socio de gestión de viajes que se adapte a tus necesidades dinámicas y ofrezca servicios que se adapten al crecimiento de tu empresa?
Recopilamos algunos puntos a tener en cuenta y preguntas que las empresas de México deberían plantearse al evaluar a los proveedores de servicios en el ámbito de la gestión de viajes de negocios:
Define tus expectativas del servicio de gestión de viajes
Considera el nivel de servicio y soporte que tu empresa necesita. ¿Tu empresa en crecimiento valora la tecnología innovadora para reservar y gestionar viajes? ¿Es más importante el servicio y el soporte personalizados prestados por agentes de viajes de negocios con experiencia?
He aquí algunas preguntas que debes hacer a las empresas de viajes de negocios y que te ayudarán a definir el éxito del servicio:
- ¿Qué tecnología integran en sus servicios para facilitar la reserva de viajes a los viajeros de negocios y a los organizadores de viajes?
- ¿Qué tecnología, informes y herramientas analíticas ofrecen para apoyar e informar a los compradores de viajes?
- ¿Podemos esperar soporte 24/7 de sus expertos en viajes de negocios y cómo nos ayudan cuando se produce alguna disrupción en los viajes?
Identifica los puntos débiles de los viajes
Comprender tus retos específicos en la gestión de viajes de empresa es clave para encontrar la mejor agencia de viajes corporativos. Aunque los puntos débiles varían de empresa a empresa, aquí tienes algunas preguntas que debes hacerte para asegurarte de que la TMC que elijas se ajuste a tus necesidades:
- ¿Puedes decirme cuánto está gastando nuestra empresa en viajes de negocios?
- ¿Cómo puedo ver todos mis datos de viaje?
- Queremos acabar con cierto comportamiento en las reservas de viajes, ¿cómo podemos animar a nuestra comunidad viajera a reservar lo que queremos?
- ¿Qué medidas proactivas tomas para anticipar y mitigar los problemas antes de que afecten a nuestros viajeros de negocios?
- ¿Puedes dar ejemplos de cómo has resuelto problemas de viajes para otras empresas de nuestro sector?
- Nuestras necesidades de viajes de negocios pueden cambiar a medida que crecemos y evolucionamos. ¿Cómo te aseguras de que tus soluciones de viajes escalarán con nosotros?
Que tus prioridades coincidan con las capacidades de la TMC
Al seleccionar una TMC corporativa, es importante asegurarte de que su oferta de servicios se ajuste a tus prioridades empresariales. Tanto si tu mayor objetivo es la seguridad de los viajeros, el seguimiento de tu presupuesto, la gestión de recursos o la sostenibilidad, tu socio de gestión de viajes debe ofrecer las herramientas y conocimientos adecuados.
Seguridad del viajero
- ¿De qué herramientas y sistemas de soporte dispones para el seguimiento y la comunicación con los viajeros cuando se produzca algún incidente?
Gestión presupuestaria
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¿Qué soluciones de informes y análisis ofrecen para ayudarnos a gestionar y predecir los gastos de viaje?
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¿Cómo pueden ayudarnos a ahorrar dinero u obtener descuentos con determinados proveedores de viajes?
Gestión de recursos
- ¿Eres capaz de supervisar completamente nuestro programa de viajes? En caso afirmativo, ¿cómo mantienes una experiencia fluida y transparente para nuestros empleados y ejecutivos?
Sostenibilidad
- ¿Cómo pueden ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos de sostenibilidad desde la perspectiva de los viajes de negocios?
Realiza una investigación exhaustiva
Elegir una TMC adecuada para tu empresa a veces requiere una inmersión profunda en el panorama de los servicios de viajes corporativos. En el ámbito de los viajes de negocios, esto suele abordarse con una solicitud de propuesta (RFP). Empezar esta misión con un RFP puede darte un enfoque estructurado para evaluar a tus socios potenciales. Las preguntas que hagas deben adaptarse a tus necesidades como empresa en crecimiento.
Si recurres a un RFP, o decides ponerte en contacto con varias empresas de viajes de negocios, considera la posibilidad de plantear a las TMC las siguientes preguntas:
- ¿Cuándo revisaste por última vez tu oferta de servicios y cómo te mantienes competitivo en el mercado?
- ¿Cómo adaptas tus servicios a las necesidades específicas de una empresa de nuestro sector y tamaño?
- ¿Puedes guiarnos a través de un proceso típico de solicitud de propuestas con tu empresa? ¿Qué información necesitarías de nosotros para ofrecer las mejores propuestas posibles?
Un RFP no es sólo una formalidad o algo que todas las empresas "tienen que hacer". Es una herramienta estratégica utilizada para obtener información y forjar alianzas a largo plazo. Las preguntas que hagas y las respuestas que recibas de las TMC deben ser útiles, procesables y diferenciadoras.
Encuentra la cultura adecuada
El enfoque de tu TMC debe resonar con la propia cultura de tu empresa. La colaboración, la confianza y la comunicación son los pilares de una alianza sólida. He aquí algunas preguntas a las TMC que te ayudarán a determinar si se alinean con los valores de tu empresa:
- ¿Cómo abordas la colaboración con tus clientes?
- ¿Puedes dar ejemplos de cómo has generado confianza con empresas similares a la nuestra?
- ¿Cómo trabajarás con nosotros para definir y evaluar el éxito de nuestra asociación?
Recuerda que no se trata sólo de ahorrar costos o de reservar viajes. Se trata de encontrar sinergias que impulsen tu negocio. La TMC adecuada te guiará en tu viaje empresarial, dirigiéndote hacia tus objetivos con experiencia y cuidado.
¿Te interesa saber más? Nuestro equipo está aquí para ayudarte. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para saber cómo podemos colaborar en la creación de un programa de viajes de negocios que crezca junto con tu empresa.