CASO DE ESTUDO
BUPA arranca el 2024 con otro acontecimiento excepcional
Descripción general
Bupa Dental Care arrancó el 2024 con lo que se ha convertido en su tradición anual: celebrando su conferencia para practicantes. Bupa Dental Care, la red odontológica más grande de Australia, cuenta con unos 200 consultorios y una comunidad de más de 800 médicos con 2,500 empleados de apoyo, que ofrecen atención centrada en el paciente a casi medio millón de pacientes cada año.
La veterana conferencia Bupa Dental Care muestra su agradecimiento a los responsables de consultas invitándolos a actividades sociales y de ocio. En 2023 se introdujeron contenidos de estrategia de negocios, y también se invitó a la conferencia a los gerentes. Este mayor énfasis en el contenido empresarial fue indispensable para el evento de 2024.
Objetivos
Tras el éxito del evento del año pasado, creado en colaboración con FCM Meetings & Events (M&E), el equipo de Bupa Dental Care no sólo quería repetirlo, sino llevarlo a nuevos horizontes. Recurriendo de nuevo a FCM M&E, los objetivos del evento de 2024 eran muy claros:
- Reconocer y celebrar los esfuerzos y logros del personal de Bupa Dental Care.
- Reflexionar sobre 2023 y compartir las prioridades para el próximo año.
- Ofrecer oportunidades para aprender unos de otros y de los expertos del sector.
- Ofrecer oportunidades para que los consultorios conecten entre sí y construyan sus propias redes.
- ¡Divertirse!
Nuestra estrategia
Con unos 300 invitados confirmados, incluyendo patrocinadores y personal de apoyo de Bupa, el equipo de FCM Meetings & Events se puso manos a la obra para elegir el lugar perfecto en colaboración con el equipo de Bupa Dental Care: el RACV Royal Pines Resort Gold Coast.
"La sede era perfecta para el número de invitados. Toda la conferencia se celebró en el mismo piso, y el lugar tenía una interesante opción para la cena de gala", dijo Kara Johnson, productora de FCM Meetings & Events. "Nuestro cliente también había usado esa sede en el pasado, así que se sintieron cómodos con la elección del lugar".
El destino también proporcionó a los invitados el tiempo y el espacio necesarios para sumergirse en el evento y el contenido.
El entretenimiento del evento incluía a Welcome to Country como oradores principales, un acto llamado "Mr. y Mrs. Von White", un acto de equilibrio de manos en la cena de gala, así como la Franky Smart Band que se presentó en la afterparty.
"Al final del plato principal, teníamos planeado un acto de circo que realmente captó la atención de la gente y la atrajo de nuevo a la sala", dijo Kara. "En consonancia con el tema de la cena “Dîner en blanc”, hicimos que los invitados hicieran girar sus servilletas para indicar el comienzo de la cena de gala, y luego todos recibieron una luz de bengala al final de la cena".
Se creó un espacio para proveedores y socios, ofreciéndoles un teatro patrocinado en la expo, que permitía a los invitados escuchar pláticas breves de algunos proveedores.
Desafíos
Kara dijo que el evento tuvo muy pocos retos y que el equipo fue capaz de superarlos rápidamente, utilizando soluciones flexibles.
"Celebrar una cena de gala en el exterior, en una pista de tenis encubierta, fue diferente, ya que tuvimos que preparar una sala al aire libre que no existía. Nuestra solución fue ofrecer a los invitados abanicos de mano para ayudarles con el calor, y tomamos la decisión de trasladar la afterparty al interior.
"Todo salió muy bien para nuestro cliente, porque nuestro equipo se integró con el suyo, garantizando una conversación abierta y transparente desde el principio".
Resultados
"El cliente estaba encantado al final del evento, y los altos directivos también", dijo Kara.
Kara mencionó que uno de los momentos más destacados del evento fue la gala Dîner en Blanc.
"Todos los invitados quedaron asombrados por el aspecto final de la sala. Al entrar a la cena por una rampa, la mayoría de los invitados se detuvieron para tomar fotos de la vista, que pudieron contemplar desde un par de metros de altura, con vistas a la sala. Básicamente, reunimos a todo el mundo en el espacio de exposición, y luego los guiamos hasta la pista de tenis encubierta, y, como no conocían este espacio, fue una sorpresa para todos los invitados."
Y añadió: "En general, fue una gran colaboración con el cliente, todo estuvo impecable, y la delegación fue de primer nivel. Fue agradable ver cómo el evento cobraba vida después de trabajar en él durante meses. Fue realmente gratificante".