Reduce el riesgo con soluciones de pago transparentes
Los viajes de negocios ya son lo suficientemente ajetreados como para tener que soportar las molestias de unos métodos de pago que no te ayudan. Una forma impactante de facilitar los viajes es reevaluar el proceso de solución de pagos de viajes.
Tanto si se trata de un vuelo para atravesar el país como de un viaje de un día corto, los viajeros de negocios manejan gastos como alojamiento en hoteles, comidas, transporte, etc. Dado que se trata de gastos de viajes de negocios, proporcionar comodidad y confianza al viajero mediante sistemas de pago sólidos puede marcar la diferencia. Al fin y al cabo, no quieres que los viajeros tengan que echar mano de sus propios bolsillos.
Los riesgos
Seamos realistas: nadie quiere enfrentarse a un fraude financiero o a una violación de la seguridad de los datos en viajes de negocios. Al establecer una solución de pagos segura y ampliamente aceptada, las empresas pueden protegerse contra el fraude, las violaciones de datos y las transacciones no autorizadas. Dar a los viajeros la posibilidad de acceder a los fondos de forma segura cuando más los necesitan. Establecer límites de presupuesto, hacer un seguimiento de los gastos y utilizar opciones seguras mantiene las cosas fluidas y sin estrés para todos.
Existen muchas soluciones de pago para viajes de negocios. Las opciones pueden ir desde una cuenta comercial hasta una tarjeta virtual. Echemos un vistazo:
Cuenta central de viajes (CTA)
Las empresas pueden utilizar un método de pago centralizado para realizar todos los pagos relacionados con los viajes. Una CTA es una cuenta corporativa única gestionada por tu empresa de gestión de viajes (TMC) que luego se vincula a la tarjeta de crédito de la empresa. Puede utilizarse para reservar todos los gastos relacionados con los viajes, incluidos hoteles, vuelos, transporte terrestre, comidas, etc. Este enfoque ofrece pagos por adelantado, facturación consolidada, conciliación, seguimiento de gastos e informes en un abrir y cerrar de ojos, ya que todos los pagos se realizan a través de la misma cuenta. Dicho esto, la tarjeta vinculada a la cuenta central de viajes tiene un número de tarjeta estático y no tiene muchas funciones. En caso de fallo de seguridad, pérdida de la tarjeta o posible fraude, las empresas pueden perder datos confidenciales, enfrentarse a cargas financieras y facturas innecesarias, y perder dinero o dejar a tu viajero en el extranjero sin una solución de pago.
Tarjetas de crédito corporativas
Se emite una tarjeta de crédito corporativa a los empleados, que pueden utilizarla para pagar los gastos relacionados con los viajes de negocios. Es una solución sencilla, y los empleados pueden utilizar estas tarjetas físicas para diferentes gastos, como la reserva de vuelos, el pago de facturas de hotel, etc. Puedes añadir un límite de gasto a estas tarjetas según la función del empleado, lo que ayuda a las empresas a gestionar el gasto en viajes y supervisar las fugas presupuestarias, ahorrando dinero y problemas de tesorería. Aunque las tarjetas de crédito ofrecen flexibilidad, informes y acumulación de crédito o puntos, los viajeros de negocios deben tener cuidado al llevarlas. Además, son fácilmente vulnerables al fraude y al uso indebido, ya que pueden utilizarse para comprar casi cualquier cosa. Desde este punto de vista, puede ser arriesgado para los viajeros de negocios realizar pagos mediante tarjetas físicas o incluso llevar una de ellas encima. Cargar una tarjeta de crédito corporativa física a veces puede hacer que los viajes de negocios sean incómodos para muchos.
Cuenta de operaciones TMC
Una cuenta comercial es una cuenta especializada creada y gestionada por una empresa de gestión de viajes (TMC). Todas las reservas y pagos de viajes se realizan a través de esta cuenta en nombre del cliente. Este tipo de sistema de pago tiene varias ventajas. Como la TMC gestiona los pagos, las empresas pueden esperar un mínimo de complicaciones, ahorro de costos y un servicio personalizado. A través de una cuenta comercial de TMC, las empresas pueden impulsar el cumplimiento de las políticas, acceder a asistencia especializada y obtener ayuda para el seguimiento y la notificación de los gastos de viaje. Generalmente, al final de un ciclo de facturación, una TMC enviará una factura consolidada con todo perfectamente desglosado.
Tarjetas de crédito virtuales
El futuro está aquí con las tarjetas de crédito virtuales. Estas tarjetas virtuales de un solo uso son copias digitales de una tarjeta física emitida por el proveedor de la tarjeta. Esto significa que los viajeros no tienen que llevar una tarjeta física de plástico, pero pueden acceder a las mismas ventajas. Cada vez que un viajero de negocios realiza un pago, el emisor de la tarjeta envía un nuevo número de tarjeta, eliminando el riesgo de fraude, acceso no autorizado y, por supuesto, los problemas asociados a llevar una tarjeta física encima. Los viajeros pueden realizar pagos sin contacto para todos los gastos relacionados con sus viajes, adjuntarlos a su monedero digital y saber que siempre llevan dinero encima con un poco más de seguridad. Y los gestores de programas de viajes pueden aplicar controles de gastos y ver los datos de las transacciones, sabiendo que el cifrado inteligente de datos está haciendo lo suyo.
¿Cuál es tu elección?
Cuando sopeses las distintas opciones, incluidas las tarjetas de crédito, las tarjetas virtuales y otras cuentas especializadas, es importante que entiendas que cada solución viene con su propio conjunto de características, ventajas y retos.
No todas las soluciones de pago se adaptan a todos los tipos de empresas o viajeros, por lo que la flexibilidad es importante. Una TMC puede ofrecer flexibilidad sin comprometer la seguridad. Tanto si tu objetivo principal es disponer de un sistema de pago confiable y seguro que pueda hacer un seguimiento del gasto total, como si prefieres soluciones modernas, seguras y con protección de datos en la palma de la mano de tus viajeros. La elección es tuya. En cualquier caso, una solución de pago simplificada para toda la empresa te ayudará a ahorrar dinero, impulsar el cumplimiento y agilizar el proceso de reembolso e información.