5 señales de que su programa de viajes está preparado para el cambio
Hoy en día, parece que todas las empresas están experimentando algún tipo de cambio organizativo. ¿Debería su programa de viajes seguir el ejemplo?
Ya sea por una fusión, un cambio en la cultura de la empresa o la adopción de una nueva tecnología de viajes corporativos, existen multitud de razones por las que su empresa puede necesitar renovar su programa. Independientemente del tipo de cambio que necesite su organización, ya sea la incorporación de una nueva TMC o el cambio de OBT, he aquí las 5 señales principales de que su empresa está preparada para el cambio.
1. La interfaz de usuario (UI) de su OBT no es fácil de usar
No hay nada que desanime más a sus viajeros que una interfaz de usuario complicada. Entonces, ¿por qué utiliza una OBT con una interfaz de usuario difícil de navegar, poco intuitiva y que crea una experiencia de usuario complicada y lenta? Si sus viajeros no pueden averiguar cómo reservar de forma eficiente en el canal, es posible que se frustren y reserven en un sitio de particulares. De esta forma, sus viajeros realizan viajes para los que usted no puede aprobar el gasto y no puede realizar un seguimiento seguro de su ubicación. Es posible que Recursos Humanos llame a la puerta.
2. Su organización está siendo objeto de una adquisición o fusión
Las fusiones y adquisiciones pueden ser un momento emocionante pero tenso para su organización, especialmente en lo que respecta a su programa de viajes. Por un lado, es posible que esté obteniendo acceso a fondos adicionales o activos valiosos, pero por otro, es probable que esté creando lagunas e incoherencias en los conocimientos y programas existentes. Al iniciar el proceso de absorción de la mano de obra y adaptación de las políticas, es posible que se dé cuenta de que su programa de viajes está fragmentado debido a la existencia de varias TMC, plataformas tecnológicas, etc., y si no cambia, correrá el riesgo de sufrir algo más que dolores de cabeza en el futuro. Esto requerirá la consolidación bajo una misma TMC para racionalizar sus operaciones globales y su gobernanza.
3. La gestión fragmentada de los gastos ha provocado recortes presupuestarios
Su gestión de gastos está fragmentada y su visibilidad disminuye, lo que da lugar a costes no autorizados y gastos no aprobados de sus viajeros. En última instancia, el resultado es que Finanzas recorta el presupuesto hasta que se controlan las cosas. Estos recortes presupuestarios son la peor pesadilla de un gestor de viajes, ya que pueden provocar despidos, la pérdida de prioridad de los viajes, acuerdos poco satisfactorios con los proveedores (incluidos los beneficios para el viajero) y mucho más.
4. La reputación de su programa de viajes está ahuyentando a los mejores talentos
Su empresa requiere que los empleados viajen con regularidad, pero su sistema actual es complicado, lento y sencillamente frustrante para los viajeros. Y cuando sus empleados están descontentos, se corre la voz rápidamente. Las malas críticas y valoraciones de los empleados y la mala reputación de su programa de viajes pueden ahuyentar a los mejores talentos, lo que le impide atraer a los candidatos de alto rendimiento que está buscando.
Cuando la moral de su equipo está baja, es hora de remodelar. Las encuestas de compromiso dan a sus empleados la oportunidad de decirle cómo va su programa ahora, para que pueda solucionar los problemas a medida que surjan. No siempre es posible predecir cuándo debe producirse un cambio en los viajes de empresa, pero puede estar atento a las señales que indiquen que se acerca el momento necesario. Mantenerse proactivo le da más tiempo para prepararse para el éxito y hacer frente a los retos de su empresa.
5. Su programa de deber de asistencia no protege a los viajeros
Su software de deber de asistencia es deficiente y no es eficaz a la hora de mantener a los viajeros al día de las alertas de seguridad. Créanos cuando le decimos que esto no es sólo un riesgo para la gestión de viajes. Imagine que un día se produce una crisis política en una de las ciudades más visitadas por su organización y sus viajeros se quedan tirados. Este grupo de viajeros presenta una demanda alegando negligencia corporativa. ¡Vaya! Pero todo esto puede evitarse con una gestión eficaz del cambio y dotando a su programa de los recursos adecuados para cumplir con sus obligaciones de diligencia, reducir el riesgo de los viajes y mantener a salvo a los viajeros.
¿Está listo para una reforma? No olvide la importancia de la gestión del cambio
Puede que sienta la tentación de lanzarse de cabeza a la remodelación, pero antes de llevar a cabo cualquier tipo de cambio, va a necesitar algún tipo de regulación. La gestión del cambio es un componente clave del cambio organizativo y es un paso esencial para establecer un proceso de transición eficaz, especialmente cuando se trata de cambios importantes en su programa de viajes.
Asegúrese de que su persona está preparado para gestionar el cambio identificando sus objetivos de gestión del cambio e implantando esos principios en todos los aspectos de sus operaciones. Esto le ayudará a gestionar los riesgos asociados al cambio de la estructura, los procesos y la cultura de su programa de viajes, creando así una experiencia positiva para todos los implicados: viajeros, gestores y proveedores.
El cambio puede ser difícil, pero FCM está aquí para hacer que los cambios complejos no sean complicados. Adoptamos un enfoque flexible, escalable y personalizable para la gestión de cambios en los programas de viajes, diseñado para satisfacer los objetivos exclusivos de su empresa.