CASO DE ESTUDIO
FCM Meetings & Events domina los viajes en avión para eventos complejos
En mayo de 2023, FCM Meetings & Events (M&E) gestionó con éxito un importante evento presencial para los empleados de un importante cliente corporativo australiano. ¿El objetivo? Involucrar e inspirar a sus empleados mientras lanzaban su nueva estrategia de marketing.
Antecedentes
Tras varios años de eventos virtuales, era importante para el cliente contar con un dinámico evento presencial que reuniera a su gente de todo el país en un mismo lugar. En la planeación de este evento de un día a gran escala en Sídney participaron los equipos especializados de FCM Meetings & Events, que incluían un equipo de registro, un equipo de logística, un equipo creativo, un equipo de producción y, lo que es más importante, un equipo especializado en viajes.
Desafíos
Aunque el RFP consistía en organizar un evento para 3,000 asistentes, el alcance creció considerablemente y finalmente asistieron más de 4,300 empleados. Dado que el número de asistentes creció considerablemente, el equipo de viajes grupales de FCM M&E hizo todo lo posible para organizar la logística de todos los viajes de los asistentes, incluyendo los boletos de avión, los traslados y el alojamiento, todo sin salirse del presupuesto.
Entre los asistentes había empleados de todas las áreas de la empresa, desde altos ejecutivos a miembros de equipos de primera línea. Esto exigió una gestión muy compleja de las distintas reservas de boletos de avión, desde múltiples lugares, para que todos los asistentes estuvieran en Sídney durante el evento de un día.
Alcance
Un equipo de viajes grupales de FCM M&E, formado por tres miembros, empezó a planear los preparativos del viaje desde octubre de 2022, seis meses antes del evento. Con tantos empleados involucrados, se necesitaban los preparativos de vuelo más eficientes para garantizar que los empleados estuvieran fuera de sus oficinas el menor tiempo posible.
- La magnitud de las reservas aéreas necesarias y las diversas ubicaciones hicieron que FCM M&E utilizara tres aeolíneas nacionales, además de varias regionales, para trasladar a los asistentes a Sydney.
- A los empleados de las principales ciudades se les reservó la llegada para la mañana del evento, mientras que los de los centros regionales llegaron un día antes debido al menor número de vuelos disponibles.
- Las miles de reservas de vuelos e los itinerarios se gestionaron a través de la plataforma de viajes de FCM M&E.
- La app totalmente personalizada de FCM M&E fue usada de principio a fin para actualizar a los viajeros sobre la información y los cambios en sus vuelos de forma personalizada.
Con el apoyo del servicio After-Hours dedicado, el equipo de viajes de FCM M&E estuvo de guardia durante todo el evento para supervisar los movimientos de los vuelos y realizar cualquier cambio de reserva que surgiera.
Resultado
Con tantas cosas en movimiento y elementos decisivos, todos reunidos en este evento que duraría todo un día, el equipo de viajes de FCM M&E garantizó unas reservas de viaje impecables para todos los asistentes del resto del país.
Aprovechando los conocimientos y la capacidad únicos del equipo de logística de viajes, FCM M&E gestionó los complejos preparativos de viaje de forma impecable para todos.
En total, nuestros especialistas en viajes reservaron 1,402 vuelos, organizaron 112 traslados terrestres y negociaron y reservaron estancias en hoteles para 1,632 personas. Esto incluyó la logística de viajes para empleados de varias unidades de negocio, que permanecieron en Sídney un segundo día para asistir a sesiones de planeación adicionales.
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