EINBLICK
Wie erstellt man eine effektive Travel Management Ausschreibung
Die Suche nach dem besten Geschäftsreisebüro (TMC) für Ihr Unternehmen kann sehr schwierig sein:
- Das richtige Ergebnis ist entscheidend für die Bewältigung Ihrer zweitgrößten kontrollierbaren Ausgabe und die Betreuung Ihrer reisenden Mitarbeiter
- Es ist ein emotionales Thema. Den Mitarbeitern ist es ziemlich egal, welche Drucker sie benutzen, aber es ist ihnen nicht egal, wer ihnen bei der Organisation ihrer Reisen hilft.
- Die Auswahl Ihres TMC über eine Ausschreibung (RFP) ist zeitaufwändig und teuer.
FCM Travel Solutions hat einen umfassenden Leitfaden für die Gestaltung des bestmöglichen TMC-Auswahlverfahrens verfasst. Nachdem wir um Tausende von Kunden konkurriert haben, haben wir das Gute, das Schlechte und das Hässliche gesehen, wenn es um Ausschreibungen geht. Wir haben gesehen, was für Einkäufer funktioniert - und was wirklich nicht geht.
Bei der erfolgreichen Auswahl eines TMCs geht es darum, eine Reihe von grundlegenden, aber entscheidenden Schritten zu befolgen. Und wie bei allen anderen Dingen auch ist Vorbereitung das A und O. Wer im Vorfeld Zeit investiert, spart am Ende viel mehr Zeit und Geld. Am wichtigsten ist jedoch, dass ein gut geplanter Prozess Ihre Chancen auf einen Vertrag mit dem TMC, der Ihren Anforderungen am besten entspricht, erheblich verbessern wird.
Wir sind der Meinung, dass der Ausschreibungsprozess aus fünf einfachen, aber wesentlichen Schritten besteht - sehen Sie sich unser Video an, um einen Überblick über diese Schritte zu erhalten:
Vor der Ausschreibung
Schritt 1: Lernen Sie die Spieler vor dem großen Spiel kennen
Die Suche nach und die Kontaktaufnahme mit Reisemanagementunternehmen sollte nicht erst an dem Tag beginnen, an dem Sie eine Ausschreibung durchführen. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihr Wissen über den TMC-Sektor zu verbessern. Idealerweise sollten Sie jeden einzelnen TMC, den Sie zur Angebotsabgabe einladen, in den letzten 18 Monaten getroffen haben, entweder in Ihrem Büro oder in dem des TMCs.
Weitere Gelegenheiten, die TMCs kennenzulernen, sind die Teilnahme an Geschäftsreisemessen und -konferenzen, die Lektüre der Geschäftsreisepresse, das Abonnement ihres Newsletters oder Magazins, das Verfolgen ihrer Aktivitäten in den sozialen Medien oder, wenn Sie von einem neuen Produkt oder einer neuen Dienstleistung hören, die Sie interessieren, die Bitte um eine Vorführung.
Schritt 2: Vergewissern Sie sich, dass Sie wirklich an dem RFP teilnehmen möchten
Natürlich würden wir uns freuen, mit Ihnen ins Geschäft zu kommen. Aber wir bitten Sie dringend, sehr sorgfältig zu überlegen, bevor Sie sich auf die Suche begeben. Die meisten Unternehmen sind nicht verpflichtet, ihren TMC regelmäßig auszuschreiben, und wenn Ihre Reisenden und andere Interessengruppen mit dem Service, den sie erhalten, zufrieden sind, spricht vieles dafür, es dabei zu belassen.
Deshalb empfehlen wir Ihnen, den Aufwand und die beträchtlichen Kosten eines mehr als neunmonatigen Ausschreibungsverfahrens nur dann auf sich zu nehmen, wenn es einen triftigen Grund dafür gibt.
Schritt 3: Legen Sie die Grundlagen für Ihr RFP
Einer der vielleicht am meisten übersehenen, aber entscheidenden Schritte im Ausschreibungsprozess ist Ihre eigene Vorbereitung.
Bevor Sie mit der Erstellung der Ausschreibung beginnen, sollten Sie die folgenden Punkte beachten, um den Prozess effizienter und effektiver zu gestalten.
- Erwägen Sie eine RFI - Hier stellen Sie fest, ob ein TMC Ihre Mindestkriterien erfüllt, sodass er für Sie infrage kommt. Zu diesem Zeitpunkt sind Sie auf der Suche nach einfachen Ja/Nein-Antworten.
- Legen Sie Ihre Reisestrategie fest - Überprüfen Sie Ihr gesamtes Reiseprogramm und entscheiden Sie, wie es aussehen soll.
- Hören Sie auf Ihre Mitarbeiter - Um Ihre Reisestrategie zu bestimmen und herauszufinden, was Sie von Ihrem TMC erwarten, sollten Sie interne Interessengruppen, einschließlich Bucher und Reisende, einbeziehen.
- Fangen Sie an, Daten zu sammeln - Wenn Sie genaue Daten zur Verfügung stellen, können TMCs die maßgeschneidertesten, relevantesten und kreativsten Angebote unterbreiten. Je weniger Daten Sie zur Verfügung stellen, desto schwammiger werden die Antworten der konkurrierenden TMCs sein.
Der RFP
Schritt 4: Erstellen Sie einen aussagekräftigen RFP
Der Schlüssel zu einer guten Ausschreibung liegt darin, zu wissen, welche Informationen Sie über sich selbst preisgeben und welche Informationen Sie im Gegenzug von den TMCs verlangen sollten:
- Geben Sie Ihre Ziele klar an
- Konzentrieren Sie sich auf die Qualität der Fragen, nicht auf die Quantität - es ist tatsächlich möglich, eine Reiseausschreibung mit weniger als 12 Fragen durchzuführen!
- Geben Sie alle Angebotsinformationen an, einschließlich des Zeitrahmens, der Leistungsvereinbarung und der Anweisungen für die Beantwortung
- Überprüfen Sie Ihre Ausschreibung, sobald sie geschrieben ist, um sicherzustellen, dass der Text logisch ist und es keine doppelten oder sich überschneidenden Fragen gibt.
Nach dem RFP
Schritt 5: Treffen Sie Ihre TMC-Auswahl
Neben der Auswertung der Antworten auf Ihre Ausschreibung gibt es noch andere Möglichkeiten, das Auswahlverfahren zu unterstützen:
- Einholen von Meinungen, die über die vom TMC selbst angegebenen Referenzen hinausgehen
- Besuche vor Ort sind von unschätzbarem Wert, um ein Gefühl für die Arbeitsweise eines Unternehmens zu bekommen
- Achten Sie auf die Finanzen - es gibt eine Reihe von kommerziellen Vereinbarungen, die Sie prüfen können. Die Gebühr eines TMCs macht in der Regel nur 2-4 % aus. Die niedrigste TMC-Gebühr führt jedoch nicht unbedingt zu den niedrigsten Gesamtkosten der Reise.
- Beziehen Sie sich auf Ihre Reisestrategie und die Ziele, die Sie erreichen wollen. Denken Sie unbedingt daran, dass Ihre Beziehung zu einem TMC weit über das transaktionale Element der Buchung von Geschäftsreisen hinausgeht.
Zu guter Letzt, überstürzen Sie nichts. Aufgrund unserer jahrzehntelangen Erfahrung empfehlen wir, mindestens neun Monate für den gesamten TMC-Prozess einzuplanen.