10个步骤，创建稳妥可靠的差旅招标书
为了寻找差旅管理公司而进行招标可能会耗费数月心血。这项工作可谓费时费力，令人精疲力竭，更何况，一分耕耘未必总有一分收获——想要借此深刻洞察一家差旅管理公司的真实能力或您的差旅需求并非总是易事。
因而，对于这份发送至您未来的差旅合作伙伴的招标书，企业自然是希望确保做到尽善尽美、物尽其用。
我们从服务商的角度为您总结了10个步骤，供您在起草需求书时考量：
1. 了解您的商务旅行需求，以及，您是否确实需要一份招标书？
贵司如何衡量团队的出差频率？您与差旅管理公司的关系是交易型还是战略型？若您的差旅需求颇为基础，并对正在合作的差旅管理公司感到满意，或许您甚至并不需要一份招标书。
但如果您正在寻找不止于为您寻求最低价格的合作伙伴。想象一下，这位伙伴能够处理诸如多航段多国行程；善于发现节省开支的途径和有利机遇；用实力为您的团队节省时间和开销。若是如此，您或许需要一家全新的差旅管理公司为您保驾护航。
深入了解团队的出差原因、目的地及出差频率必不可少。换言之，如何定义您的差旅足迹？这应是每一份招标书的起点。
2. 为重要差旅需求排序
每家公司的优先事项各不相同。或注重节省成本及费用管理，或聚焦差旅员工的风险管理。对您而言，能够提供全天候支持的差旅服务是否重要？您最关注的是什么？在线预订工具或移动应用程序是否为差旅方案成功的关键？
请仔细斟酌企业的独特需求，并根据重要性对其进行排序，以确保各方达成共识。
3. 确定当下痛点
请向团队中所有相关人员进行相应提问——包括管理层、差旅预订者及差旅人士。询问并了解其在出差期间遇到的最大挫折。您目前的差旅管理解决方案存在哪些缺陷？现有差旅管理公司或旅行代理商未能充分满足哪些需求？
从不同的角度收集重要反馈，确保您未来的差旅管理公司能够有效解决这些问题。
4. 慷慨提供信息
参与竞标的差旅管理公司对企业的需求了解越深，便越有把握去衡量他们是否适合您的业务。诸多细节极具价值，包括企业的地理足迹、公司文化、数字化程度、当前差旅和费用政策及旅行支出等详细信息。
企业还需尽可能地提供支付流程、安全风险评估、行为准则及关系管理目标等相关信息。在这里，透明度至关重要，因为未能提供足够的细节往往是导致企业需求与实际方案之间脱节的原因。
5. 对所需信息加以取舍
案例研究值得参考。客户推荐也很重要。然而您真的需要整个团队的简历吗？在招标的过程中，某些特定信息是必需项，但有些却未必，诸如支持性部门的简历，尤其是考虑到员工在此期间可能会有调动或晋升的情况。
6. 认真考量，确定答复的呈现方式
想要高效利用时间，同时尽可能多地收集所需信息？请仔细设计您的招标书模板。使用电子表格是很好的选择，相较于一份长达40页的招标文件，电子表格无疑更胜一筹，但也请确保差旅管理公司有机会添加案例研究及视频资料等支持性材料，以便您希望充分了解他们与竞争对手的区别。
7. 答复的评估标准
差旅管理公司所提供的答复都应与您的业务需求直接相关。至于哪些需求对于帮助您选择最终合作伙伴而言最为重要，这取决于您。譬如，相较于可持续性，您可能更重视双方的企业文化契合度，又或者价格胜过一切。
8. 为演示与互动预留充足时间
随着招标的推进，您或许会决定以研讨会形式来代替传统的小组演讲。这给企业提供了更多与后选方不同职能的团队成员互动的机会，并真正了解对方的企业文化、能力与理念。您还可以要求差旅公司进行系统和工具的完整演示。无论选择哪种方式，请确保预留足够的时间。
9. 讨论新用户引导及变革管理流程
一旦做出选择，您会希望尽可能顺利无缝过渡。尽早确定这些流程将有助于相关人员及出差人员快速熟悉产品和服务，少遇阻碍。
10. 向所有参与者给予总结与反馈
决定签订合同时，请坚持您所设定的最后期限，尊重每位参与者所投入的时间与精力。未能赢标的候选方也希望收到企业的反馈，了解自身优势与不足。企业或许也会在招标过程的最后阶段，获得一些有价值的见解！